Счет фактура подписана черной ручкой

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
dmbu@zaoclassic.ru

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Новокрещенова Т.Г. – Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"

Недавно при заполнении заявления на получение выплат по больничному листу я столкнулась с необходимостью оформления документов строго черной гелевой пастой. Меня это очень сильно удивило, так как гелевые ручки используются достаточно редко. На работе мне пояснили, что ФСС имеет свои требования к оформлению данного вида заявлений. И в этих требованиях установлен строго конкретный тип и цвет чернил. Поэтому мне пришлось заполнить заявление черной гелевой пастой. Но это не единственный случай, когда цвет пасты ручки имеет значение. И сейчас я подробно вам об этом расскажу.

Исторические моменты

Данный цвет пасты нравится многим людям, поэтому они используют его в своем повседневном обиходе. Большинство из них считает, что этот цвет придает некоторую статусность их подписи, она смотрится респектабельно. Таким цветом часто ставят свои подписи руководители организаций. А психологи доказали, что на подсознательном уровне черный цвет создает иллюзию надежности и стабильности данного документа. Поэтому многие люди, занимающие высокие должности в компаниях, используют этот цвет чернил, чтобы подсознательно влиять на человека, получающего эти документы.

Возможно, что эти подсознательные впечатления у старшего поколения исходят от школы. Так как тогда учителя использовали преимущественно черную пасту. При этом ученикам было дозволено пользоваться только синими чернилами. Таким образом, они с детства понимали, что синий цвет используют простые люди, а черный цвет чернил могут позволить себе статусные люди, имеющие определенный вес в обществе, в определенной компании и т.д.

Но сейчас у молодого поколения нет таких ассоциаций, потому что в большинстве школ они могут позволить себе писать черной или синей пастой. Также нередко встречаются и сиреневые оттенки ручек.

Подделка черной подписи

Несколько лет назад, когда я работала в одной торговой компании, я впервые столкнулась со строгим запретом использования черной пасты в документах. Все договоры поставки, а также иные важные внутренние документы должны были быть заполнены только синей пастой. И связано это было с тем, что руководство компании опасалось подделки документов и подписей.

Они считали, что любой текст и подпись могут быть отксерокопированы на нужный документ, таким образом, это повредит финансовому состоянию компании. Поэтому служба безопасности в первую очередь отслеживала во всех документах цвет пасты. Даже руководители высшего звена не имели права использовать черный цвет для подписи договоров.

В данном случае каждая компания имеет право предъявлять свои требования к внутреннему документообороту. Но эти правила нередко распространяются и на контрагентов и партнеров таких юридических лиц, так как их просят соблюдать данные правила при подписании контрактов и иной документации в работе с компанией.

Но законодательство РФ имеет свои виды на данную ситуацию:

1. В первую очередь, использование синего цвета не дает гарантии, что подпись не будет подделана на цветном принтере. Поэтому ограничений по черному цвету в документообороте законодательством не установлено.
2. Большинство нормативно-правовых актов, регулирующих требования ко входящим документам, устанавливают возможность использования синей и черной пасты, а иногда и сиреневого оттенка.
3. Однако законы РФ устанавливают возможность определенных госорганов или ведомств устанавливать свои требования ко входящим и внутренним документам. Одним из ярких примеров является ФСС, которые требуют заполнять заявление черной гелевой пастой. Такая особенность связана с техническими моментами. Так как все заявления проходят определенный технический контроль, они должны быть хорошо читаемыми, чтобы техника могла без ошибок разобрать весь текст документа. И для этих целей хорошо подходит черная гелевая паста.
4. Сами организации, компании и объединения также могут устанавливать определенные правила к внутреннему документообороту. Примером этой ситуации является торговая компания, в которой я работала несколько лет назад.

Исходя из этих нюансов выходит, что в России нет строгого запрета на использование черной пасты. Однако данное ограничение может быть наложено определенной компанией или государственным ведомством при подаче обращения к ним.

Пользоваться ли черным цветом?

Если у вас есть желание использовать данный цвет для подписи документов, вы смело можете это себе позволить. К тому же деловой человек всегда должен иметь не одну единственную ручку, которая постоянно теряется, а несколько. В качестве основного комплекта вы можете иметь несколько ручек черного цвета и 1-3 синего цвета для использования их в тех случаях, когда обстоятельства ограничивают использование черного цвета.

Мировые тенденции

Последние тенденции делового мира все больше склоняются к электронным видам документов и электронным подписям. Это очень удобно, так как личного присутствия человека больше не требуется для подписания документов. Он может из любой точки мира, имея доступ к интернету, поставить свою электронную подпись и печать организации на документ, а затем отправить его по назначению. Такая схема упрощает деловые отношения между партнерами, находящимися далеко друг от друга.

К тому же документооборот сейчас стал настолько велик, что хранить все бумаги бывает просто невозможно. Арендовать для этого специальные сейфы — дело затратное, поэтому большинство крупных компаний стараются уменьшить количество архивных бумаг, все чаще прибегая к цифровым носителям.

История показывает, что средний период жизни любого бумажного документа не более века. После этого бумага начинает портиться, а чернила выцветать. Но нередко попадается бумага и чернила более низкого качества, что значительно укорачивает жизнь документов. Поэтому хранение информации в электронном формате сейчас наиболее ценно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Чернила

Но несмотря на все электронные тенденции, в высшем свете все чаще внимание уделяется настоящим чернилам, конечно же, черного цвета. Использовать их разрешено точно так же, как и черный цвет пасты, либо запрещено в связи с их цветом и требованиями определенной компании или ведомства. Но при выборе чернил необходимо ориентироваться на следующие моменты:

• их долговечность, так как в зависимости от цены срок хранения текста на бумаге может существенно различаться;
• светоустойчивость, большинство чернил подвержены быстрому выгоранию на ярком свете, отчего текст становится тусклым и едва читаемым;
• водоустойчивость, иногда на бумагу может попасть капля воды либо сами документы окажутся во влажном помещении, поэтому стоит выбирать чернила, максимально устойчивые к этим факторам.

Если вы принимаете решение использовать чернила, помните, что все документы обычно часто сканируются, ксерокопируются, вследствие чего чернила также могут иметь негативные последствия для своей долговечности. Поэтому при подписании наиболее важных документов лучше используйте только проверенные чернила или пасты.

Заключение

В качестве главного вывода резюмируем, что законодательством не запрещено использовать пасту или чернила черного цвета для подписания документов. Однако есть несколько важных нюансов, которые надо учитывать:

1. Различные ведомства, государственные органы или частные компании имеют право устанавливать индивидуальные требования к внутреннему документообороту. Поэтому вы можете столкнуться с необходимостью использования только синей пасты или, наоборот, только черной.
2. Чтобы не попадать в ситуацию, когда вы вынуждены искать ручку определенного цвета, лучше имейте в запасе пасты черного и синего цвета. Тогда вы всегда будете уверенны в себе и не будете переживать о правильности выбранного цвета.
3. При подаче заявления в определенное ведомство, уточните заранее требования к формату документа. Большинство государственных органов имеет определенные бланки для подачи обращений, а в приложение к этим бланкам всегда идут требования и правила их заполнения. Ознакомившись с такой информацией, вы будете уверены в правильности составленного вами документа.
4. Работая в определенной компании, не нужно спорить с руководством о необходимости использования того цвета пасты, который вам нравится. Так как каждая компания вправе устанавливать внутренние требования для документооборота внутри организации.
5. Использование черных чернил также допустимо. Только вы должны выбрать качественные чернила, проверенные годами. Потому что приобретение некачественных чернил может в дальнейшем стать причиной больших неприятностей, связанных с исчезновением текста на документе.

Поэтому выбор цвета пасты остается индивидуально за каждым пользователем. Но при этом всегда необходимо учитывать требования, предъявляемые к документу, который вы составляете или подписываете.

Опубликовано admin в 05.06.2019

Подпись в счете-фактуре черной пастой

«Финансовые и бухгалтерские консультации», 2006, N 8
ЗАПОЛНЕНИЕ И ИСПРАВЛЕНИЕ СЧЕТОВ-ФАКТУР
Оформление счета-фактуры
В п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105; далее — Положение о документообороте) указано, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.
Значит, счет-фактура должен заполняться как первичный бухгалтерский документ — со всеми реквизитами, указанными в п. п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ.
Текст письма опубликован
«Московский налоговый курьер», 2004, N 8
Вопрос: Является ли основанием для отказа в принятии к вычету НДС идентичность подписей руководителя организации и главного бухгалтера? Можно ли принимать к учету счет-фактуру, выписанный красными чернилами и относящийся к прошлым налоговым периодам, который корректирует стоимость ранее приобретенных ценностей?
Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 29 декабря 2003 г. N 24-11/72139
Согласно ст.169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) налогоплательщик при реализации товаров (работ, услуг) обязан выставить соответствующие счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж.
Счет-фактура, полученный от поставщика товаров (работ, услуг) на основании п.1 ст.169 Кодекса, дает право покупателю на зачет (возмещение) сумм налога на добавленную стоимость в порядке, установленном налоговым законодательством.
На основании ст.ст.171 и 172 Кодекса общая сумма налога на добавленную стоимость, исчисленная в соответствии со ст.166 Кодекса, может быть уменьшена на сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную поставщикам по товарам (работам, услугам), используемым для осуществления операций, признаваемых объектом налогообложения, в том периоде, в котором выполняются условия, необходимые для использования налогового вычета: товары (работы, услуги) оплачены, приняты к учету, имеются счета-фактуры с выделенной суммой налога.
В соответствии с п.6 ст.169 Кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Кодекс не содержит ограничений по назначению должностных лиц, имеющих право подписи счетов-фактур за руководителя организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.
Кроме того, ст.6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрено, что руководители организаций могут вести бухгалтерский учет лично, что предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера (Письмо МНС России от 25.12.2001 N 03-1-09/3710/14-АК067).
Одновременно сообщаем, что порядок внесения исправлений в счета-фактуры определен п.29 Постановления Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а именно: исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Иного порядка внесения исправлений в счета-фактуры налоговым законодательством не предусмотрено.
Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы РФ
I ранга
Ю.А.МАВАШЕВ
29.12.2003

Есть ли положение, в котором сказано, что нельзя подписывать первичные документы синей гелевой ручкой?

Обычно в нормативных правовых актах устанавливаются те или иные правила в позитивном контексте (обязательности соблюдения), а не в негативном (запрещающем). Т.е. прямые запреты в них формулируются редко.

В п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) сказано, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Прямо запрещено только использование простого карандаша. На цвет здесь указания нет, запрета на использование гелевой ручки тоже.

Теперь обратимся к документу «посвежее», он касается банковских документов. В п. 1.7.2 части III приложения к Положению о плане счетов бухгалтерского учета для кредитных организаций и порядке его применения (утв. ЦБ РФ 27.02.2017 № 579-П) установлено, что при оформлении первичного учетного документа, представляемого в кредитную организацию в бумажной форме, подписи должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов. На цвет указания есть, а про гелевую ручку также специальных пояснений нет.

Данный вопрос становился предметом судебных разбирательств (правда, речь шла не о «первичке», а о налоговой декларации). Налоговики отказали в принятии налоговой декларации потому, что она была заполнена гелевой ручкой! Однако суд постановил, что отказ был незаконным (см. постановление ФАС Центрального округа от 30.11.2005 № А09-1916/05–22). Позже, однако, налоговики признали, что ни ГК РФ, ни НК РФ не содержат запретов на подписание документов перьевыми или гелевыми ручками (письмо УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Полистать демо-версию печатного журнала

Исторические моменты

Данный цвет пасты нравится многим людям, поэтому они используют его в своем повседневном обиходе. Большинство из них считает, что этот цвет придает некоторую статусность их подписи, она смотрится респектабельно. Таким цветом часто ставят свои подписи руководители организаций. А психологи доказали, что на подсознательном уровне черный цвет создает иллюзию надежности и стабильности данного документа. Поэтому многие люди, занимающие высокие должности в компаниях используют этот цвет чернил, чтобы подсознательно влиять на человека, получающего эти документы.

Возможно, что эти подсознательные впечатления у старшего поколения исходят от школы. Так как тогда учителя использовали преимущественно черную пасту. При этом ученикам было дозволено пользоваться только синими чернилами. Таким образом, они с детства понимали, что синий цвет используют простые люди, а черный цвет чернил могут позволить себе статусные люди, имеющие определенный вес в обществе, в определенной компании и т.д.

Но сейчас у молодого поколения нет таких ассоциаций, потому что в большинстве школ они могут позволить себе писать черной или синей пастой. Также нередко встречаются и сиреневые оттенки ручек.

Подделка черной подписи

Несколько лет назад, когда я работала в одной торговой компании, я впервые столкнулась со строгим запретом использования черной пасты в документах. Все договоры поставки, а также иные важные внутренние документы должны были быть заполнены только синей пастой. И связано это было с тем, что руководство компании опасалось подделки документов и подписей.

Они считали, что любой текст и подпись могут быть отксерокопированы на нужный документ, и таким образом, это повредит финансовому состоянию компании. Поэтому служба безопасности в первую очередь отслеживала во всех документах цвет пасты. Даже руководители высшего звена не имели права использовать черный цвет для подписи договоров.

В данном случае, каждая компания имеет право определять свои требования к внутреннему документообороту. Но эти правила не редко распространяются и на контрагентов и партнеров таких юридических лиц, так как их просят соблюдать данные правила при подписании контрактов и иной документации в работе с этой компанией.

Но законодательство РФ имеет свои виды на данную ситуацию:

1. В первую очередь использование синего цвета не дает гарантии, что подпись не будет подделана на цветном принтере. Поэтому ограничений по черному цвету в документообороте законодательством не установлено.
2. Большинство нормативно-правовых актов, регулирующих требования ко входящим документам устанавливают возможность использования синей и черной пасты, а иногда и сиреневого оттенка.
3. Однако законы РФ устанавливают возможность определенных госорганов или ведомств устанавливать свои требования ко входящим и внутренним документам. Одним из ярких примеров является ФСС, которые требуют заполнять заявление черной гелевой пастой. Такая особенность связана с техническими моментами. Так как все заявления проходят определенный технический контроль, они должны быть хорошо читабельными, чтобы техника могла без ошибок разобрать весь текст документа. И для этих целей хорошо подходит черная гелевая паста.
4. Сами организации, компании и объединения также могут устанавливать определенные правила к внутреннему документообороту. Примером этой ситуации является торговая компания, в которой я работала несколько лет назад.

Исходя из этих нюансов, выходит, что в России нет строго запрета на использование черной пасты. Однако данное ограничение может быть наложено определенной компанией или государственным ведомством при подаче обращения к ним.

Пользоваться ли черным цветом?

Если у вас есть желание использовать данный цвет для подписи документов, вы смело можете это себе позволить. К тому же деловой человек всегда должен иметь не одну единственную ручку, которая постоянно теряется, а несколько. В качестве основного комплекта вы можете иметь несколько ручек черного цвета и 1-3 синего цвета для использования их в тех случаях, когда обстоятельства ограничивают использование черного цвета.

Мировые тенденции

Последние тенденции делового мира все больше склоняются к электронным видам документов и электронным подписям. Это очень удобно, так как личного присутствия человека больше не требуется для подписания документов. Он может из любой точки мира, имея доступ к интернету, поставить свою электронную подпись и печать организации на документ, а затем отправить его по назначению. Такая схема упрощает деловые отношения между партнерами, находящимися далеко друг от друга.

К тому же документооборот сейчас стал настолько велик, что хранить все бумаги бывает просто невозможно. Арендовать для этого специальные сейфы дело затратное, поэтому большинство крупных компаний стараются уменьшить количество архивных бумаг, все чаще прибегая к цифровым носителям.

История показывает, что средний период жизни любого бумажного документа не более века. После этого бумага начинает портиться, а чернила выцветать. Но нередко попадается бумага и чернила более низкого качества, что значительно укорачивает жизнь документов. Поэтому хранение информации в электронном формате сейчас наиболее ценно.

Более подробно вы можете узнать об этом из следующего видео.

Чернила

Но, несмотря на все электронные тенденции, в высшем свете все чаще внимание уделяется настоящим чернилам, конечно же, черного цвета. Использовать их разрешено точно так же, как и черный цвет пасты, либо запрещено, в связи с их цветом и требованиями определенной компании или ведомства. Но при выборе чернил, необходимо ориентироваться на следующие моменты:

• их долговечность, так как в зависимости от цены, срок хранения текста на бумаге может существенно различаться;
• светоустойчивость, большинство чернил подвержены быстрому выгоранию на ярком свете, от чего текст становится тусклым и едва читабельным;
• водоустойчивость, иногда на бумагу может попасть капля воды, либо сами документы окажутся во влажном помещении, поэтому стоит выбирать чернила, максимально устойчивые к этим факторам.

Если вы принимаете решение использовать чернила, помните, что все документы обычно часто сканируются, ксерокопируются, вследствие чего чернила также могут иметь негативные последствия для своей долговечности. Поэтому при подписании наиболее важных документов лучше используйте только проверенные чернила или пасты.

В качестве главного вывода, резюмируем, что законодательством не запрещено использовать пасту или чернила черного цвета для подписания документов. Однако есть несколько важных нюансов, которые надо учитывать:

1. Различные ведомства, государственные органы или частные компании имеют право устанавливать индивидуальные требования к внутреннему документообороту. Поэтому вы можете столкнуться с необходимостью использования только синей пасты или, наоборот, только черной.
2. Чтобы не попадать в ситуацию, когда вы вынуждены искать ручку определенного цвета, лучше имейте в запасе пасты черного и синего цвета. Тогда вы всегда будете уверенны в себе, и не будете переживать о правильности выбранного цвета.
3. При подаче заявления в определенное ведомство, уточните заранее требования к формату документа. Большинство государственных органов имеет определенные бланки для подачи обращений, а в приложение к этим бланкам всегда идут требования и правила их заполнения. Ознакомившись с такой информацией, вы будете уверенны в правильности составленного вами документа.
4. Работая в определенной компании, не нужно спорить с руководством о необходимости использования того цвета пасты, который вам нравится. Так как каждая компания вправе устанавливать внутренние требования для документооборота внутри организации.
5. Использование черных чернил также допустимо. Только вы должны выбрать качественные чернила, проверенные годами. Потому что приобретение некачественных чернил может в дальнейшем стать причиной больших неприятностей, связанных с исчезновением текста на документе.

Поэтому выбор цвета пасты остается индивидуально за каждым пользователем. Но при этом всегда необходимо учитывать требования, предъявляемые к документу, который вы составляете или подписываете.