Списание гсм по путевым листам пример

Применение акта на списание горюче-смазочных материалах (ГСМ) происходит на всех предприятиях и организациях, которые имеют на балансе транспортную технику, держат в штате водителей и несут затраты на приобретение необходимых расходных средств для автомобилей. В понятие «горюче-смазочные материалы» входят:

• бензин,
• масло,
• тормозная жидкость,
• различного рода смазки и т.д.,

то есть, по сути, все те жидкости, без которых не может обойтись ни одна транспортная единица.

Для чего нужен акт на списание ГСМ

Акт относится к первичной документации и имеет большое значение для бухгалтерского и налогового учета организации. Он позволяет подсчитать расходы, произведенные компанией на горюче-смазочные материалы, чтобы впоследствии минусовать их из прибыли, снизив таким образом базу налогообложения.

Следует отметить, что помимо акта на списания для проведения этой процедуры необходимо иметь еще один документ: путевой лист водителя, который подробнейшим образом отражает сведения о затраченных горюче-смазочных материалах, пройденном километраже, времени, проведенном в дороге и прочие данные.

Путевые листы должны выдаваться в начале рабочего дня, после которого водители обязаны передавать их в бухгалтерию (с авансовым отчетом, в котором регистрируются траты наличных средств, выданных на ГСМ, а также чеками и квитанциями).

Утверждение комиссией

Для того, чтобы законно провести списание горюче-смазочных материалов, а также правильно оформить акт, в организации должна быть создана специальная комиссия в составе не менее двух человек. Для ее назначения руководитель предприятия выпускает отдельный приказ. В состав комиссии должны входить сотрудники различных подразделений, а также материально-ответственное лицо. При этом желательно выделить в комиссии председателя и рядовых членов.

В задачи комиссии входят сверка фактических расходов ГСМ с установленными в компании нормами (при этом следует отметить, что для каждого вида транспорта они свои и должны утверждаться отдельно), проведение тестовых выездов с водителями для проверки размеров ежедневного расхода горючего, масла и т.п., а также сбор путевых листов за отчетный период.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Создание комиссии требуется только в крупных организациях, предприятия малого бизнеса могут обходиться без этого: здесь для списания ГСМ достаточно простого решения руководителя фирмы оформленного в письменном виде.

Правила составления акта на списание ГСМ

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

• каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
• исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

• наименование предприятия,
• дату составления документа,
• данные о водителе,
• данные о марке и государственном номере автомобиля,
• полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Правила оформления акта

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

После составления акта на списание ГСМ и принятия его в бухгалтерском и налоговом учете компании, документ передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться установленное законом время.

Пример составления акта на списание ГСМ

1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
6. горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
7. их количество (в литрах),
8. утвержденная на предприятии норма их расходования,
9. фактический расход,
10. стоимость.

В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).

В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О том, как корректировался путевой лист, мы писали у нас на сайте:

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

ГСМ — это горюче-смазочные материалы. К ним можно отнести:

• различные виды топлива (дизель, бензин, газ);
• специальная жидкости для автотранспортных средств (тормозные, охлаждающие);
• масла и смазки (масла для мотора, трансмиссий, различные смазки и т. д.).

ГСМ могут использоваться как специализированными транспортными предприятиями, так и обычными компаниями, у которых имеются автотранспортные средства, используемые для различных нужд.

Что такое путевой лист

Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Специализированные транспортные предприятия, которые имеют автотранспорт и он используется в основном виде деятельности. Эти предприятия должны использовать путевые листы установленного образца с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения путевых листов» от 18.09.2008 № 152.

А предприятия, которые используют автотранспорт не по основному виду деятельности могут разработать самостоятельно форму путевого листа, только ее необходимо закрепить в в учетной политике предприятия.

Каждый путевой лист должен быть зарегистрирован в специальном регистрационном журнале. Путевой лист составляется сроком или на 1 день или на срок не более месяца – эти нормативы все указаны в п. 10 приказа 152 от 08.09.2008 года.

Специализированным предприятиям рекомендовано составлять путевой лист каждый день, с целью учета расхода топлива за определенное время работником. Но исключения всегда есть, и данном случае, это когда работника отправляют в командировку на срок более 1 дня.

Правила и порядок учета ГСМ

Для того, что бы списать ГСМ не достаточного одного путевого листа, еще необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено в учетной политике такое списание. Если работник использует личный автомобиль в служебных целях, тогда так же необходимо выписывать путевой лист для списания ГСМ. Поступление на предприятие ГСМ оформляется приходным ордером, а списание производиться один раз в месяц, обычно это в начале следующего месяца за прошедшим ответственным за это лицом. Ответственным лицом обычно на предприятии выступает бухгалтерский работник, например, материальный бухгалтер.

Порядок списание состоит в том, что составляется соответствующий акт, который составляется представителями специально созданной комиссии для списания ГСМ, комиссия должна состоять не менее чем из трех человек.

Важно. К составленному акту списания, в обязательном порядке необходимо прикладывать документы первичной отчетности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если проанализировать форму путевого листа, то увидим, что имеются специальные графы, которые отражают оборот ГСМ. В данном путевом листе указывается количество топлива в баке, сколько было выдано и сколько осталось. Путем вычисления рассчитывается, сколько было использовано горючего.

При использовании путеводительного листа представленного в приказе 152 от 18.09.2008 года, то там нет граф для заполнения количества топлива. В данном документе будут записываться показания спидометра на начало и на конец пути, с помощью чего можно будет определить количество пройденных автотранспортом километров.

Когда путевой лист разрабатывается предприятием самостоятельно, то не содержит сведения об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Из выше изложенного можно сделать вывод, что по путевому листу ведется учет или фактический расход топлива, или нормативного. Полученные рассчитанные данные необходимы для правильного отражения в бухгалтерском учете.

Но бывают, где заполнение путевого листа просто невозможно. К таким случаям относятся, например, заправка бензином бензопилы, мотоблоки и т.п. специальные техники. В таких случаях применяется акт списание ГСМ.

Бухгалтерский учет ГСМ

Учет ГСМ в бухгалтерском учете, как и учет материально-производственных запасов, ведется по фактической стоимости материалов, это указано в разделе II ПБУ 5/01.

Учет ГСМ может быть принят к учету только на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, если топливо приобреталось водителем за наличные денежные средства или на основании корешков талонов, в случае приобретения топлива по талонам. Иногда бывает, что водитель приобретает бензин по топливным картам, тогда учет ГСМ будет учитываться по топливным картам на основании отчета компании — эмитента карты.

Существует три метода по списанию ГСМ. Рассмотрим эти методы в виде таблицы:

Наименование метода	Описание метода
По средней стоимости	стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении. Этот метод используется считается популярным.
Способ ФИФО	По себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ
По себестоимости каждой единицы	В отношении ГСМ не применяется

Бухгалтера в основном предпочитают применять метод учета по средней себестоимости. Средняя стоимость рассчитывается следующей формуле:

СС = (Сост + Спост) / (Кост + Кпост),

СС — средняя стоимость;

Сост — остатки ГСМ на складе в стоимостном выражении;

Спост — поступление ГСМ в стоимостной оценке;

Кост — остатки ГСМ на складе в натуральном выражении;

Кпост — количество поступивших ГСМ в натуральном выражении.

Предприятие должно в обязательном порядке прописать в своей учетной политике, какую методику они будут использовать в бухгалтерском учете ГСМ.

Списание ГСМ по путевому листу

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3):

• По дебету – осуществляется приход ГСМ;
• по кредиту — осуществляется списание ГСМ.

Выше мы уже рассмотрели, как происходит расчет использованного количества топлива. Вот это количество необходимо умножить на стоимость единицы, и полученная сумма списывается в бухгалтерском учете такими проводками как:

Пример списания ГСМ – бензина по путевому листу

ООО «Титан» в марте 2019года закупило бензин в количестве 200 литров по 38 рублей за 1 литров без учета НДС.

При этом на предприятии на начало месяца был запас бензина этой же марки в количестве 50 литров по средней стоимости 44 рубля за 1 литр.

Предприятием было использовано 30 литров для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Данный автомобиль используется для перевозки персонала предприятия.

В учетной политики предприятия прописано, что используется методика списание ГСМ по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт	Кт	Сумма, руб.	Операция (документ)
10	60	7600	Оприходован бензин (ТОРГ-12)
19	60	1368	Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за март: (50 л × 44 руб. + 200 л × 38 руб.) / (50 л + 200 л) = 39,20 руб.

Учет ГСМ при списании по факту

В путевом листе сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 39,20 руб. = 784 руб.

Так как автомобиль используется в служебных целях, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что такое путевой лист?

Ответ: Путевой лист – это документ первичного учета, в котором отражается информация о пробеге автомобиля, следовательно, по данному показателю можно рассчитать расход топлив.

Вопрос №2 Какие существуют методы списания ГСМ в бухгалтерском учете?

Ответ: Существует три метода по списанию ГСМ: по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени приобретенных ГСМ; по себестоимости каждой единицы (для ГСМ не используется). В основном бухгалтера используют метод расчета по средней себестоимости.

Вопрос №3 Если на предприятие используется личный автомобиль в служебных целях, он может претендовать на получение бензина? Если да, тогда какие необходимо оформить документы для списания бензина?

Ответ: Личный автомобиль может быть использован в служебных целях. Для учета расхода топлива ему так же выписывается путевой лист, по которому определяется расход топлива за день.