Сроки хранения договоров страхования

Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),

• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно. (Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.) Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

• договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
• договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

В ряде случаев этот человек получает небольшую прибавку к заработной плате, которая должна компенсировать дополнительный объем работ, но чаще всего, последний пункт просто игнорируют, упирая на отсутствие средств или других схожие факторы. В более редких случаях ответственным за сохранность документов вообще и договоров в частности, выступает юрист. Но это не очень удобно, ведь этот человек сможет отвечать только за договор, а с остальными бумагами он обычно знаком только поверхностно.

Срок хранения договоров

Так, например договоры отчуждения имеют постоянный срок хранения и подлежат обязательной передаче в муниципальный или государственный архив. К этой категории относятся такие виды договоров:

Трудовые договоры также хранятся в организации до того момента, пока она не ликвидирована, а в случае ликвидации должны быть переданы в муниципальный архив и хранится там на протяжении еще 75 лет. Срок хранения любого из видов этих документов не должен быть менее10 лет.
Кроме того, правилами предусматривается увеличение сроков хранения архивных документов во избежание возможных ошибок.

Сроки хранения договоров

1. Предмет сделки.
2. Обязанности и права сторон.
3. Условия оплаты (если она предусматривается).
4. Порядок разрешения споров.

Общие положения соглашения В 866 статье ГК определено, что собой представляет договор ответственного хранения. Согласно норме, по условиям соглашения один субъект передает другому материальные ценности. Второй участник сделки обязуется хранить их и вернуть по окончании оговоренного срока в том же состоянии, в каком он их принял.

Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки

В целом непосредственно для договоров отдельного закона нет, они указаны в общем перечне типовых архивных документов (или управленческих архивных документов), которые образуются в процессе функционирования, организаций, государственных учреждений, органов местного управления и так далее. Оба варианта списков как с управленческими, так и с обычными документами, утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Тот вид, который касается управленческих документов, имеет номер 558 от 25.08.2010 года, а второй тип — № 1182 от 31.07.2007 года.

Изучить эти документы крайне рекомендуется, однако лучше всего в процессе изучения выделить для себя именно те бумаги, которые используются в конкретном учреждении и относятся к определенной зоне ответственности.
Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее. Когда начинается срок хранения Это очень важный вопрос, так как именно с ним возникает множество ошибок. Хранение договоров на предприятии РБ или РФ в данном случае абсолютно одинаково и начинается в тот момент, когда начинается новый год, в котором конкретный документ больше не действует. К примеру, есть договор, который закончился в 15 июля 2010.
Его нужно сохранять на протяжении 5 лет, однако уничтожать его можно не 15 июля 2015, а в начале 2016 года. То есть, отчет пошел с 01.01.2011, а не с седьмого месяца предыдущего года. Обычно, с целью вообще минимизировать шанс на ошибку, к определенному ранее сроку добавляется 1 год. И только после того, как он пройдет, начинается процедура уничтожения. Особенности хранения В целом есть специальные рекомендации по тому, как именно должен выглядеть и работать архив.

Хранение договоров: особенности и порядок. срок хранения договоров

В этом регламенте не отражены многие виды договоров, которые на практике встречаются часто. Так, например, в Перечне не упоминается договор купли-продажи, а к числу договоров об оказании услуг отнесены только юридические и аудиторские. Облегчить установление срока хранения договоров в архиве поможет статья 436 Перечня, она называется «Договоры организаций» и под это определение подпадают все те документы, которые в самом Перечне не упоминаются. Поэтому те договоры, которые будут храниться в архиве организации условно могут подразделяться на две группы: Те, которые упоминаются отдельными статьями Перечня; Те, которые не упоминаются в Перечне и срок хранения которых определяется в соответствии со статьей 436. Фрагмент Перечня с указанием статьи 436 выглядит так: При установлении сроков хранения договоров в архиве следует учесть, к какой категории они отнесены.
При этом необходимо учесть, что уничтожение трудовых контрактов с сотрудниками не производится. В случае ликвидации предприятия эти договоры направляются в госархив. Что касается гражданско-правовых соглашений, то они утилизируются по общим правилам.
Акт, который составляет комиссия в процессе уничтожения документов, обладает юридической силой. Он должен быть зарегистрирован в Общем журнале. При проверке налоговые органы могут его потребовать. Утилизация потерявших актуальность документов производится каждый год. Договор ответственного хранения: образец Такой тип соглашений в современных рыночных условиях считается одним из самых популярных. Договор хранения, образец которого представлен в статье, позволяет обеспечить содержание имущества в надлежащем состоянии в отсутствии собственника.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером.

Срок хранения договоров поставки

• договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (

Перечень-1, ст. 447, 5 лет);

договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя. Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению.

Хранятся 5 лет. А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

Срок хранения договоров поставки в рб

Справка Все договоры, заключаемые организацией, прежде, чем будут переданы на хранение, должны быть зарегистрированы. Регистрация этих документов, обычно, входит в функции секретаря. Регистрационная форма разрабатывается работодателем и представляет собой состав сведений, максимально полно отображающих информацию о каждом заключенном соглашении. Если текущее хранение договоров осуществляется в подразделениях, у секретаря обязательно должен быть доступ к полной базе данных договоров или их реестру. Как организовать учет договоров, находящихся на текущем хранении Поскольку, как уже было сказано, договоры являются важными документами, должна быть исключена их утеря. С этой целью на предприятии ведется в электронном или бумажном виде реестр заключенных и подписанных экономически работающих договоров. Ведение реестра, а также журнала учета договоров, как правило, поручается секретарю.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

На предприятии в 2002 году заключен договор добровольного медицинского страхования. По данному договору работнику, получившему травму, было выплачено страховое возмещение. В 2016 году работник обратился в суд с иском к предприятию. Одним из требований искового заявления указано неправильно выплаченная сумма. Ни на предприятии, ни в страховой компании договор ДМС не сохранился. Суд просит акт об уничтожении договора. На предприятии ежегодно заключаются сотни договоров, которые по истечении 5 лет уничтожаются. Какой нормативный акт предписывает уничтожать договоры, в том числе и по ДМС, по акту об уничтожении.

Ответ

НПА, прямо предписывающего оформлять акты нет, но так поступают на практике. Так, если договор был заключен, то его необходимо хранить. По истечении сроков хранения решается вопрос последующей судьбы документов. Если принимается решение уничтожить договоры, то это необходимо оформить документально (решение, акт, приказ и др.).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

При определении сроков хранения договоров нужно учитывать требования корпоративного, гражданского и налогового законодательства.

В соответствии с законами об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью у акционеров и участников организации есть право затребовать и получить копии ряда договоров. Следовательно, организация должна обеспечить хранение таких договоров. Для ряда договоров сроки хранения установлены законодательно и составляют пять лет с даты истечения срока действия договора. Если нормативными актами срок хранения не установлен, то договор необходимо хранить не менее трех лет с даты истечения срока его действия, поскольку три года – это общий срок исковой давности. Принятие решения об уничтожении договоров лежит на исполнительном органе организации*.

Документы, которые запрашиваются от контрагентов, необходимо хранить столько же, сколько составляет срок хранения договоров с соответствующими контрагентами».

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Договоры, пожалуй, один из самых сложных документов для определения срока хранения. причина тому — многообразие видов договоров. Большинство из них хранятся в течение 5 лет. Но не все: есть и «трехлетки», и соглашения, которые нужно хранить постоянно. Как установить срок хранения договоров, заключаемых именно в вашей организации, как внести их в номенклатуру дел, с какого момента договор считается закрытым, разбираемся ниже.

Устанавливаем срок хранения договоров по перечням

• Сроки хранения документов, как мы знаем, определяются по специальным перечням. На всякий случай вспомним их:
  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558),
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 №1182).

Дальше в статье будем называть их Перечень-1 и Перечень-2 соответственно.

(Подробно прочитать о том, как определить сроки хранения документов, вы сможете, перейдя по ссылке.)

Заглянув в предметные указатели к этим перечням, видим, что там представлено солидное количество видов договоров. Внимательно проверяем их сначала сами и выбираем те договоры, которые, как мы знаем точно, есть в компании. Например:

• договоры подряда с юридическими лицами (Перечень-1, ст. 440, 5 лет, ЭПК*);
• договоры об информационном обслуживании (Перечень-1, ст. 533, 5 лет);
• договоры страхования имущественной и гражданской ответственности (Перечень-1, ст. 447, 5 лет);
• договоры на выполнение региональных научно-технических проектов (Перечень-2, ст. 5, постоянно) и т.п.

*Отметка ЭПК означает, что по прошествии срока хранения экспертная комиссия организации должна просмотреть дело и вынести решение: или уничтожать его, или хранить дальше. Без просмотра комиссией уничтожать дела с такой отметкой нельзя.

Будьте внимательны с договорами «возмездного оказания услуг» (статья 443 Перечня-1): они касаются услуг только консультационных, информационных и услуг по обучению. Хранятся 5 лет.

А дальше появляется соблазн воспользоваться статьей 436 Перечня-1 «Договоры, соглашения» и одним махом подвести под нее все остальные договоры нашей организации, которые мы не опознали в списках. Это верное решение, но пока делать так еще рано.

Советуемся с коллегами

Секретарь и делопроизводитель может и не знать обо всех договорах, которые заключает организация. Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что так оно и есть. Поэтому сделать нужно следующее:

1) вынести из предметных указателей обоих перечней все виды договоров, которые там прописаны;

2) сформировать их в единый список;

3) взять в руки этот список и пройтись по всем отделам компании, которые могут заключать договоры;

4) показать начальникам этих отделов список и попросить отметить галочкой те виды договоров, которые заключает его отдел.

На этом этапе может обнаружиться, что при одинаковом смысловом значении наименования договоров в организации и в перечне могут различаться. Например, отдел автотранспорта заключает договоры ОСАГО, которые попадают под статью Перечня-1 номер 447 «Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности».

И только после того, как все начальники отделов отметили «своё», можно использовать палочку-выручалочку – статью 436 – и хранить все остальные договоры компании в соответствии с ней в течение 5 лет.

Договоры в номенклатуре дел

Разнести договоры по номенклатуре дел можно двумя способами, независимо от того, отвечает ли за них один специальный отдел (договорной, юридический), или то подразделение, которое его заключало.

Способ 1. Один вид договора – одно дело

Договоры в номенклатуре группируются по видам: отдельно договоры купли-продажи, отдельно договоры аренды и т.п.

Способ 2. Группировка по сроку хранения

Договоры можно сгруппировать и по срокам хранения, так, что в одном деле будет находиться несколько видов договоров. Тогда номенклатура дел будет выглядеть примерно так (картинка кликабельна):

Когда начинается срок хранения договора?

В графе «Примечание» Перечня-1 в посвященных договорам статьях написано «После истечения срока действия договора». Когда наступает этот срок и как его определить?

Срок действия договора может быть указан в тексте самого документа. Тогда в одном из пунктов прямо написана дата – конкретный календарный день, когда заканчивается этот договор. Тогда все однозначно.

Но так везет не всегда, и некоторые договоры могут действовать в течение многих лет после подписания. Тогда на хранение этот договор не отправляется: он действующий, а в архив мы передаем только завершенные делопроизводством документы.

Также есть категория договоров, которые действуют, пока не будут исполнены обязательства по нему. Элементарный пример: договор со строительной компанией на ремонт офиса. Пока не будут отделаны все помещения, он действует. Как же тогда определить дату его окончания? Очень просто. Исполнение обязательств по договору всегда документируется: это чаще всего акт о приеме-передаче работ. В нем написано, что одна сторона сделала все, что должна была, а другая – оплатила в полной мере ее работу. Здесь же стоят подписи сторон, а главное – дата. Она и будет считаться датой исполнения обязательств по договору.

Таким образом, если договор, срок хранения которого составляет 5 лет, был заключен в 2015 году, а акт приема-передачи работ датирован 2016-м, то срок хранения договора начнется 1 января 2017 года. Уничтожить его можно будет после 1 января 2022 года.