Сроки хранения кадровой документации

srok_hraneniya.jpg

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ;

• приложение к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;
• закон о персональных данных от 27.07.2006 г. №152;
• приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 г №558 (в ред. от 16.02.2016 г.);
• закон об архивном деле от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;
• Указ Президента РФ от 04.04.2016 №151;
• Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

• предназначенные для учета личного состава рабочего персонала;
• связанные с управлением рабочим персоналом и организацией труда.

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

• копии и оригиналы документов, предъявленных сотрудниками при приеме на работу (паспорта гражданина РФ, трудовой книжки, документов об образовании, справки об отсутствии судимости и т.д.);
• документы, которые разрабатывает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений (к ним относятся локально-нормативные акты и документы по кадровым функциям).

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

• обязательные документы (должны быть во всех организациях, нанимающих рабочий штат)
• факультативные документы (принимаются работодателем по его усмотрению).

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

• если до 1 января 2003 года − 75 лет;
• если после 1 января 2003 года – 50 лет.

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

• приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
• личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
• табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
• приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
• материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий – постоянно;
• правила трудового распорядка – 1 год;
• график отпусков – 1 год;
• документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
• документы об учете рабочего времени – 3 года;
• должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
• экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
• бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
• договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
• книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

• договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу;
• должностную инструкцию;
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• график отпусков;
• личные карточки рабочего персонала.

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов. Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

• Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
• Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов. Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.

Сроки хранения

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице:

Наименование документа	Срок хранение
Коллективные договоры	до ликвидации
Правила трудового распорядка	до ликвидации
Положения об оплате трудовой деятельности	до ликвидации
Положения об аттестации	до ликвидации
Протоколы аттестационных комиссий	пятнадцать лет
Положения о системах обучения	до ликвидации
Учётные журналы для трудовых книг	пятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приходно-расходная документация	пятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приказы по основной деятельности	до ликвидации
Учётные журналы документов	до ликвидации
Книги для регистрации командировочных удостоверений	пять лет
Учётные книги приказов	всё время хранения этих приказов
Штатные расписания	пять лет
Отпускные графики	один год
Трудовые договоры	семьдесят пять лет
Приказы о приёме на вакантные места	семьдесят пять лет
Трудовые книги	пятьдесят лет
Личные карточки	семьдесят пять лет
Анкеты	семьдесят пять лет
Личные дела	семьдесят пять лет
Приказы о переводах	семьдесят пять лет
Приказы об увольнениях	семьдесят пять лет
Приказы о предоставлении отпусков	пять лет
Табели рабочего времени	семьдесят пять лет
Договоры о материальной ответственности	пять лет
Графики смен	пять лет
Списки персонала, занятого вредным трудом	семьдесят пять лет
Списки льготников (по уходу на пенсию)	пятьдесят лет
Инструкции по безопасности	всё время
Положения о защите персональных данных	до ликвидации

Условия для хранения

Работодатель обязан обеспечить следующие условия:

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

Узнайте о интересном факте — может ли муж получать декретные?

Заболели в отпуске и намерены оформить себе больничный? Читайте здесь о правильном оформлении.

Грамотные советы и нужную вам информацию по расчету декретных вы узнаете в нашей статье.

Ответственность за нарушения хранения документации

В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

• для лиц, занимающих руководящие должности — до 500 рублей;
• для остальных работников — до 300 рублей.

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

• лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
• юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

3.7. Сроки хранения кадровой документации

Сроки хранения кадровой документации регламентированы Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утв. Росархивом 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (Далее – Перечень).

Данный Перечень составлен в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 (с изм. и доп. от 1 апреля 1996 г., 1 декабря 1998 г., 19 ноября 2003 г.), и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов РФ, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций.

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда РФ. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т. е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. При этом следует иметь в виду, что действующим законодательством регламентировано хранение в негосударственных организациях определенных документов.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока по Перечню следующим образом. Государственные, муниципальные организации – 10 лет. Негосударственные организации – не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.

Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения по Перечню необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и/или длительным практическим значением указанных документов.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Документы постоянного срока хранения на нетрадиционных носителях принимаются на хранение в соответствии с установленными правилами.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отметка «до минования надобности» означает, что документация имеет только практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года.

Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций.

Итак, рассмотрим эти сроки.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела.

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу посвящена действительно вопросам кадрового перемещения работников, прекращению трудового договора и т. д. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов издается по основной деятельности организации, такие как о командировках, дежурствах и т. д. Такие приказы присланные для сведения хранятся до минования надобности, о предоставлении отпусков, дежурствах, взысканиях, командировках хранятся 5 лет (ст. 6 Перечня).

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников хранятся 5 лет (ст. 262 Перечня)

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников – 5 лет (ст. 263 Перечня).

Переписка по вопросам трудоустройства – 5 лет.

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю – 5 лет.

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров – 5 лет.

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени – 3 года.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени – 1 год.

Акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка о трудовой дисциплине – 3 года.

Отчеты о состоянии и проверке работы с кадрами хранятся постоянно, а заявки, справки о потребности в высвобождении работников – 5 лет.

Личные дела и личные карточки работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

Отчеты, акты, сведения об учете трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 3 года (ст. 351 Перечня).

В соответствии с п. «а» ст. 32 Перечня штатные расписания организации, изменения к ним по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, а согласно ст. 34 Перечня штатные расстановки – 75 лет.

Должностные инструкции типовые (примерные) по месту разработки и утверждения хранятся постоянно, индивидуальные (персональные) – 75 лет в составе личных дел (ст. 35 Перечня).

Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст. 338 Перечня также 75 лет.

Графики предоставления отпусков хранятся – один год.

Необходимо также хранить журналы, книги, карточки учета:

1) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;

2) работников, направленных в командировки (срок начинает течь после увольнения работника) – 5 лет;

3) военнообязанных (после увольнения) – 3 г.;

4) отпусков – 3 г.;

5) личных дел, личных карто чек, трудовых договоров, трудовых соглашений – 75 лет;

6) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 50 лет;

7) выдачи справок о заработ ной плате, стаже, месте работы – 3 года;

8) выдачи командировочных удостоверений – 5 лет.