Содержание
Трудовое законодательство постановляет необходимость всех предприятий разных форм собственности содержать деловые бумаги в сохранности в соответствующем состоянии на протяжении разного количества лет, определенного в законодательстве. Нахождение документов в сохранности на предприятии обеспечивает специальный штатный работник – архивист или архивариус. При этом нанимателю необходимо четко знать, а впоследствии закрепить документально в соответствующей инструкции, перечень должностных обязанностей архивариуса.
Нюансы работы архивариуса
Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.
Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.
В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.
Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.
Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии. При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания. Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.
Должностные обязанности работника архива
К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:
- организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
- прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
- принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
- на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
- формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
- формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
- принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
- осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
- контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
- выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
- принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.
В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.
Архивариус: должностные обязанности и требования
Работник архива, который несет ответственность за сохранность документов, должен обладать спокойным темпераментом, быть терпеливым, осмотрительным, наблюдательным и аккуратным. Для подобной профессии, в частности, характерны такие черты личности, как дисциплинированность и организованность. Помимо уже обозначенного, архивариус должен:
- быть ознакомленным с основами делопроизводства;
- отточить навык регистрации документов;
- ознакомиться с правилами ведения архива.
Фактически, к данным сотрудникам не предъявляются специфические требования. Архивариусы не контактируют с клиентами, а их активное участие в отношениях между отделами минимально. Ввиду этого к подобным работникам не применяют особые требования касательно внешнего вида и поведения. Основными требованиями при трудоустройстве являются аккуратность и внимательность субъекта, что относится к личным качествам.
Касательно профессиональных характеристик, то трудоустраиваемый субъект должен иметь, как минимум, начальное профессиональное образование. Стаж также не является обязательным в контексте найма архивариуса.
Таким образом, должностные обязанности рассмотренного эксперта связаны с обеспечением сохранности деловых бумаг, оформляемых в компании. Нанимателю следует детально проработать текст должностной инструкции субъекта, а работнику – следовать правилам, зафиксированным в локальном нормативе.
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2019 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.
В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности архивариуса
1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
Архивариус должен знать
2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации архивариуса
3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1. Общие положения
1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- основы трудового законодательства;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности архивариус руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией
7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности архивариуса
1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.
2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права архивариуса
Архивариус имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность архивариуса
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция архивариуса – образец 2019 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.
На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.
Должность архивариус
Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.
Должностная инструкция архивариуса
К таким организациям можно отнести:
- финансовые учреждения;
- банки;
- главные офисы страховых отделений;
- производственные и промышленные предприятия;
- учреждения государственной формы собственности.
Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:
- обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
- осуществлять прием и оформление поступающих документов;
- принимать участие в создании перечня поступивших дел;
- проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
- производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
- вести постоянный учет принятых документов;
- подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
- обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
- выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.
Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.
Что входит в обязанности архивариуса
Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:
- формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
- получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
- предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
- составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
- осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
- соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
- выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
- препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
- следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
- вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.
Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.
Квалификационные требования к архивариусу
На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:
нормативно правовые акты, касающиеся непосредственно его работы, включая различные положения и настоящую должностную инструкцию;
- правила получения и выдачи дел;
- способы хранения и использования подотчетной документации;
- основные аспекты делопроизводства;
- порядок описи документации, и ее ликвидация;
- основные правила ведения учетов и составления отчетов;
- Трудовой Кодекс Российской Федерации.
Кроме знаний, архивариус должен уметь:
- пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
- работать с большим объемом информации;
- правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.
Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.
Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:
- хорошая память;
- способности производить анализ большого количества поступающей информации;
- замечать мельчайшие детали;
- спокойный, не вспыльчивый характер;
- опрятность;
- организаторские способности;
- желание трудиться.
Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.
Обязанности и права рабочего архива
Трудящийся на такой должности имеет следующие права:
получать всю необходимую информацию о готовящихся проектах и принятых решениях со стороны руководства предприятия;
- излагать советы по усовершенствованию производства касаемо своей сферы деятельности;
- информировать начальство о возникших нарушениях или недостатков, при выполнении своих должностных обязанностей;
- предлагать варианты устранения выявленных недостатков;
- требовать как от руководства, так и от других трудящихся предоставления необходимых сведений для полноценного осуществления своей трудовой деятельности;
- прибегать к помощи руководителей компании для осуществления своих обязанностей;
- не выполнять свои трудовые обязанности, ели это несет опасность здоровью или жизни;
- требовать от начальства надлежащих условий труда;
- ставить личную подпись на документах, только в рамках своей компетенции;
- общаться и задавать вопросы сторонним специалистам.
В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:
- нормативно правовой базой Российской Федерации;
- внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
- распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
- своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.
Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.
Архив с документами
В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.
Ответственность сотрудника
Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:
- некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
- различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
- нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.
Подробнее о составлении должностной инструкции специалиста по охране труда вы узнаете тут.
Каковы права и обязанности водителя экспедитора, его ответственность? Читайте тут.
А в этом материале описаны особенности водителя погрузчика.
Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей
Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 577-03-71
(Москва)
+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)
8 (800) 350-84-13 доб 680
Для всех регионов!
Это быстро и бесплатно!
В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.