Дата ознакомления с графиком отпусков

Syda_Productions / Depositphotos.com

Приморский краевой суд отказал работнику во взыскании компенсации морального вреда, причиненного ему в результате неправомерных действий работодателя. Претензии работника сводились к тому, что он не был ознакомлен с графиком отпусков (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Приморского краевого суда от 17 июля 2018 г. по делу № 33-6487/2018).

Суд указал, что обязанность работодателя по ознакомлению работника с графиком отпусков трудовым законодательством не предусмотрена. Статьей 123 Трудового кодекса на работодателя возлагается обязанность известить работника под роспись о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. В каком документе он должен расписаться, ТК РФ не уточняет. Суд сослался на разъяснения Роструда, в соответствии с которыми в качестве такого документа могут выступать индивидуальное уведомление о предстоящем отпуске, приказ о предоставлении отпуска (за две недели), лист (ведомость) ознакомления как приложение к графику отпусков, график отпусков со специальной графой для подписи сотрудников. Использование любого из этих документов для уведомления правомерно (письмо Роструда от 30 июля 2014 г. № 1693-6-1).

ФОРМА

При этом работник не обращался к работодателю с требованием об ознакомлении с графиком отпусков. В связи с этим никаких нарушений в действиях работодателя суд не обнаружил.

Отметим, что вопрос о необходимости ознакомления работников с графиком отпусков является спорным. Существует позиция, согласно которой работодатель во исполнение требования ч. 2 ст. 22 ТК РФ обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом (определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014, решение Смоленского областного суда от 15 июля 2014 г. № 21-197).

Вправе ли работодатель выдать трудовую книжку работнику в последний день перед отпуском, если он увольняется из него? Ответ в "Энциклопедии решений" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

По нашему глубокому убеждению, график отпусков не является локальным нормативным актом, поскольку не содержит правовых норм, то есть правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия локальных нормативных актов, график отпусков локальным нормативным актом не делает. Поэтому ч. 2 ст. 22 ТК РФ, в соответствии с которой работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, ТК РФ не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Лист ознакомления с графиком отпусков под роспись: скачать образец

Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:

• лист ознакомления с ГО;
• журнал ознакомления;
• ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
• ведомости, уведомления и др.

Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:

• Ф. И. О. работника;
• наименование его места работы и должность;
• даты дней отдыха;
• отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).

Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков под роспись можно по ссылке: Лист ознакомления с графиком отпусков (скачать образец).

Нужно ли ознакомлять работников с графиком отпусков

При ответе на вопрос о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков, следует обратиться к ст. 123 ТК РФ. Данная норма закрепляет за работодателем следующие императивные действия:

• принять ГО не позднее чем за 14 дней до 31 декабря;
• заблаговременно оповестить работника о дате начала дней его отдыха;
• обеспечить некоторым группам работников отпуск в подходящий для них срок.

ГО носит императивный характер для обеих сторон трудового договора. Так, работник не может самовольно уйти в отпуск без согласования с работодателем, такое действие может быть квалифицировано в качестве прогула.

ВАЖНО! Исключение составляют случаи, когда работник-донор сдал кровь и ему положены дни отдыха вне зависимости от согласия работодателя. Отсутствие на работе по данной причине не расценивается как прогул (п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Сроки ознакомления с графиком отпусков

Законодательством установлены минимальные сроки ознакомления с графиком отпусков — 2 недели до начала дней отдыха работника (ст. 123 ТК РФ). Верхние границы данного срока не предусмотрены.

Таким образом, работник может быть уведомлен о периоде своего отпуска в любое время с момента вынесения приказа об одобрении графика отпусков на соответствующий календарный год и за 2 недели до выхода в отпуск (см. апелляционное определение Самарского областного суда от 07.11.2012 № 33-10182/2012).

Подробнее о том, как принимается ГО, рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков – образец.

ВАЖНО! Невыполнение работодателем обязанности по своевременному оповещению работника о предстоящем отпуске наделяет последнего возможностью взять отдых в любое иное подходящее ему время (ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, форма листа ознакомления с графиком отпусков выбирается работодателем на свое усмотрение. Как правило, в нем указываются сведения о работнике, период его отдыха. Факт ознакомления с указанным периодом удостоверяется собственноручной подписью работника.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2009
Автор: Батура Анна Владимировна, Потапова Лидия Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск
Рубрика: Распорядок действий: шаг за шагом…

Лето – пора отпусков, а ноябрь и начало декабря – время их планирования на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Составление графика отпусков и учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) занимают определенное время, поэтому к подготовке этого документа необходимо приступить заранее.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а значит, именно работники отдела кадров несут ответственность за его составление и оформление. Остановимся на процедуре разработки и утверждения графика отпусков подробнее.

На основании ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

НА № 6‘2004Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников на календарный год по месяцам применяется унифицированная форма № Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных названным постановлением, содержится норма о том, что при составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности организации и пожелания работников.

К положениям действующего законодательства можно отнести: общие правила предоставления и исчисления продолжительности отпусков; особенности использования отпуска отдельными категориями работников (например работники в возрасте до 18 лет имеют право использовать отпуск в удобное для них время); особую продолжительность отпуска (например отдельным работникам может предоставляться удлиненный основной отпуск, а также дополнительные отпуска); особенности использования отпуска отдельными работниками (например работник может не использовать полностью или частично отпуск за предыдущий рабочий год).

Специфика деятельности работодателя при составлении графика отпусков учитывается таким образом, чтобы использование отпуска работниками не влияло на нормальный ход работы организации (принимаются во внимание, например, взаимозаменяемость работников, планы работы на следующий календарный год).

Что касается учета пожеланий работников, то трудовое законодательство не предусматривает норму о том, что очередность отпусков определяется соглашением сторон. В соответствии с ч. 1 ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и фактически график отпусков может быть составлен и утвержден работодателем. Однако для соблюдения баланса интересов сторон трудового договора желательно, чтобы работники имели возможность принимать участие в планировании отпусков. На практике чаще всего в составлении графиков отпусков участвуют все заинтересованные лица, в т. ч. работники, их непосредственные руководители, руководители структурных подразделений, кадровая служба.

Подготовку графика отпусков работодатель организует на свое усмотрение. Желательно, чтобы процедура, сроки составления и лица, ответственные за подготовку графика, были определены работодателем в локальных нормативных актах, например в Инструкции по кадровому делопроизводству[1]. В этом случае у работодателя не будет необходимости ежегодно организовывать работу по составлению графика отпусков.

Этап 1. Получение сведений о планируемом времени использования отпусков

На практике информация о времени использования отпусков работниками поступает в кадровую службу различными способами.

Во многих организациях руководители структурных подразделений составляют перечень планируемых дат отпусков работников подразделения. Такие сведения для передачи в кадровую службу могут оформляться, например, в виде докладной записки.

У некоторых работодателей учет пожеланий работников и рекомендаций руководителей структурных подразделений о времени использования отпусков осуществляют работники кадровой службы. При этом могут оформляться отдельные документы в произвольной форме, например анкеты, опросные листы, ведомости.

Все предварительные сведения о планируемых отпусках анализируются работниками кадровой службы и корректируются с учетом положений действующего законодательства, о которых было сказано выше. При этом в отношении каждого работника учитываются индивидуальные особенности предоставления отпусков: продолжительность отпуска, который должен быть предоставлен работнику, его текущий рабочий год, продолжительность использованных отпусков за предыдущий рабочий год, причины, по которым отпуск не был использован в предыдущем рабочем году, и другие особенности.

Этап 2.Составление графика отпусков

График отпусков – сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам.

Такой график составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1–6 таблицы.

Этап 3. Учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в соответствии с порядком, установленным в ст. 372 ТК РФ.

Шаг 1. Направляем проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации

Процедура учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не проводится, если в организации нет профсоюза

Часть 1 ст. 372 ТК РФ предусматривает, что работодатель перед принятием решения направляет проект документа и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющей интересы всех или большинства работников.

Направление проекта графика отпусков и документов, являющихся основанием для его составления, в выборный орган первичной профсоюзной организации целесообразно осуществлять с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименования документов, количество листов и число экземпляров каждого документа.

Сопроводительное письмо можно оформить, например, в виде уведомления, которое подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом и регистрируется в специальной учетной форме.

Шаг 2. Получаем мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации

Выборный орган первичной профсоюзной организации в течение установленного ч. 2 ст. 372 ТК РФ срока (не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта) направляет мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме.

Вариант 1. Мотивированное мнение отражает согласие на утверждение графика отпусков в представленном виде Вариант 2. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель согласен с внесенными в проект поправками

Проект графика отпусков дорабатывается по замечаниям и утверждается в редакции, предложенной выборным органом первичной профсоюзной организации.

Вариант 3. Мотивированное мнение не содержит согласия с проектом графика отпусков. Работодатель не согласен с внесенными в проект поправками

Если выборный орган первичной профсоюзной организации в установленный срок не направил работодателю мотивированное мнение в письменной форме, работодатель имеет право утвердить график отпусков в том виде, в котором подготовлен проект

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель должен провести дополнительные консультации. Для этого ему следует известить выборный орган первичной профсоюзной организации о времени и месте консультаций.

Результаты консультаций (переговоров) оформляются протоколом, который может фиксировать:

новые даты предоставления отпусков работникам, согласованные сторонами; факт недостижения соглашения сторонами по возникшим разногласиям по поводу запланированных дат использования отпусков.

Работодатель вправе утвердить график отпусков в редакции, которую он считает целесообразной.

Шаг 3. Оформляем отметку об учете мнения выборного органа первичной профсоюзной организации

После получения письменного мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации на графике отпусков делается отметка о том, что это мнение учтено при планировании отпусков.

Этап 4. Оформление и утверждение графика отпусков Шаг 1. Оформляем реквизиты унифицированной формы

После составления графика отпусков и учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации оформляются следующие реквизиты.

1. Наименование организации.

Указывается в соответствующей строке унифицированной формы № Т-7 в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код организации.

Код, включающий восемь знаков, проставляется в зоне кодирования унифицированной формы № Т-7 по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3. Дата составления.

Оформляется цифровым способом в соответствующей графе. Элементы даты записываются арабскими цифрами в одной строке в последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами.

Кроме даты составления, в соответствующей графе унифицированной формы № Т-7 указывается, на какой календарный год составлен график.

Шаг 2. Подписываем график отпусков

График отпусков должен быть подписан руководителем кадровой службы. Реквизит «Подпись» содержит наименование должности, личную подпись и ее расшифровку.

Шаг 3. Утверждаем график отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Реквизит «Гриф утверждения» содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Шаг 4. Регистрируем график отпусков

Унифицированная форма № Т-7 содержит графу «Номер документа». График отпусков составляется в одном экземпляре и действует в течение всего календарного года, поэтому на практике этому документу при регистрации присваивается номер 1.

Этап 5. Ознакомление работников с графиком отпусков

Часть 2 ст. 22 ТК РФ предусматривает обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Форма ознакомления работников с графиком законодательством не предусмотрена, унифицированная форма № Т-7 не содержит специальной графы для оформления виз ознакомления работников с графиком отпусков.

Работодатель может использовать разные варианты ознакомления работников с этим документом.

Вариант 1. Дополнение таблицы унифицированной формы № Т-7 графой 11

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20, позволяет работодателю при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом – приказом или распоряжением работодателя.

Пример оформления графика отпусков, дополненного графой 11, приведен в приложении.

Вариант 2. Применение специальной учетной формы

Для ежегодного оформления виз ознакомления работников организации с графиками отпусков могут применяться специальные учетные формы, например Журнал ознакомления с графиками отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

Часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Некоторые работодатели ограничиваются ознакомлением всех работников организации с графиком отпусков, которое осуществляется в любом случае «не позднее чем за две недели» до начала запланированного отпуска. Чаще всего на практике работники в течение года извещаются о времени начала отпуска специальным уведомлением, что, на наш взгляд, более правильно, так как трудовое законодательство предусматривает норму об извещении работников о времени начала отпуска «в дополнение» к общим правилам ознакомления их с локальными нормативными актами работодателя.

График отпусков, как правило, хранится в кадровой службе организации. Выписки из графика могут быть направлены в соответствующие структурные подразделения.

В течение календарного года лицо, ответственное за ведение графика отпусков, заполняет графы 7–10 таблицы унифицированной формы № Т-7.

НА № 2‘2005Срок хранения графика – один год (ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 06.10.2000).

Пример оформления графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)