— Евгений, чем занимается менеджер по закупкам? Можно ли назвать вашу профессию широко распространенной?
— Сотрудники, которые занимаются вопросами закупок, есть, наверное, в каждой компании. В тех компаниях, где объем закупок велик, на этом специализируются целые подразделения, и существует должность менеджера по закупкам. Закупать можно все что угодно – сырье, оборудование, инвентарь и др.
В советские времена менеджеров по закупкам называли снабженцами, на предприятиях были целые отделы снабжения.
— Что закупает ваше предприятие? Много ли у вас обязанностей?
— Наше предприятие работает в угольной отрасли. Мы закупаем преимущественно за рубежом (Китай, Тайвань) оборудование и комплектующие для угольной промышленности, а затем продаем все это угольным компаниям.
Обязанностей у менеджера по закупкам немало, и все они очень важны для полноценной работы компании. В моем случае это планирование закупок, выбор поставщика, контроль платежей, отслеживание отгрузки товара, приемка (проверка) оборудования при закупке, а также, в случае необходимости, выезд на завод поставщика. Хотя, наверное, на других предприятиях набор аналогичных функций может отличаться от названного.
— Каков алгоритм вашей работы при осуществлении конкретной закупки?
— Я получаю заявку на закупку от нашего отдела продаж. Поскольку типов оборудования у нас пять, то, чтобы избежать путаницы, за каждым закреплен специальный сотрудник соответствующего отдела.
Получив заявку, я начинаю искать поставщика. Когда поставщик найден, начинается процесс технического согласования оборудования: оно должно на 100 процентов соответствовать необходимым техническим характеристикам и другим критериям: это мощность, напряжение, габариты, вес, цвет корпуса и проч. То есть я проверяю номенклатуру оборудования на предмет наличия расхождений.
Если расхождения не выявлены, я заключаю внешнеэкономический контракт с компанией-продавцом, а затем – договор с компанией-перевозчиком, которая будет доставлять оборудование в Россию.
И, наконец, последний этап моей работы – приемка, то есть контроль качества и количества товара. Если оборудование дорогостоящее и крупное, мне приходится выезжать на завод в командировку, чтобы осуществить приемку, а если нет – достаточно запросить от завода необходимые фотографии, протоколы заводских испытаний, сертификат и изучить их.
Если претензий к количеству и качеству нет, дальнейшей доставкой товара в Россию, включая «растаможку», занимаются другие службы нашей компании.
— Вы упомянули о поиске поставщиков. Как он происходит? Вы ищете заводы через Интернет, с помощью личных связей? Какие здесь есть «подводные камни»?
— Всю необходимую информацию я могу найти в Интернете. Для меня важно несколько моментов.
Во-первых, с какого года завод, где предполагается закупка оборудования, работает: лучше, чтобы это было не очень молодое предприятие.
Во-вторых, я проверяю наличие сертификатов качества продукции, отсутствие жалоб на товар со стороны потребителей. Это означает, что завод работает в соответствии с определенными требованиями.
В-третьих, завод должен иметь сертификат системы менеджмента качества. Это, в частности, свидетельствует о том, что у него есть свои лаборатории, свои цеха, что производство там налажено на серьезном уровне.
— Неужели всю эту работу по взаимодействию с поставщиками менеджер по закупкам проделывает в одиночку?
— Конечно, нет. Например, в проведении переговоров моя роль второстепенная, здесь ведущую роль играет представитель отдела маркетинга. На переговорах я участвую в обсуждении только коммерческих вопросов.
— А при отслеживании оплаты по контракту могут возникнуть сложности?
— Как правило, предоплата, которую вносит наше предприятие, составляет около 30 процентов от всей суммы, а после заключения договора о купле вносится оставшаяся сумма двумя частями. И я должен внимательно следить за тем, чтобы в цифрах не было расхождений.
— Расскажите подробнее, как осуществляется приемка товара.
— Если приемка происходит на заводе, то мне иногда приходится ездить в командировку дважды. Первый раз – во время изготовления оборудования, чтобы исключить производственные ошибки и убедиться, правильно ли понял нас поставщик. Второй раз – когда заказ уже готов, то есть можно принять всю партию товара.
Если же приемка осуществляется заочно, я просто изучаю присланные материалы. Здесь есть свои трудности. Например, мне нужны фотографии оборудования, сделанные в интересующем нас ракурсе и с необходимым приближением/отдалением, но практически никогда завод с первого раза не присылает именно то, что нужно. Приходится просить другие фотографии, в итоге процесс может затянуться на несколько дней.
— Скажите, а угольные компании, которым вы поставляете оборудование, не могут напрямую купить его у заводов-изготовителей с помощью собственных менеджеров по закупкам? Почему они обращаются в вашу фирму, которая фактически выполняет посреднические функции? И где гарантия, что оборудование, которое вы приобретете, будет соответствовать их требованиям?
— Дело в том, что угольные компании не покупают товар напрямую с завода. Чтобы не ошибиться с выбором поставщика и товара, нужны специальные исследования: анализ рынка производителей, качества деталей и многое другое. Наши клиенты, как правило, этим не занимаются, а просто рассматривают предложения, поступающие от фирмы оптовой торговли, и выбирают подходящие варианты.
При этом наша фирма вовсе не делает секрета из того, где закупается оборудование. Более того: на втором этапе приемки на завод приезжает наш клиент, и его там учат работе на оборудовании. Фактически клиент тоже проверяет его качество не только визуально, но и функционально.
— Скажите, а помимо поездок на заводы для приемки товара, у вас случаются другие командировки?
— Конечно, причем цели могут быть разными. Например, я выезжаю на заводы «на перспективу» – чтобы выяснить, где мы еще можем закупать товар, каково его качество, понаблюдать за процессом изготовления, обсудить с потенциальным поставщиком ряд моментов. Также я посещаю специализированные тематические выставки: был в некоторых городах России – Екатеринбурге, Новокузнецке, Новосибирске, за рубежом – в Пекине, Сиднее, где раз в четыре года проходят крупные выставки оборудования для угольной промышленности.
— Должен ли менеджер по закупкам, работающий с иностранными поставщиками, свободно владеть иностранным языком?
— Английский язык желательно знать, но это не принципиально важно. Все-таки мы работаем вместе с менеджерами по внешнеэкономической деятельности, которые свободно владеют иностранными языками. С иностранными контрагентами я общаюсь через переводчика.
— Какое образование нужно менеджеру по закупкам? Требует ли эта профессия высшего образования?
— Конечно, требует, причем не одного. В идеале менеджеру по закупкам, работающему в такой компании, как наша, нужно не только экономическое образование, но и техническое, лучше всего – связанное с тем оборудованием, которое закупается. Очень важно, чтобы менеджер хорошо представлял себе принципы работы этого оборудования.
— С какими трудностями можно столкнуться в вашей работе?
— Трудности возникают, как правило, из-за недостатка информации. Бывали ситуации, когда я ощущал некую нехватку сведений по технической части, приходилось искать их дополнительно. Правда, в основном я работаю со знакомым мне оборудованием и опыт у меня довольно большой, так что с трудностями я сталкиваюсь нечасто.
Менеджера, работающего в сфере торговли, может подстерегать еще и проблема профессионального недопонимания между поставщиком и покупателем. Случалось, мы заказывали китайским партнерам оборудование одного качества, а получали – абсолютно другого. Приходилось оперативно договариваться о снижении цены, о некоторых доработках со стороны завода…
Кроме того перед закупкой нужно решить с заводом вопрос о предоставлении скидки. В какой-то степени наличие скидки зависит от действий менеджера по закупкам. Задача менеджера здесь, грубо говоря, «выбить» скидку. А так как опыт сотрудничества с каждым заводом различный, то и аргументы при обсуждении скидок приходится приводить разные.
— Менеджер по закупкам сильно влияет на эффективность работы компании. А профессия эта – влияет на менеджера?
— Менеджер по закупкам должен быть изворотливым, находчивым, технически грамотным, компетентным в вопросах коммерции. Пожалуй, профессия помогла мне приобрести такие личностные качества, как выдержка, способность к противостоянию. Ведь при форс-мажорных обстоятельствах, когда обнаруживаются какие-то ошибки со стороны поставщика (что-то недоделали или сделали что-то не так), я должен незамедлительно принимать решение, как действовать дальше. И если сталкиваешься с подобными ситуациями раз за разом, то такие качества, безусловно, появятся сами собой.
Для составления характеристики на сотрудника можно воспользоваться следующей заготовкой.
Нужно просто скопировать и вставить необходимые пункты.
А можно ли составить с помощью этой заготовки характеристику на менеджера?
Конечно. Менеджеру дать характеристику с помощью этой «рыбы» так же не составит труда.
В чем отличие от уже готовых характеристик?
Да в том, что пробегая глазами по всем возможным пунктам у вас появится соблазн дать более расширенную характеристику или даже написать парочку своих.
На всякий случай приведу пример. Итак, приступим:
Просто открываю основную форму и, если требуется готовая фраза с характеристикой, открываю страницу с нужной категорией. Далее копируем и вставляем. Переходим к следующей характеристике. И так далее. Конечно, никогда не поздно внести корректировки вручную.
Образец характеристики менеджера
(просим прощения за случайное совпадение имен и фамилий)
Характеристика дана Пупкину В.В., менеджеру сектора закупок
Василий Васильевич Пупкин, работает в КОМПАНИИ с 30 августа 2004 г. В должности менеджера сектора закупок с июля 2006 г.
За время работы зарекомендовал себя только с положительной стороны. Обладает достаточным опытом работы и практическими знаниями, чтобы успешно справляться с порученным делом. Имеет хорошие знания по своей специальности, достаточную эрудицию в других служебных вопросах. Может решать все вопросы, касавшиеся своей работы, совершенно самостоятельно, не ожидая чьей-либо подсказки или указания. Понимает пользу самообразования и по мере возможности стремится пополнить свои знания по избранной специальности. Обладает хорошими профессиональными знаниями в своей области работы. Имеет определенный опыт и навыки работы в ряде других служб предприятия. Хорошо знает документооборот на своем участке работы, умеет составить и проверить необходимую документацию. Знает современные теории управления, пользуется ими в работе. Имеет некоторое представление о теории и методах управления. Хорошо умеет планировать работу. Заботится о повышении квалификации своих подчиненных.
В своей работе постоянно добивается высоких результатов, своим примером воодушевляет коллег. В работе показывает высокую интенсивность. Может быстро разобраться в сути вопроса и выделить главное. Работает, в основном, без ошибок, если и допускает ошибки в работе, то они не отражаются на конечных результатах. Стремится вовремя поддержать любое начинание. Проявляет четкость, исполнительность, инициативу в выполнении заданий, умеет самостоятельно организовать свою работу.
Прекрасно справляется с вопросами координации действий различных работников или подразделений, умело согласовывает их интересы даже в весьма затруднительных случаях. Может и умело осуществляет правильный и своевременный контроль за ходом дел. Умеет налаживать хорошие взаимоотношения с людьми, с которыми контактирует по роду работы. Хороший организатор, умеет расставить людей и распределять обязанности, организовать коллектив на выполнение служебных задач. Пользуется исключительно большим и заслуженным авторитетом в коллективе, уважением всех работников. Умеет использовать имеющиеся возможности по стимулированию деятельности подчиненных в нужном направлении путем поощрений и наказаний. Объективно оценивает других работников и результаты их работы.
Характеристика на менеджера с работы
Иванов Иван Иванович 00.00.0000 г.р.
Работает в фирме ООО «Кактус» в отделе оптовых продаж в должности менеджера с 11 января 2018 года по 03 ноября 2018 года, за весь период работы зарекомендовал себя с отрицательной стороны. Часто нарушал правила трудовой дисциплины и внутреннего трудового распорядка. Имеет дисциплинарные взыскания.
За время работы Иванова ИванаИвановича были выявлены следующие отрицательные качества:
1. Неумение выслушивать коллег и руководителей;
2. Выявлялись случаи несвоевременной отчетности менеджера;
3. Внимание сконцентрировано только на собственной прибыли;
4. Халатное и легкомысленное отношение к работе;
5. Невнимание к клиентам и коллегам по работе;
6. Стремление получать незаработанные деньги;
7. Завышенная самооценка;
8. Низкая работоспособность и недостаточное количество встреч с клиентами;
Иванов И.И. пользовался авторитетом и уважением у коллег по работе. Руководителями постоянно проводилась работа с целью искоренения отрицательных черт xapaктера Иванова И.И., но к сожалению в последнее время работы, участились факты лжи, предоставление искаженной информации руководству и коллегам. Финишем работы Иванова И.И.. в нашей компании стало хищение денежных средств в крупном размере.
Директор ООО «Курс» В.В.Васильев
Характеристика на менеджера 2
ООО «СтройТрест» рекомендует Васильеву Василису Васильевну на работу по должностям офис-менеджер, менеджер, заместитель директора по общим вопросам, как хорошего специалиста в этих областях.
За время работы, Васильева Василиса Васильевна, ответственно подходила к решению поставленных задач, показала отличные профессиональные навыки, проявила себя, как прекрасный специалист, ответственный дисциплинированный и исполнительный работник и творческая личность. В коллективе пользовалась заслуженным уважением всех сотрудников фирмы. Доверие к себе со стороны руководства оправдывала полностью. За период работы проявила такие качества, как коммуникабельность, честность и аккуратность. Нареканий от Бклиентуры не имела. Была тактична, вежлива и внимательна. Нарушений трудовой дисциплины и общественного порядка не имела.