Как отразить командировочные в 6 ндфл

belchonock / Depositphotos.com

ФОРМЫ

Средний заработок, сохраняемый при направлении работника в служебную командировку, относится к оплате труда для целей обложения НДФЛ. Датой фактического получения дохода в виде среднего заработка, сохраняемого при направлении работника в служебную командировку, выплачиваемого в сроки, установленные для выплаты заработной платы признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход (письмо ФНС России от 18 октября 2018 г. № БС-4-11/20351@).

ФНС России разъяснила, что произведенная 23 июля 2018 года выплата среднего заработка за время нахождения в командировке (со 2 февраля 2017 года по 10 февраля 2017 года ), рассчитанного с учетом выплаченной в июле 2018 года премии по итогам работы за 2016 год, в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев 2018 года отражается следующим образом:

Строка раздела 2 формы 6-НДФЛ/ показатель

Средний заработок за время командировки со 2 февраля 2017 года по 10 февраля 2017 года, выплаченный 23 июля 2018 года

28 февраля 2017 года

23 июля 2018 года

24 июля 2018 года

сумма среднего заработка

НДФЛ с суммы среднего заработка

Кроме того, налоговому агенту при выплате 23 июля 2018 года среднего заработка за время нахождения в командировке в 2017 году, рассчитанного с учетом выплаченной премии по итогам работы за 2016 год, следует представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2017 год. При этом уточнению подлежит раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2017 год, указанная выплата в разделе 2 не отражается.

Памятка "10 шагов к успешной сдаче расчета по форме 6-НДФЛ" поможет сдать отчетность без ошибок. Получить полный доступ к интернет-версии системы ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Также налоговый агент должен представить в налоговый орган уточненную справку по форме 2-НДФЛ за 2017 год.

О том, как отразить в расчете 6-НДФЛ сверхнормативные суточные и средний заработок при командировках, прощенный работнику заем, как исправить ошибки в расчете, рассказывает специалист налоговой службы.

— Дмитрий Александрович, какую дату нужно указывать по строке 110 «Дата удержания налога» раздела 2 расчета 6-НДФЛ — дату, когда НДФЛ должен быть удержан по нормам НК, или же дату, когда налог фактически удержан?

— Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ на дату фактической выплаты дохода. Поэтому в строке 110 раздела 2 расчета 6-НДФЛ надо указать дату фактической выплаты дохода, то есть дату, когда налог должен быть удержан по НК.

— Фирма отправила в банк две платежки: на перечисление зарплаты и налога. На счете не хватило денег, и банк сначала списал НДФЛ (10.10.2016), а через 2 дня — зарплату (13.10.2016). Какие даты нужно указать в разделе 2 расчета за 2016 г. по строкам 110 «Дата удержания налога» и 120 «Срок перечисления налога»?

— Дата получения дохода в виде зарплаты определяется как последний день месяца, за который она начислена (сентябрь). Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Перечисление налога в бюджет ранее выплаты денег работникам из-за того, что банк сначала списал со счета НДФЛ, а через 2 дня зарплату, не может рассматриваться как уплата налога за счет средств налогового агента. В этом примере платежные документы на перечисление заплаты и налога организация направила в банк 10.10.2016. Поэтому я полагаю, что в строке 110 расчета 6-НДФЛ следует отразить именно эту дату. А в строке 120 — 11.10.2016 (день, следующий за днем удержания налога).

— Организация выплачивает сверхнормативные суточные при командировках и выходное пособие при увольнении, превышающее трехкратный размер среднего заработка сотрудника. Как в расчете 6-НДФЛ отразить эти выплаты: только облагаемую НДФЛ часть или полностью?

— Необлагаемый лимит по этим доходам определяют единовременно, а не нарастающим итогом с начала года. Суточные освобождены от НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день при командировке по России и 2500 руб. — за рубежом. А выходное пособие при увольнении не облагается налогом, если укладывается в лимит — три средних месячных заработка работника.

В строке 020 раздела 1 и в строке 130 раздела 2 расчета следует отражать только сверхнормативную часть таких доходов. Суммы в пределах норматива не нужно включать в расчет. Также не облагаемая налогом сумма не отражается в строке 030 раздела 1 расчета.

— На какую дату в разделе 2 расчета по строке 100 показывать средний заработок, начисленный работнику за время нахождения в командировке и выплаченный вместе с зарплатой?

— Командировка относится к периодам, которые оплачиваются по среднему заработку. В служебной командировке работник выполняет трудовые обязанности, а средний заработок за дни командировки — это часть зарплаты. Поэтому сумма среднего заработка, начисленная за дни командировки, признается доходом в последний день месяца, за который этот доход был начислен. Именно этот день и отражается в строке 100 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

— Организация простила работнику беспроцентный заем, заключив с ним 01.07.2016 договор дарения. Налог с этого дохода удерживается из зарплаты. Как в этом случае заполнять раздел 2 расчета 6-НДФЛ: сделать два блока строк 100—140 (отдельно по зарплате и по подаренной (прощенной) сумме) или только один блок?

— Дата фактического получения дохода в натуральной форме — день его передачи, то есть в этой ситуации — 01.07.2016. А дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца, за который она начислена (конец июля). Поскольку даты получения доходов различны, объединить их в один блок строк не представляется возможным. Соответственно, следует заполнять два блока строк 100—140 — отдельно по зарплате и отдельно по подаренной сумме.

— НДФЛ с дивидендов участнику — работнику обособленного подразделения перечислен головным подразделением. Но бухгалтер решил, что это ошибка, написал письмо в инспекцию, и платеж перебросили на КПП обособленного подразделения. В расчете эта сумма отражена по ОП. Позднее выяснилось, что ошибки не было, так как источник выплаты — ГП. Подавать ли новое заявление об уточнении платежа и уточненки 6-НДФЛ по ГП и ОП?

— Источник выплаты дивидендов — головное подразделение ООО. Поэтому НДФЛ должен быть перечислен с реквизитами головного подразделения. Этот доход, а также удержанный с него и перечисленный налог ООО должно отразить в расчете 6-НДФЛ по головному подразделению организации.

Поскольку в этом случае операция была отражена неправильно, организации следует представить уточненные расчеты 6-НДФЛ и заявление об уточнении платежа.

Налогообложение командировочных расходов: общие правила

Работнику, направляемому в командировку, работодатель обязан:

1. Выплачивать среднюю заработную плату — за период нахождения в поездке.

Узнать о том, как она рассчитывается, вы можете в статье «Как рассчитывается среднемесячная заработная плата?».

НДФЛ на среднюю командировочную зарплату начисляется точно так же, как и на обычную в период нахождения человека на штатной должности. В целом по одним и тем же принципам командировочная и обычная зарплата отражаются в налоговой отчетности (но здесь есть нюансы — мы рассмотрим их далее в статье).

2. Оплачивать проезд и проживание там, куда человек командируется.

Налогом такие расходы не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ). Сведения о них после командировки в 6-НДФЛ не отражаются.

3. Выдавать суточные.

Это суммы, которые работник может использовать в личных целях — как правило, связанные с оплатой питания, общественного транспорта и такси внутри населенного пункта, в который он уехал.

Узнать больше о размере суточных, на которые вправе рассчитывать работник в командировке, вы можете в статье «Каков размер суточных при командировках в 2017–2018 годах?».

В предусмотренном законом порядке суточные облагаются НДФЛ и подлежат отражению в налоговой отчетности.

Рассмотрим подробнее особенности исчисления и отражения в форме 6-НДФЛ тех компонентов командировочных выплат, которые облагаются НДФЛ, — средней зарплаты и частично суточных.

Зарплата в командировке: сроки выплаты

Владение информацией о сроках перечисления физлицу облагаемых налогом выплат — важнейшее условие корректного заполнения формы 6-НДФЛ.

Командировочная зарплата (которая начисляется, как мы уже отметили выше, на основе среднего заработка) выплачивается работнику в те же сроки, что и основная зарплата, поскольку является одним из вариантов оплаты труда, частью зарплаты как таковой (ст. 167, 139 ТК РФ).

Если зарплата переводится на карту работника, то каких-либо практических сложностей в соблюдении сроков ее выплаты, как правило, не возникает (исключение — если, например, в населенном пункте, куда уехал командированный, нет банкоматов и эквайринга в силу того, что он удален от сетей связи).

Если зарплата традиционно выдается через кассу организации (либо имеют место отмеченные технические трудности в пользовании картой), то работодателю следует воспользоваться доступными альтернативами — так, чтобы сотрудник в командировке вовремя получил свою зарплату. В федеральном законодательстве на этот случай предлагается осуществление денежного перевода за счет работодателя (п. 11 Положения по постановлению Правительства России от 13.10.2008 № 749).

На практике командировочная часть зарплаты может быть включена в расчет:

• аванса (зарплаты за первые полмесяца);
• основной зарплаты (за вторую половину месяца).

В зависимости от того, в какую часть зарплаты включена ее «командировочная» составляющая, определяется порядок отражения данной составляющей в 6-НДФЛ. Рассмотрим, какие здесь есть варианты.

Как отразить командировочную зарплату в 6-НДФЛ

Заработная плата признается доходом физлица по состоянию на последний день месяца, за который она рассчитана. А налог с нее удерживается со следующей ближайшей выплаты (как правило, до 15-го числа следующего месяца).

То есть НДФЛ по командировочной составляющей зарплаты будет:

1. Исчислен (на основании признания дохода физлица полученным) — в конце месяца (вне зависимости от того, во что включены командировочные — в аванс или основную зарплату).
2. Удержан — одновременно с выплатой основной части зарплаты.
3. Перечислен в бюджет — на следующий день после удержания.

Таким образом, в отчете 6-НДФЛ показываются (в части суммы среднего заработка в период командировки и НДФЛ, который на нее начислен):

1. В разделе 1 отчета:

• в графе 020 — сумма командировочных;
• в графах 040 и 070 — исчисленный и удержанный с этой суммы налог.

2. В разделе 2 отчета:

• в графе 100 — последний день месяца, за который начислен средний заработок;
• в графе 110 — дата фактического удержания НДФЛ со среднего заработка (то есть день выплаты основной части зарплаты);
• в графе 120 — следующий рабочий день за тем днем, который указан в предыдущей графе;
• в графе 130 — сумма дохода;
• в графе 140 — НДФЛ.

Далее расскажем, как отразить в 6-НДФЛ командировочные выплаты в части суточных.

Налогообложение сверхлимитных суточных: общие моменты

Суточные не облагаются налогом в пределах сумм на одного работника (п. 3 ст. 217 НК РФ):

• 700 рублей в день — при командировках по России;
• 2500 рублей в день — при зарубежных командировках.

Суммы, подпадающие под указанный лимит, никак не должны отражаться в отчете 6-НДФЛ.

В этом принципиальное отличие суточных от налоговых вычетов, которые, в предусмотренных законом случаях снижая НДФЛ до нуля, тем не менее подлежат отражению в отчетности.

Налогооблагаемые же суточные, как и зарплата, подлежат включению в налоговую отчетность. При этом суточные признаются доходом в конце месяца, в котором бухгалтерией утвержден авансовый отчет вернувшегося из командировки сотрудника (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ).

Отчет сотрудник сдает в течение 3 дней после возвращения на работу. Срок утверждения принятого отчета определяет сам работодатель (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). По аналогии с зарплатой налог со сверхлимитных суточных, которые признаются доходом по состоянию на конец месяца, удерживается с ближайшей следующей заработной платы (на практике — с одной из ее частей, аванса или основной суммы). Не имеет никакого значения, когда сотрудник получил суточные фактически, — момент их получения на руки никак не отражается в отчетности и не влияет на порядок ее составления.

Рассмотрим на примере, каким образом осуществляется фиксация командировочных в 6-НДФЛ, если они представлены сверхлимитными суточными.

Как отразить сверхлимитные суточные в 6-НДФЛ: пример

Иванов А. А. 20 июня 2018 года поехал в командировку на 15 дней, получив на руки суточные в сумме 15 000 рублей. По возвращении он подготовил авансовый отчет и сдал его в бухгалтерию 7 июля. За июль Иванов получил зарплату 15 августа.

Бухгалтерии нужно будет:

1. Исчислить налогооблагаемую сумму сверхлимитных суточных.

Это просто: 15 000 делим на 15 — получается 1000 рублей в день. Из них 300 — налогооблагаемый доход работника. Всего за командировку — 4500 рублей.

2. Отразить в отчете 6-НДФЛ за 9 месяцев (в части налогооблагаемых сумм по сверхлимитным суточным):

• в графе 020 — 4500 рублей дохода;
• в графах 040 и 070 — по 585 рублей (исчисленный и удержанный налог).

• в графе 100 — 31.07.2018 (дата, когда суточные признаны доходом);
• в графе 110 — 15.08.2018 (НДФЛ удержан с суточных — с ближайшей зарплаты относительно дня их признания налогооблагаемым доходом);
• в графе 120 — 16.08.2018 (НДФЛ перечислен в бюджет);
• в графе 130 — 4500 рублей (доход в виде суточных);
• в графе 140 — 585 рублей (НДФЛ с суточных).

Рассмотренные нами сроки исчисления и отражения в отчете 6-НДФЛ командировочных выплат определяются в привязке к статусу физического лица как работника организации. Но как быть с этими процедурами в случае, если на момент признания суточных полученным и налогооблагаемым доходом работник уволен? Этот сценарий можно отнести к числу особых — ознакомимся с порядком действия бухгалтерии при нем.

Особые сценарии: отчетность по суточным при увольнении работника

Для наглядности рассмотрим еще один пример.

Иванов А. А. сдал отчет по командировке 5 июля 2018 года, затем, проработав в компании до 16 числа, написал заявление об увольнении. Стороны договорились прекратить трудовые правоотношения с 17 июля и произвести все расчеты.

Возникает вопрос — как удержать НДФЛ (и отразить его в отчетности), если день, в котором сверхлимитные суточные признаются доходом — 31 июля 2018 года — наступает позже дня увольнения работника?

В этом случае НДФЛ подлежит удержанию одновременно с расчетами при увольнении. В форме 6-НДФЛ фиксируются (в разделе 2):

• в графе 100 — 31.07.2018 (дата признания дохода в виде сверхлимитных суточных полученным);
• в графе 110 — 16.07.2018 (дата удержания НДФЛ — в рамках расчетов в день увольнения);
• в графе 120 — 17.07.2018 (дата перечисления налога в бюджет).

Столь необычный подход, при котором дата удержания и перечисления налога в бюджет предшествует дате признания налогооблагаемого дохода полученным, предложен сотрудником ФНС в одном из интервью профильным СМИ. Ознакомиться с материалом можно на сайте ведомства по этой ссылке.

Альтернативный подход озвучен в письме ФНС России от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@ — оно касается отпусков с последующим увольнением, но по правовой аналогии некоторые его положения применимы и к рассматриваемому случаю. В письме ведомство рекомендует фиксировать в графе 100 раздела 2 формы дату увольнения — ссылаясь на п. 2 ст. 223 НК РФ (и, как следствие, нужно проставлять ту же самую дату в графе 110).

Особые сценарии: однодневная командировка

К числу «особых сценариев» можно также отнести тот, при котором командировка сотрудника длится только один день.

Дискуссионный момент здесь вот в чем. С одной стороны, в п. 11 Положения по Постановлению № 749 сказано, что суточные не выдаются работнику, отправленному в командировку, если он имеет возможность каждый день возвращаться на постоянное место жительства. Как следствие, если работодатель всё же выдает в этом случае суточные, они — по мнению налоговиков и некоторых судов — подлежат налогообложению на общих основаниях как трудовой доход гражданина (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 14.12.2011 № А27-2997/2011, письмо ФНС России по Москве от 07.05.2009 № 20-15/3/045313@).

С другой — очевидно, что суточные выдаются в целях компенсации личных расходов сотрудника, которые, скорее всего, будут даже при однодневной командировке. Эти расходы могут быть значительными, и работодатель обязан их возмещать — в силу требований ст. 167 ТК РФ. Как следствие, «однодневные» суточные по существу правомерно рассматривать как выплаты, аналогичные по назначению суточным, которые выплачиваются при многодневных командировках. Эта позиция также находила отражение в судах (постановление ФАС Московского округа от 26.04.2012 № А40-83149/11-116-236).

Точку в споре несколько лет назад поставил ВАС РФ, посчитав более весомой позицию, по которой НДФЛ на однодневные суточные начислять неправильно — прежде всего, в силу того, что они нацелены на компенсацию личных расходов работника. Они выдаются не для того, чтобы он получал выгоду, и не должны рассматриваться в качестве налогооблагаемого дохода (с учетом лимита, разумеется). Данная оценка была отражена в постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12.

Командировочные делятся на два типа: командировочная часть зарплаты и суточные. Первый тип выплат отражается в 6-НДФЛ точно так же, как обычная зарплата, поскольку является ее частью. Суточные показываются как налогооблагаемый доход только по суммам, превышающим установленный п. 3 ст. 217 НК РФ ежедневный лимит.