Содержание
- 1 Особенности отправки документов Почтой России
- 2 Какие документы не рекомендуется отправлять почтой
- 3 Алгоритм действий для отправки документов по России
- 4 Какой вид отправки лучше выбрать
- 5 Возможные риски
- 6 Как отправлять
- 7 Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
- 8 Отправка заказного письма с описью вложения
- 9 Цена на отправку заказного письма и дополнительные услуги
Когда вопрос заходит о пересылке документации, большинство людей и компаний пользуется электронной почтой. Но она не всегда может помочь, особенно в случае, когда необходимо предъявлять оригинал с мокрой печатью, или документ вообще нужно сдать. Тогда на выручку приходит почта, осуществляющая доставку писем на территории страны. А чтобы избежать потери и порчи, следует рассмотреть, как отправить важные документы по Почте России, не получив при этом проблем.
Особенности отправки документов Почтой России
Пересылка важных бумаг в другой город с помощью государственного предприятия Почта России позволяет не пользоваться услугами маршрутчиков или посредников. У этой компании есть свои особенности:
- каждое отправление уходит официально, у клиента есть квитанция об отправке, и в случае потери сотрудники будут отвечать за некомпетентность;
- важные бланки можно застраховать, тогда почта выплатит компенсацию в размере оценки послания клиентом;
- адресат сможет получить отправление не только дома, но и на работе, либо в ином месте;
- конверты не могут вскрывать, а значит, что конфиденциальность переписки будет соблюдена;
- на услуги Почты России действуют низкие тарифы, и за 200-300 рублей заказное письмо сможет дойти с одного конца страны в другой.
Какие документы не рекомендуется отправлять почтой
В списке запрещенных для пересылки по России документы не числятся, в отличие от международных отправлений. В другую страну не получится переслать экстремистскую литературу, агитационные материалы и прочие двусмысленные образцы. В остальном все отправляется по выбору клиента, но можно сказать, что особо важные документы лучше не отправлять по почте, поскольку есть вариант потери или порчи. В этой ситуации лучше создать заверенную копию и отправить государственной компанией.
Кроме того, нежелательно пересылать бумаги, которые необходимы быстро, поскольку учреждение часто допускает нарушения сроков, и как итог конверты приходят с опозданием. В некоторых случаях выручает экспресс-доставка, но даже в ней случаются сбои, и на Почту России лучше не рассчитывать при срочной потребности.
Алгоритм действий для отправки документов по России
Чтобы переслать бумаги, нужно обратиться в отделение Почты России и выбрать вариант отправления, причем сначала заполняются сопровождающие бумаги и приобретается конверт. Лучше выбрать пластиковый вариант, поскольку он более защищен от влаги, и его сложнее вскрыть неподготовленному человеку. Документы желательно оценивать, при этом допускается указывать любую сумму, но от нее будет взиматься и процент, который добавляется к базовой стоимости.
Важно! Чтобы исключить вскрытие конверта и утерю отдельных бумаг, также лучше заказывать опись. Это листок, на котором указывается ценность отправления и содержимое, причем список проверяется и подтверждается сотрудником почты. Далее на конверте указываются реквизиты получателя, и производится оплата, только тогда клиент получает квитанцию и может уведомлять адресата об отправке.
Какой вид отправки лучше выбрать
Всегда, если документы важные, лучше не брать обычные письма, поскольку их часто воруют, а сроки доставки чаще всего нарушаются. В связи с этим, наиболее частым вопросом является то, каким письмом отправить документы. Поэтому лучше выбрать заказное письмо с уведомлением, поскольку это не только более надежный вариант, но отправителю еще и приходит сообщение, когда адресат забрал отправление. Но действительно важные бумаги следует пересылать ценным письмом, в котором сделана опись вложения.
Человек не только оговаривает стоимость содержимого, которая будет возмещена при утере или повреждении послания. Это так называемое страхование, и почте будет попросту невыгодно терять или вскрывать конверт. Как и заказное послание, такой конверт вручается под расписку и в почтовый ящик ни в коем случае не бросается во избежание кражи. Поэтому если документы не должны дойти срочно, то можно выбрать заказной вариант, но при высокой важности следует пересылать бумаги ценным письмом в его экспресс-варианте, это обойдется дороже, зато задержка практически исключена.
Возможные риски
При желании отправить документы по Почте России следует учитывать, что компания по доставке не исключает некоторых рисков:
- конверт может помяться или пострадать из-за неаккуратных действий сотрудников;
- надеясь на ценное содержимое, конверт могут украсть или вскрыть;
- сроки доставки даже экспресс-письма часто задерживаются, что может привести к сбоям в работе.
Пересылка документов по почте не запрещена законами, но самому отправителю нужно быть осторожнее, чтобы важные бумаги остались неповрежденными. Рекомендуется заказывать экспресс-отправку, чтобы избежать опоздания, а также оценивать послание, чтобы получить компенсацию, если возникнет форс-мажорная ситуация, приведшая к утере письма.
Отправляете важные или конфиденциальные документы?
- Воспользуйтесь платной опцией по доставке «Лично в руки» и будьте уверены, что ваше отправление будет доставлено нужному получателю.
- Доставка осуществляется только при предъявлении получателем документа, подтверждающего личность.
- Услуга доступна только на территории России.
Хотите быть уверены в успешной доставке своего отправления?
- Воспользуйтесь платной услугой компании ЭКСПРЕСС-ПОЧТА по предоставлению копии накладной с подписью получателя, и мы вам предоставим документальное подтверждение доставки.
- Чтобы воспользоваться услугой, просто укажите «с уведомлением» в графе накладной «Параметры услуги», и не забудьте указать адрес электронной почты для предоставления сканированных копий.
Отправляете важные документы? Хотите быть уверены в комплектности отправки?
- Воспользуйтесь дополнительной услугой «Опись вложения»!
- При приеме отправления курьер или сотрудник экспресс-центра сверят принимаемые документы с описью и подпишут бланк о составе отправления.
- Услуга доступна для всех клиентов на территории РФ.
- Услуга по возврату сопроводительных документов – незаменимая опция для вашего бизнеса!
- ЭКСПРЕСС-ПОЧТА организует доставку любых возвратных документов за подписью получателя.
Услуга доступна для клиентов, сотрудничающих с нами по договору, на всей территории России.
Выбирая услугу «Возврат документов» вы получаете:
- Гарантию возврата необходимых документов
- Единый удобный сервис по доставке грузов с документами
- Экономию на затратах
Ваши отправления мы перевозим максимально бережно. Для дополнительной гарантии сохранности ваших почты и грузов и для увеличения размера компенсации мы предлагаем воспользоваться услугой по объявлению ценности отправления.
Стоимость услуги — всего 1% от объявленной ценности вашего отправления без учета НДС.
- Чтобы воспользоваться услугой, достаточно просто указать стоимость вашего отправления в графе «Страхование», в накладной. В случае маловероятной его потери или повреждения мы компенсируем вам стоимость отправления. Объявленная ценность не может превышать документально подтвержденную стоимость.
- Ответственность компании ЭКСПРЕСС-ПОЧТА за отправления ограничена 1000 руб. за почтовые отправления и 10 000 руб. — за грузовые отправления, доставляемые по одной накладной, если клиент не объявил более высокую ценность. Почтовым отправлением считается отправление весом до 20 кг включительно.
Воспользуйтесь нашей дополнительной услугой «Объявленная ценность для отправлений с документами» при доставке самых важных документов. В случае маловероятной потери или повреждения пересылаемых документов вы получаете гарантированную компенсацию вашего времени на восстановление этих документов.
Стоимость услуги – 100 рублей без НДС.
-
Услуга доступна для отправлений, содержащих только документы.
Компенсация выплачивается при предъявлении претензии в соответствии с действующими правилами перевозки отправлений.
Чтобы воспользоваться услугой, достаточно просто указать 10 000 рублей в графе «Страхование», в накладной.
Заказное письмо – почтовое отправления, предназначенное для ведения личной переписки, пересылки документов, открыток, бумаги. В отличие от простого письма заказное вручается лично в руки адресата или его законного представителя. При отправке заказной письменной корреспонденции можно воспользоваться услугой «уведомление о вручении» или «СМС-уведомление», которые проинформируют отправителя о вручении, отправленного им письма.
Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым почтовым отправлением, которому присваивается индивидуальный трек-номер (или по-другому почтовый идентификатор). С помощью трек-номера на сайте Почты России можно производить отслеживание движения письма от момента его приема и первичной обработки до момента выдачи. Информация, а точнее статус состояния письма, при отслеживании может отображаться с некоторой задержкой и неточностями. Поэтому полностью полагаться на эту информацию не стоит.
Письменная корреспонденция, как и другие виды отправлений почтой, имеет ряд ограничений:
Как отправлять
Отправить заказное письмо можно в любом подразделении Почты России. Отправка осуществляется через оператора.
- Купите подходящего размера конверт, вложите в него предназначенные к отправке документы, запечатайте и укажите на нем адрес, индекс и ФИО адресата и отправителя.
- Если необходимо уведомлением о вручении — возьмите в отделении бесплатный бланк ф. 119 и заполните его.
- Передайте конверт (и бланк) оператору, указав, что желаете отправить заказное письмо. После этого почтовым работником будет произведено взвешивание отправления и регистрация в системе.
- Оплатите услугу доставки и заберите чек, в котором будет указан уникальный почтовый идентификатор для отслеживания.
Отправлять заказные письма можно в любом конверте вне зависимости от того, какая литера (буква) на нем нанесена. Литера – это особый знак почтовой оплаты, является аналогом почтовой марки.
Если вы отправляете заказную письменную корреспонденцию тяжелее 20 грамм в конверте с литерой D, либо письмо весом до 20 грамм в конверте с литерой А – то на него оператор доклеит марки на нужную сумму, либо оставшуюся часть суммы занесёт через систему. Производить отправителю какие-то самостоятельные действия по наклеиванию марок не обязательно.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Уведомление о вручении – это специальный документ, который проинформирует отправителя письма о том, что оно доставлено и вручено адресату или его законному представителю. В документе будет стоять подпись получателя, указано время и дата вручения. Уведомления бывают простые и заказные. Первое будет опущено в почтовый ящик, второе вручается лично в руки.
Уведомление о вручении представляет собой бланк (форма 119), который переправляется вместе с письменной корреспонденцией, а после вручения ее направляется по обратному адресу.
Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, отправителю необходимо самостоятельно заполнить бланк ф 119. Форму можно взять в любом отделении Почты России абсолютно бесплатно и там же ее заполнить. После заполнения документ вместе с письмом передается оператору.
Образец заполнения:
На лицевой стороне формы указываются данные именно отправителя письма, который в последующем станет получателем этого уведомления.
Помимо письменного информирования о вручении у почты есть услуга СМС-информирования. Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить специальный бланк, который можно спросить на почте. Стоимость одного СМС-сообщения – 10 рублей.
Заказное письмо можно отправить 1 классом – это ускоренный вид доставки (авиапересылка). За ускоренную доставку самолетом необходимо будет доплатить, цена зависит от веса, расстояния пересылки и места (региона РФ) отправки. «Первый класс» наиболее актуален для населенных пунктов, между которыми предусмотрено авиасообщение. Как отправить заказное письмо 1 классом? Сообщите о своем намерении оператору. Дополнительные документы и бланки заполнять не требуется.
Отправка заказного письма с описью вложения
Опись вложения – это специальный документ, в котором указывается перечень вложений в почтовое отправление и их ценность. Письмо или посылка с таким сопроводительным документом по желанию адресата в момент получения может быть вскрыто в присутствии сотрудника почты с целью сверки содержимого с описью. В случае утери или повреждения одного из предметов или почтового отправления в целом – Почта России выплачивает компенсацию, которая напрямую зависит от объявленной ценности.
Отправить заказное письмо с описью вложения – нельзя! Данная услуга доступна только для ценной письменной корреспонденции.
Ценное письмо представляет собой абсолютно тоже самое, что и заказное, с единственным отличием – для ценной письменной корреспонденции указывается объявленная ценность, а стоимость его отправки становится выше.
Для отправки ценной письменной корреспонденции с описью вложения необходимо заполнить два бланка ф. 107. Один пересылается вместе с почтовым отправлением, второй остается у отправителя. Бланки выдаются бесплатно в отделениях связи, также их можно заполнить онлайн на официальном сайте Почты России и после этого распечатать.
Образец:
Отправка письменной корреспонденции с объявленной ценностью осуществляется в любом отделении почтовой связи через оператора. На конверте с письмом нужно указать его ценность. Если отправление с описью вложения, то конверт необходимо передавать в открытом виде. Сотрудник должен произвести сверку содержимого с предметами, которые отправитель укажет в форме 107.
Цена на отправку заказного письма и дополнительные услуги
Цена на отправку заказной письменной корреспонденции зависит от веса. Стоимость первых 20 грамм составляет 50 рублей без НДС и 60 рублей с НДС. За каждые последующие полные/неполные 20 грамм веса придется доплатить 3,00 или 3,60 рублей соответственно наличию НДС.
НДС – налог на добавленную стоимость, в России с 1 января 2019 года он равен 20%. Почтовое отправление, оплаченное марками, налогом на добавленную стоимость не облагается. То есть, оплачивая марками, можно сэкономить 20%.
Вид отправления | Вес/харастеристика | Цена без НДС | Цена с НДС |
---|---|---|---|
Заказное письмо | первые 20 грамм | 50 | 60 |
последующие полные/неполные 20 грамм | 3,00 | 3,60 | |
Ценное письмо | первые 20 грамм | 110 | 132 |
последующие полные/неполные 20 грамм | 3,00 | 3,60 | |
Уведомление о вручении | простое | 22,92 | 27,50 |
заказное | 56,67 | 68 | |
Плата за объявленную ценность письма | за каждый полный/неполный 1 рубль | 0,03 | 0,04 |
Марки на конверт можно наклеить самостоятельно или это сделает оператор. Работа последнего платная.
Оплата «уведомлений о вручении» марками с 2019 года отменена. Поэтому для всех категорий пользователей актуальным является тариф с НДС.
Если необходима опись вложения, то в обязательном порядке потребуется «проверка соответствия вложения описи вложения», за что также нужно будет заплатить.
Цена на некоторые дополнительные услуги Почты России зависит от субъекта РФ. Ниже в таблице представлены тарифы, действующие в 2019 году в крупнейших городах нашей страны.