Сколько хранятся заявления на отпуск

Каждая фирма, осуществляющая предпринимательскую деятельность, обязана хранить заявления сотрудников, соблюдая срок хранения приказов и заявлений на отпуск, который устанавливается существующими нормативно-правовыми документами. Это относится как к частным, так и к государственным организациям. Сколько лет хранятся заявления на отпуск и приказы на отдых работников без сохранения заработной платы? Законодательство предусматривает множество случаев, существует разделение на три основные категории документов:

1. Организационные.
2. Распорядительные. К ним относятся приказы, указания.
3. Справочно-информационные.

Общие правила

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Важно! Законодатель обязывает фирму хранить документы в архиве предприятия. Доступ к архиву должны иметь только уполномоченные на это лица, чтобы не произошло неправомерного распоряжения. ФЗ № 125 дает четкое определение тому, чем является архивный документ. Он наделяет это понятие следующими характеристиками: нахождение на материальном носителе, данные, хранящиеся в архиве должны обладать общественно-государственной важностью.

Приказы и заявления принято хранить в архиве фирмы. Их могут добавлять к личному делу трудящегося или содержать в специальной папке. Если официальные бумаги хранятся в папке, то создается отдельная папка для приказов на отпуск и заявлений на период в 75 лет, 5 лет.

Документы об отпусках

Что касается отпуска, то здесь законодательством предусмотрено несколько видов ситуаций. 75 лет будет содержаться официальная бумага на отдых, если она дает предоставление сотруднику на отдых без сохранения заработной платы, если она выдается с целью ухода за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 75 лет – это значительный период. В течение такого длительного срока фирма содержит в архиве лишь те документы, которые имеют существенное значение.

5 лет в архиве компании, где работает человек, будет лежать официальная бумага, касающаяся оплачиваемого отдыха. Также будут наличествовать приказы, связанные с изменением срока отпуска и отзывом работника из него.

Законодательство обязывает фирму устанавливать надлежащий контроль над хранением официальных бумаг. Чаще всего приказы и заявления содержатся в личном деле трудящегося. Они также могут храниться в специальной папке. Законодательством четко определено место, где хранить официальные бумаги. Этим местом является архив.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Любое поданное трудящимся заявление будет храниться в течение 5 лет, если предприятие не создает дела о каждом трудящемся в организации.

ФЗ № 125 от 22 октября 2004 года и Постановление Правительства Российской Федерации обозначили перечень обязанностей, которые должны выполнять фирмы, чтобы обеспечить сохранность официальных бумаг. Ст. 3 ФЗ № 125 дает определение понятию «архивный документ».

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Сроки хранения приказов и заявлений на отдых могут варьироваться. В одних случаях срок составляет многое время – 75 лет, а в других – 5. Документация, хранящаяся в организации, содержится либо в специальной папке, которая создается, основываясь на определенном принципе, либо в личном деле сотрудника предприятия. 75 лет хранятся заявления на отдых, если предприятием предоставляется отдых без сохранения заработной платы, если выдается отпуск, чтобы ухаживать за ребенком, еще не достигшим 3-летнего возраста. 5 лет будут храниться документы, связанные с ежегодным оплачиваемым отпуском. Заявления и приказы, касающиеся изменения срока и времени отпуска и отзыва из отпуска, также должны храниться в течение 5-летнего срока.

Статьи по теме

Узнайте, какой срок кадровик обязан хранить письменную просьбу работника о предоставлении ему отпуска. Ищите 2 памятки-подсказки от опытного эксперта-кадровика.

Скачайте документы по теме:

Срок хранения заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск

Сроки хранения документов по личному составу указаны в двух нормативно-правовых документах:

• ст. 22.1 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (далее — Закон № 125);
• перечне, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Началом срока хранения считают 1 января того года, который непосредственно следует за годом окончания делопроизводства, а не дату создания документа (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

1. Сколько хранятся заявления на отпуск

По общему правилу, все документы по личному составу хранят в течение определенного периода с учетом времени их создания и окончания делопроизводства (ст. 17 закона № 125-ФЗ.

1. Срок хранения приказа и заявления на отпуск, приобщенного к личному делу сотрудника, составляет:

• 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года;
• 50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года.

Письменная просьба работника о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска приобщается к приказу руководителя на предоставление отпуска. Пунктом 19 Перечня установлено, что такие документы следует хранить 5 лет, если они не были приобщены к личному делу сотрудника. Необходимо учитывать, в зависимости от вида предоставляемого отдыха, от условий работы сотрудника срок хранения заявлений на отпуск работников может отличаться.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как хранить документы в кадровой службе . Из статьи вы узнаете, какие документы обязательны для хранения, каковы условия хранения, какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами.

Сколько хранить заявления на отпуск

Заявление на отпуск, подшитое в личное дело, необходимо хранить не менее 75 лет, если оно закончено делопроизводством до 1 января 2003 года. Если личное дело закончено после 2003 года, хранить его нужно не менее 50 лет. Это очень важно учитывать для надлежащего применения пунктов 656, 665 Перечня, утвержденном приказом Министерства культуры России от 25 августа 2010 года №558.

Такое понятие как «личное дело», порядок наполнения этого документа определен только для государственных служащих. Положение о персданных государственного гражданского служащего Российской Федерации и о ведении личного дела утверждено Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609. В Положении установлен перечень обязательных документов, которые нужно включить в личное дело.

В этом перечне отсутствует заявление о предоставлении отпуска. Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, создаст он отдельные папки, куда будут включены соответствующие заявления, или включит их в состав личного дела сотрудника. В зависимости от этого хранение заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск должно осуществляться 75, 50 или 5 лет соответственно.

Памятка от эксперта-кадровика. Сроки хранения кадровых документов в организации

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников

Независимо от того, куда будут подшивать заявление на отпуск, каким годом было закончено делопроизводство, для отдельных категорий работников хранить такие документы необходимо 75 лет. К таким категориям относятся сотрудники, работающие во вредных, опасных условиях.

Личные дела руководителей, в которые помещены заявления о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, хранят постоянно. Документы по личному составу, образовавшиеся в период государственной службы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет, не учитывая дату их создания (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ).

Для кадровых отделов госструктур разработаны соответствующие акты, которыми регламентируется организация подготовки и хранения внутренних документов. Несмотря на это все нормативно-правовые акты объединяет следующее:

• 5 лет хранят заявления на ежегодные оплачиваемые и учебные отпуска, не помещенные в состав личных дел;
• 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников, работающих во вредных, опасных, тяжелых условиях;
• 75 лет хранят заявления на отпуск от сотрудников государственной службы, которая не является государственной гражданской службой;
• бессрочно хранят заявления на отпуск, полученные от руководителей, если такие заявления находятся в составе личных дел;
• от 75 до 50 лет (в зависимости от года окончания делопроизводства) хранят заявления на отпуск во всех остальных случаях, если они размещены в составе личных дел.

Для акционерных обществ основной порядок и сроки хранения кадровых документов установлен постановлением ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 года под № 03-33/пс. Хранение документов по личному составу обеспечивает единоличный исполнительный орган по месту нахождения юридического лица.

Все прочие организации, относящиеся к частной форме собственности, вправе устанавливать свой порядок ведения дел и хранения документов по личному составу, учитывая все правила соответствующего Перечня. Требования к сортировке, хранению кадровых документов работодатель устанавливает локальными нормативными актами с учетом требований действующего законодательства.

Где хранят заявления на отпуск сотрудников

Ответ на вопрос, где хранятся заявления на отпуск, зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Общий порядок ведения документооборота в каждой организации, в том числе и правило ведения, хранения кадровых документов, конкретная организация вправе установить самостоятельно. Важно учитывать требования действующего законодательства (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ). Исключением являются те организации, в которых соответствующий порядок закрепляется на законодательном уровне.

Заявление на отпуск, где должно храниться на практике

На практике многие организации хранят письменные заявления сотрудников:

• в личных делах, если они ведутся;
• помещают в отдельные дела;
• группируют с распоряжениями.

От того, где хранить заявления на отпуск, зависит и конкретный срок их хранения. Личные дела должны храниться от 75 до 50 лет в зависимости от даты окончания делопроизводства. При этом отдельные папки, в которые помещены заявления или сгруппированы приказы с заявлениями можно уничтожить уже через пять лет (ст. 22.1Закона № 125-ФЗ и п. 665 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы. Основные рекомендации к устройству хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года под № 526. Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

Памятка эксперта-кадровика. Как оформлять дела по личному составу

Где хранить приказы на отпуск

Ответ на вопрос, где хранятся приказы на отпуск, также зависит от порядка хранения кадровых документов по личному составу в конкретной организации. Распоряжения можно поместить в личных делах сотрудников, если их ведут в организации, разместить в отдельных делах или сгруппировать с заявлениями. В зависимости от этого устанавливается срок хранения. Например, приказы, размещенные в отдельных делах и сгруппированные с письменными заявлениями сотрудников достаточно хранить в течение пяти лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, каким способом уничтожить документы с истекшим сроком хранения . В статье описаны все варианты безопасного и надежного уничтожения документов, у которых истекли установленные сроки хранения.

Срок хранения заявления на отпуск зависит от вида отпуска, от того, куда помещен такой документ. Для хранения кадровых документов организации следует оборудовать специальные помещения, например, сейфы или запирающиеся шкафы.

Коммерческие организации вправе не соблюдать установленные требования к хранилищам. Достаточно обеспечить лишь такое хранение, которое позволит предотвратить несанкционированное использование документов, предотвратит попадание света и пыли.

Доброе утро! Подскажите пожалуйста, сколько хранятся заявление на ежегодный отпуск и отпуск без сохранения? Приказы и заявления на отпуск хранятся вместе или раздельно?

Ответы пользователей

25 декабря 2017 в 08:56

Здравствуйте, Алёна! Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были созданы. Статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа "Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел " со сроком хранения 5 лет. Если заявления об отпуске сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Если же Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).В отличие от приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и других приказов по личному составу, срок хранения которых установлен не менее 75 лет, приказы о предоставлении отпусков, а также приказы о взысканиях нужно хранить только пять лет.Если у Вас по внутренним правилам делопроизводства определено хранение приказов на отпуск без сохранения зарплаты совместно с заявлениями о предоставлении таких отпусков, то срок хранения обоих видов документов будет 5 лет.