Сроки ответов на запросы организаций

Дата публикации: 17.02.2015

Дата изменения: 17.02.2015

Порядок рассмотрения обращений физических и юридических лиц по общим вопросам, в том числе с запросом о предоставлении информации

Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам, согласно статье 2, п.1.

Согласно статье 5, при рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Требования к письменному обращению, согласно статье 7:

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения

1. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 настоящего Федерального закона.

4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 настоящей статьи, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Статья 9. Обязательность принятия обращения к рассмотрению

1. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

2. В случае необходимости рассматривающие обращение государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.

Статья 10. Рассмотрение обращения

1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости – с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

4. Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Статья 11. Порядок рассмотрения отдельных обращений

1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Статья 13. Личный прием граждан

1. Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.

5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Обязано ли юридическое лицо отвечать на запросы государственных органов, муниципальных образований? Если "да", то в какой срок. Мы получили запрос от Администрации города о предоставлении информации о нашей лаборатории качества? Спасибо)

Ответ

Обязанность отвечать на запросы государственных органов, органов (должностных лиц), осуществляющих государственный контроль (надзор), государственный финансовый контроль, муниципальный контроль, муниципальный финансовый контроль, устанавливается законами, регулирующими деятельность конкретных органов.

Гость, знакомьтесь — Правобот!

За неисполнение указанной обязанности виновные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст.19.7 КоАП РФ.

Так, например, согласно ст.26.10 КоАП РФ должностное лицо, в производстве которых находится дело об административном правонарушении, вправе вынести определение об истребовании сведений, необходимых для разрешения дела, в том числе сведений (информации), необходимых для расчета размера административного штрафа. Истребуемые сведения должны быть направлены в трехдневный срок со дня получения определения, а при совершении административного правонарушения, влекущего административный арест либо административное выдворение, незамедлительно.

Запросы контролирующих органов также могут направляться в соответствии со ст.11 Закона № 294-ФЗ, которые должны исполняться в течение 10 рабочих дней с момент получения мотивированного запроса.

Таким образом, для определения законности указанного в вопросе запроса и соответственно наличия обязанности по ответу на него необходимо знать, какой орган (должностное лицо) администрации, в каких целях (запрос должен быть мотивированным) и какую информацию (информация должна быть необходима для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности) запрашивает.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях

«Статья 19.7. Непредставление сведений (информации)

Непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу), орган (должностному лицу), осуществляющий (осуществляющему) государственный контроль (надзор), государственный финансовый контроль, муниципальный контроль, муниципальный финансовый контроль, сведений (информации), представление которых предусмотрено законом и необходимо для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности,* либо представление в государственный орган (должностному лицу), орган (должностному лицу), осуществляющий (осуществляющему) государственный контроль (надзор), государственный финансовый контроль, муниципальный контроль, муниципальный финансовый контроль, таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных статьей 6.16, частями 1, 2 и 4 статьи 8.28.1, частью 2 статьи 6.31, частью 4 статьи 14.28, статьями 19.7.1, 19.7.2, 19.7.2-1, 19.7.3, 19.7.5, 19.7.5-1, 19.7.5-2, 19.7.7, 19.7.8, 19.7.9, 19.8, 19.8.3 настоящего Кодекса, –

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц – от трех тысяч до пяти тысяч рублей».

2. Постановление 7 ААС от 16.02.2012 № А03-12686/2011

«В рамках административного расследования Управлением Росприроднадзора от администрации ТК «АлтайКранСервис», ЗАО ТК «Спецтехника» истребован ряд документов, а именно: правоустанавливающие документы на земельный участок; правоустанавливающие документы, определяющие деятельность хозяйствующего субъекта (устав, положение, свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ); правоустанавливающие документы на здания, сооружения, помещения; разрешительные документы в области природопользования (лимиты на размещение отходов), приказ о назначении ответственного должностного лица за соблюдение природоохранного законодательства, приказ о назначении руководителя; доверенность на представителя для участия в административном расследовании; договоры на транспортировку или приемку отходов; копии платежных документов за услуги по вывозу и утилизации твердых бытовых и производственных отходов на конечные объекты размещения; сведения в форме справки об источниках водоснабжения, водоотведения, теплоснабжения, с приложением подтверждающих договоров, соглашений, свидетельство о регистрации права собственности.

В соответствии с пунктом 4.1.7 Положения об управлении природных ресурсов и охраны окружающей среды Алтайского края, утвержденным Постановлением Администрации Алтайского края от 18.01.2008 № 18, Управление осуществляет государственный контроль в области охраны окружающей среды (государственный экологический контроль) на объектах хозяйственной и иной деятельности независимо от форм собственности, находящихся на территории Алтайского края, за исключением объектов хозяйственной и иной деятельности, подлежащих федеральному государственному экологическому контролю.

Оценивая законность требований Управления апелляционный суд принимает во внимание то, что данные сведения и документы запрошены административным органом в целях проведения административного расследования для выяснения всех обстоятельств выявленных нарушений, в связи с чем у Управления имелись законные основания для истребования необходимых сведений и документов для получения безусловных доказательств совершения административного правонарушения, что является гарантией защиты прав и законных интересов Общества».

3. Постановление Самарского областного суда от 22.06.2015 № 4а-494/2015

«Судебными инстанциями правильно установлено, что в соответствии с ФЗ от 26.12.2008 года № 294- ФЗ 2О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», на основании плана проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2015 год и приказами Департамента управления имуществом г.о. Самара от 15.12.2014 года № 52 и от 12.01.2015 года № 1, с 15.01.2015 года по 26.01.2015 года инспектором отдела муниципального земельного контроля Департамента управления имуществом г.о. Самары проведена документарная проверка в отношении ОАО «Автоколонна № 1817» на предмет исполнения земельного законодательства при использовании земельного участка, с кадастровым номером 63601606380056207, расположенного по адресу: , в районе НФС.

Уведомление от 19.12.2014 года о проведении плановой выездной проверки получено ОАО «Автоколонна № 1817» – 22.12.2014 года. В ходе проведения документарной проверки и рассмотрения представленных документов были выявлены недостающие правоустанавливающие документы на земельный участок.

15.01.2015 года инспектором отдела муниципального земельного контроля Департамента управления имуществом г.о. Самары вынесено уведомление, в котором были определены дата и время (19.01.2015 г. на 11 ч. 00 м) для предоставлении ОАО «Автоколонна № 1817» недостающего правоустанавливающего документа на земельный участок – свидетельство о праве постоянного бессрочного пользования земельным участком № 342 от 29.06.1996 г.

19.01.2015 года в установленный срок запрашиваемые документы представлены не были, в связи с этим 09.02.2015 года в отношении должностного лица – генерального директора ОАО «Автоколонна № 1817» К. составлен протокол об административном правонарушении, предусмотренном ст. 19.7 КоАП РФ.

Указанные обстоятельства и вина генерального директора ОАО «Автоколонна № 1817» К. в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.7 КоАП РФ, подтверждается протоколом об административном правонарушении № АВ-002 от 09.02.2015 года (л.д. 3); актом проверки органом муниципального контроля юридического лица № 6 от 26.01.2015 года (л.д. 6); запросом Департамента управления имуществом г.о. Самара от 15.01.2015 года о представлении ОАО «Автоколонна № 1817» в установленный срок запрашиваемых документов (л.д. 10); выпиской ЕГРЮЛ ОАО «Автоколонна № 1817», согласно которой генеральным директором является К.

Вышеперечисленным доказательствам, отвечающим требованиям ст. 26.2 КоАП РФ, на основании всестороннего, полного и объективного исследования всех обстоятельств дела, с соблюдением правил ст. 26.11 КоАП РФ, дана обоснованная правовая оценка на предмет их допустимости, достоверности и достаточности.

При рассмотрении дела мировой судья установил все фактические и юридически значимые обстоятельства, подлежащие доказыванию, дал правильную юридическую оценку действиям генерального директора ОАО «Автоколонна № 1817» К., и пришел к обоснованному выводу о его виновности в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.7 КоАП РФ.»

Все ли документы можно готовить долго и обстоятельно?

Не опасно ли целый день обрабатывать входящие документы и доводить их до конечных исполнителей только на следующий рабочий день?

С обработкой каких входящих документов стоит поторопиться?

Какие исходящие документы нужно подготовить оперативно?

В каждой крупной организации, как правило, существует такой локальный нормативный акт, как инструкция по делопроизводству. Ее действие распространяется не только на секретаря и работников управления делами, но и на всех сотрудников организации. Инструкцией руководствуются при подготовке документов к отправке в сторонние организации, при направлении входящего документа исполнителю. Именно в инструкции по делопроизводству указываются сроки этапов документооборота, например, от этапа получения документа-запроса извне до подготовки ответа на запрос и его отправки адресату.

В некоторых организациях в силу специфики деятельности (например, в банковской сфере) существует целый ряд локальных нормативных актов, регулирующих порядок и сроки работы с различными видами документов. Отбросив общепринятое деление документов на организационные, распорядительные, информационные, справочные, деловые, кадровые (по личному составу организации), разделим все документы, обрабатываемые в процессе деятельности организации (в том числе входящие извне), на:

• подлежащие обычному документообороту;
• подлежащие ускоренному документообороту.

Не устанавливая классификации документов в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»[1] и не затрагивая формирование номенклатуры дел[2], определим виды документов (как входящих, так и исходящих), которые в силу различных факторов должны обрабатываться быстрее остальных.

ДОКУМЕНТЫ ПО ЗАПРОСАМ КОНТРОЛИРУЮЩИХ И НАДЗОРНЫХ ОРГАНОВ

Итак, в организацию поступил запрос от контролирующего органа. По правилам обработки всех входящих документов этот запрос:

• сначала регистрируется;
• потом отдается руководителю на ознакомление и определение исполнителя;
• далее (чаще всего) – на экспертизу правомерности запроса в юридический отдел;
• возвращается секретарю для передачи его исполнителю;
• передается исполнителю для подготовки ответа, копий документов и выполнения иных действий в зависимости от требований, изложенных в запросе.

Указанные этапы прохождения запроса контролирующего органа, как правило, не превышают двух рабочих дней. При этом многое обусловлено началом течения срока в зависимости от времени поступления документа. Если документ, например, принесли курьерской службой в 17:50 в организацию, работающую до 18:00, то, как правило, в этот же день данный документ только будет зарегистрирован как входящий. Остальные этапы его обработки начнутся уже на следующий день. Между тем запросы контролирующих органов могут содержать требования о предоставлении документов, их копий, информации, в том числе справочного характера в определенные сроки. А эти документы еще нужно найти и подготовить.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

1. Не все документы подлежат безусловному представлению инициатору запроса.

2. Не каждому инициатору запроса документы должны быть предоставлены.

3. В каждом конкретном случае необходимо устанавливать:

правомерность требований инициатора запроса;

объем полномочий инициатора запроса;

статус запрашиваемой информации (открытого доступа или ограниченного).

Время подготовки и представления документа может зависеть от того, какой государственный орган, зачем и какие документы запрашивает у организации. В большинстве случаев срок два рабочих дня является вполне приемлемым и разумным, позволяющим качественно подготовить и передать контролирующему органу документы для проверки. На примере некоторых контролирующих органов, наделенных полномочиями по истребованию тех или иных документов/информации у организаций, со ссылкой на нормативные акты выясним, какие сроки предусмотрены законом для подготовки ответов на их запросы (см. Таблицу).

Сроки подготовки ответов на запросы контролирующих органов

Наименование органа

Категория запрашиваемых документов

Цель запроса

Срок предоставления

Ссылка

на норму закона

В целях выполнения своих полномочий

В срок, установленный в самом запросе

Часть 1, ст. 6 Федерального закона от 17.01.1992

«О прокуратуре Российской Федерации» (в ред. от 28.11.2015)

Органы дознания и следствия

Доказательства по делу

В рамках расследования

В срок, установленный в самом запросе

Пункт 4 ст. 21 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации

Документы военнообязанных работников проверяемой организации

Для проверки ведения воинского учета в организации

По запросу, при начале проверки

Пункт 3 Приложения 1 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.04.2008

Государственная инспекция труда

Документы, касающиеся трудовых отношений с работниками и организации охраны труда

В целях проведения проверки соблюдения трудового законодательства

В установленный в запросе срок

Абзац 3 ч. 1 ст. 357 Трудового кодекса Российской Федерации

Проверять организации могут самые разные учреждения: от СЭС (на предмет соблюдения санитарно-гигиенических норм и правил) до МЧС (на предмет соблюдения требований противопожарной безопасности). Конечно, представленная таблица содержит примерный перечень органов, наиболее часто запрашивающих у организаций те или иные документы. Однако этот перечень открытый. В зависимости от специфики деятельности это могут оказаться и иные органы. Например, территориальные подразделения Центрального Банка РФ запрашивают информацию у банков; Государственная инспекция строительного надзора запрашивает у строительных организаций и пр.

Облегчить подготовку ответов на запросы органов контроля и надзора может альбом образцов ответов на запросы. Специалистам организации не придется каждый раз разрабатывать форму ответа что сэкономит время подготовки ответа на запрос. Некоторые образцы деловых писем (ответов, рапортов) представлены в Примерах 1-4,

ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОГО УЧЕТА (ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ); СВЯЗАННЫЕ С ТРУДОВЫМИ ОТНОШЕНИЯМИ

Срок подготовки тех или иных документов зависит от многих факторов:

От инициатора подготовки документа.

Если документ, связанный с трудовыми отношениями, подготавливается по запросу работающего в этой организации или уже бывшего (уволившегося) работника, то срок изготовления не должен превышать три рабочих дня с даты подачи заявления.

Если документ запрашивается правоохранительными органами в соответствии с их полномочиями, документ нужно предоставить в указанный в запросе срок.

Если документ запрашивается пенсионером и уже представляет собой архивные данные (например, по заработной плате за определенные года), то подготовка ответа осуществляется в сроки, установленные в организации для подготовки архивных справок и выписок.

От события, с которым связана выдача копий и оригиналов документов, связанных с трудовыми отношениями.

Если подготовка документа связана с увольнением работника, все документы должны быть готовы ко дню увольнения и выданы работнику в этот же день. При невозможности их выдачи в определенных ситуациях следует руководствоваться порядком, установленным ст. 84.1 ТК РФ.

Конечно, чаще всего выдачей документов при увольнении занимается кадровая служба (или, при ее отсутствии, секретарь).

Если увольнению подлежит работник, который в день увольнения не выходил на работу (или является дистанционным работником и пр.), то все документы, связные с прекращением трудовых отношений, направляются ему по почте. Отправлением документов в большинстве случаев занимается именно секретарь.

Для того чтобы правильно определять срок, в течение которого необходимо направить по запросу документы по личному составу (документы кадрового учета), можно:

1) установить и классифицировать сроки в инструкции по делопроизводству (или ином локальном акте) (Пример 5). Можно не устанавливать квалификацию сроков в зависимости от органа, направившего запрос, а установить единый ускоренный срок исполнения запросов от органов контроля и надзора (Пример 6).

2) каждый раз подвергать данные запросы ускоренному документообороту с целью доставки их исполнителю в кратчайшие сроки. При этом ответственность за правильное определение срока подготовки ответа на запрос возложить на исполнителя (Пример 7).

Следует отметить, что проработка сроков и методическое закрепление их в локальном акте – наиболее эффективный способ ускорения документооборота.

Исполнитель может забыть о сроке, не знать тонкостей течения сроков для подготовки определенных документов и т.д. Человеческий фактор, увы, никто не отменял. Между тем, непредставление документа в срок может грозить организациям штрафом, внеплановой проверкой контролирующих органов, судебными исками работников (бывших и настоящих), и даже привлечением к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов (ст. 5.27 КоАП РФ). Исполнителя же, как правило, можно будет привлечь (и то не всегда) всего лишь к дисциплинарной ответственности.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ

В организации готовится много внутренних документов, в том числе официальных для третьих лиц:

• учредительные документы, документы о назначении исполнительных органов (устав, учредительный договор, протоколы общих собраний участников и пр.);
• документы к проведению внутренних мероприятий (заседание совета директоров, правления и т.д.);
• организационно-распорядительные, локальные нормативные акты организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате, штатное расписание, должностные инструкции, приказы, распоряжения);
• документы внутреннего вспомогательного использования, в том числе справочно-информационного характера (акты, служебные записки, протоколы служебного расследования, письма, факсы и пр.).

Подготовка указанных документов определяется установленными в конкретной организации сроками. Законом данные сроки не урегулированы. Исключение составляют только некоторые документы, связанные с процедурными вопросами кадрового делопроизводства.

Например, приказ о проведении мероприятий по сокращению штата должен быть издан (и, соответственно, подготовлен) не позднее чем за два месяца до фактической даты увольнения работников. С учетом времени, данного законом на уведомление работников о предстоящем увольнении, срок подготовки такого приказа – заблаговременно и ранее чем два месяца до фактической даты увольнения работников. Акты, как правило, составляются немедленно для фиксации определенного факта (например, акт об отсутствии вложения в заказное письмо составляется немедленно после открытия конверта и установления данного факта).

ИСХОДЯЩИЕ ПИСЬМА

К исходящим относятся письма:

• о подтверждении фактов, намерений;
• сопроводительные к направленной документации, договорам, протоколам разногласий, протоколам о намерениях и т.д.
• гарантийные;
• рекламного характера;
• справочного характера;
• о благотворительности.

Все эти письма готовятся в обычном режиме в сроки, установленные отдельным распоряжением руководителя, в том числе устным, например, на утренней планерке.

ВХОДЯЩИЕ ПИСЬМА И ДОКУМЕНТЫ

Среди множества входящей документации могут встречаться документы как низкой важности (рекламные материалы, различные деловые, но не востребованные организацией предложения, письма с просьбой о благотворительности и пр.), так и документы высокой важности, к которым относятся:

• исполнительные листы;
• постановления судебного пристава-исполнителя;
• повестки правоохранительных органов;
• запросы правоохранительных и контролирующих органов.

Документы высокой важности должны быть обработаны в ускоренном порядке. Конечно, не всегда их обработка приведет к немедленным действиям руководства организации. Однако в некоторых случаях промедление может оказаться нарушением требований закона. Например, исполнительный лист может содержать требование о восстановлении работника, а указанное решение суда в силу ст. 211 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации подлежит немедленному исполнению. Повестки правоохранительных органов предписывают явиться по адресу указанного органа в определенный день и время. При длительной обработке такого документа (а длительной может оказаться и обработка документа, занявшая всего лишь половину рабочего дня) руководитель или иное вызываемое лицо могут к указанному времени и опоздать. Неявка должностного лица в различных ситуациях может повлечь негативные последствия.

СПРАВКИ ИЗ АРХИВА

В соответствии с п. 8.2 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.

О ФОРМАХ ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ, ВЛИЯЮЩИХ НА СРОК ПОДГОТОВКИ

Конечно, в большинстве случаев речь идет о предоставлении копий и выписок из документов, и в редких случаях – об оригиналах. В последнем случае, например, документ-оригинал (трудовая книжка) выдается работнику на руки при его увольнении. Оригиналы также выдаются следственным органам при производстве выемки (со снятием и оставлением копий в организации). Следует отметить, что при процедуре предоставления оригиналов срок – минимальный.

СПОСОБЫ УСКОРЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

После того как мы выявили ряд документов, которые требуют ускоренной обработки, подготовки и направлению адресату, необходимо определить способы ускорения документооборота.

Часто используются следующие способы:

1. В инструкции по делопроизводству (или ином локальном акте, регулирующем вопросы документооборота всех или некоторых документов в организации) прописываются виды документов, требующих ускоренного документооборота, а также сроки их обработки/подготовки.

2. Вводится «сквозное» информирование о прохождении документа через исполнителей и согласователей в организации. Как правило, используется электронная рассылка или специальная программа с заранее предустановленными избранными отделами (должностными лицами) – участниками процедуры обработки/подготовки документа.

При регистрации документа и помещении его сканированной копии в базу данных программы процедура обработки документа и подготовки ответа на запрос начинается автоматически. Сроки исполнения выставляются автоматически (предустановленны программой). Нарушение срока исполнения действий, предписанных определенному исполнителю, грозит ему привлечением к дисциплинарной ответственности за невыполнение должностных обязанностей.

3. В уже существующие в организации локальные акты (например, в инструкцию по делопроизводству) вводятся образцы ответов на различные виды запросов от различных органов. Многие организации предпочитают ввести отдельный альбом образцов деловых писем.

Следует отметить, что второй способ из-за стоимости самой программы и ее последующего внедрения больше применим в крупной организации с многочисленными филиалами и подразделениями, в том числе расположенными далеко друг от друга территориально.

РЕЗЮМЕ

1. Как правило, при проведении проверки организации контролирующим органом документы, справки должны быть представлены организацией в срок, установленный в самом запросе. Укороченный срок чаще всего дается на представление документов при внеплановой проверке.

2. В некоторых случаях документы по личному составу (кадровому учету) направляются работнику в определенный день (иногда со сверхмалым сроком подготовки). Эти документы, а также запросы их подлежат ускоренному документообороту (за исключением случаев подготовки архивных справок и выписок).

3. Организационно-распорядительные документы готовятся в обычные установленные для их подготовки сроки согласно требованиям инструкции по делопроизводству (или иного локального нормативного акта) организации. Для отдельных видов документов устанавливаются кратчайшие сроки (например, некоторые виды актов должны оформляться немедленно).

4. Некоторые входящие документы требуют ускоренной обработки и доведения до адресата/исполнителя для своевременного выполнения содержащихся в них требований. К указанным документам можно отнести повестки, исполнительные листы, запросы правоохранительных/контролирующих органов.

5. Справки и выписки, равно как информация из архива организации, готовятся в обычном режиме, но возможны исключения из правил по усмотрению организации.

[1]Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

[2] См. Основные Правила работы архивов организаций; одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.