Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Учет вознаграждения умершему сотруднику в 1С ЗУП
В случае смерти сотрудника, если он отработал полный или неполный месяц до даты своей кончины организация обязана выплатить его наследникам данную сумму. Для этого родственник должен обратиться в бухгалтерию и написать заявление. После этого организация обязана выплатить ему вознаграждение работника с учетом фактически отработанного времени, а также компенсацию за неиспользованные дни отпуска, если таковые имелись на момент смерти.
В первую очередь в решении Зарплата и управление персоналом следует прекратить трудовой договор в связи со смертью работника. Данное действие осуществляется с помощью документа «Увольнение», который расположен в разделе меню программы со всеми формами, регистрирующими перемещение персонала. Также можно создать необходимый документ при начислении зарплаты (выплаты при увольнении) или просто воспользоваться одноименной кнопкой и выбрать требуемую форму. Заполнение данного документа позволяет узнать, какой размер вознаграждения полагается покойному работнику, а также рассчитать суммы обязательных платежей во внебюджетные фонды и НДФЛ.
Поскольку в 1С Зарплате при начислении вознаграждения сотруднику автоматически удерживается НДФЛ, то одновременно с документом для увольнения работника следует также произвести операцию учета НДФЛ на аналогичную сумму выплат, но с отрицательным знаком, поскольку выплата родственникам вознаграждения умершего не облагается данным налогом. Такая операция позволит исключить сформированные доходы из налогооблагаемой базы.
Аналогичную операцию следует провести и по взносам в государственные внебюджетные фонды, поскольку в 1С ЗУП их начисление на все вознаграждения производится также автоматически.
В перечне удержаний следует настроить вид удержания вознаграждения в пользу обратившегося за выплатой родственника. Это позволит в дальнейшем осуществить соответствующую выплату.
Заполнить документ для осуществления постоянного удержания в пользу третьих лиц. Это позволит отразить выплату вознаграждения и остатков отпускных родственнику. Форма документа расположена в меню со всеми видами удержаний (раздел операций по зарплате). При этом в качестве контрагента следует указывать данные родственника, который получает денежные средства вместо покойного.
После этого умершему работнику следует начислить зарплату и налоги со взносами одноименным документом. Документ будет заполнен автоматически исходя из сведений, отраженных при регистрации факта прекращения договора с работником. При этом в связи с созданием документа для удержания, вся сумма должна будет выплачена родственнику.
Во вкладке с корректировками выплат следует удалить строку с налогом, подлежащим возврату.
По итогам выполненных действий в регистре, отражающем зарплату в учете, будет сформировано удержание в пользу родственника, и при обмене данными с 1С Бухгалтерией, появится проводка Дт 70 Кт 76, а сумма, подлежащая выплате работнику, будет равна нулю.
После этого следует осуществить выплату вознаграждения родственнику.
В отчетных формах по обязательным платежам во внебюджетные фонды и НДФЛ данные выплаты отражены не будут.
Понимаем, что на предприятие поступило грустное известие, ведь работник был частью коллектива. Но бухгалтеру ничего не остается как, засучив рукава, рассчитать окончательные суммы заработной платы и других выплат, надлежащие умершему работнику. О деталях такого расчета читайте в «Налоги и бухгалтерский учет», 2012, № 79, с. 31.
Итак, зарплату умершего работника подсчитали. Конечно же, ее нужно выплатить. Каким образом? Здесь возможны два варианта:
— если обращается член семьи умершего работника, выплатить ему средства через кассу предприятия. Дело в том, что ст. 1227 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ) предписывает выплатить средства непосредственно членам семьи;
— если член семьи умершего работника не обращается, оставить сумму, причитающуюся умершему работнику, на счете предприятия или воспользоваться услугами нотариуса для исполнения обязательства по выплате заработной платы умершего работника. Подчеркнем, что воспользоваться услугами нотариуса можно только по окончании шестимесячного срока, отведенного для принятия наследства наследниками. К этому подталкивает ст. 1270 ГКУ.
С планом действий определились. А теперь поговорим обо всем подробнее. Сначала рассмотрим вопрос: кому именно отдать зарплату умершего работника? Чтобы ответить на него, давайте обратимся к ст. 1227 ГКУ:
Суммы заработной платы, пенсии, стипендии, алиментов, пособий в связи с временной нетрудоспособностью , которые принадлежали наследодателю, но не были им получены при жизни, передают членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства
Самый распространенный вариант, когда член семьи обращается в бухгалтерию предприятия с просьбой выплатить ему суммы, заработанные умершим работником. Не торопитесь сразу отдавать средства! Сначала необходимо выяснить, на самом ли деле он «член семьи». О лицах, входящих в круг членов семьи, читайте в вышеупомянутой публикации. Для подтверждения своего статуса лицо должно предоставить документы, подтверждающие, что перед вами действительно член семьи умершего работника: паспорт, свидетельство о браке, свидетельство о рождении, иногда — справку из ЖЭКа. Также член семьи обязательно предъявляет свидетельство о смерти работника. Член семьи предъявил пакет документов? Выдавайте ему заработную плату умершего работника.
Как быть, если время идет, а члены семьи так и не обратились за средствами? Считаем, что по адресу умершего работника необходимо направить по почте заказное письмо. У администрации предприятия появится документальное подтверждение, что она действительно осуществила попытку уведомить членов семьи о получении зарплаты умершего. К сожалению, бывают ситуации, когда и после таких активных действий никто не желает получить зарплату умершего работника.
Если у вас именно такая ситуация, помните: списывать сумму зарплаты нельзя, поскольку в спорах по заработной плате срок исковой давности не ограничивается (ст. 225 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г.). Тогда возможны два варианта. Один из них — вы продолжаете хранить средства, надлежащие умершему работнику, на счете предприятия и учитывать их как кредиторскую задолженность. Другой — прибегаете к услугам нотариуса. О втором варианте — подробнее.
Если к вам никто не пришел за выплатой зарплаты умершего, целесообразно исполнить свою обязанность, обратившись к нотариусу. Подталкивает к такому шагу и ст. 537 ГКУ: должник имеет право исполнить свою обязанность путем внесения долга в депозит нотариуса в случае, в частности, отсутствия кредитора или уполномоченного им лица в месте исполнения обязательства. Возможность погашения обязательств перед умершим лицом с помощью депозита нотариусу подтверждает и Минюст (письмо от 12.03.2012 г. № 113-0-2-12/13.1). Если место исполнения обязательства не прописано в договоре, то исполнение по денежным обязательствам проводят по месту проживания кредитора (ст. 532 ГКУ)*.
* Считаем, что обязательство можно исполнить и по месту нахождения предприятия на основании ч. 2 ст. 532 ГКУ: обязательство может быть исполнено в другом месте, если это установлено актами гражданского законодательства или следует из сути обязательства или обычаев делового оборота. При этом, по общему правилу, выплата заработной платы осуществляется по месту работы (ст. 24 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР).
Переводим «юридический язык» на случай нашего читателя. Предприятие выступает должником перед членами семьи умершего работника. Его администрация пыталась сообщить им о необходимости получения зарплаты, направив письмо по адресу умершего работника. Попытка оказалась напрасной, поскольку никто не откликнулся. Таким образом, предприятие имеет подтверждение того факта, что уполномоченное лицо кредитора отсутствует по месту исполнения обязательства. Следовательно
предприятие как должник может погасить свой долг путем внесения заработной платы, причитающейся умершему работнику, в депозит нотариуса
То есть для закрытия задолженности по выплатам, причитающимся умершему работнику, необходимо обратиться к государственному или частному нотариусу. Однако разыскать необходимо именно нотариуса, который осуществляет деятельность в нотариальном округе по месту исполнения обязательства (см. выше).
Обратите внимание, что услуга по внесению средств в депозит нотариуса — платная. В государственной нотариальной конторе придется уплатить пошлину (0,51 грн.), а у частного нотариуса — установленную плату.
Для внесения зарплаты умершего работника в депозит нотариуса уполномоченное лицо от предприятия должно написать заявление — нотариус объяснит, какие сведения оно должно содержать. Предварительно с ними можно ознакомиться в п.п. 1.4 гл. 21 Порядка совершения нотариальных действий нотариусами Украины, утвержденного приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5 (далее — Порядок № 296).
Средства вносят на отдельный текущий счет частного нотариуса. А вот что касается государственных нотариальных контор, то они открывают счета в органах Госказначейства (п.п. 2.1 гл. 21 Порядка № 296). Подтверждает факт внесения средств на депозит квитанция, которую нотариус выдает после того, как убедится в поступлении средств на счет. Вот и все — предприятие «закрыло» свои обязательства перед умершим работником.
Дальнейшая судьба средств, внесенных в депозит нотариуса, — уже не забота предприятия.
В бухгалтерском учете операцию по передаче в депозит зарплаты, причитающейся умершему работнику, отражают следующим образом: