Государственный архив трудовых книжек

Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы»)

hor-tab-group

109554, г. Москва, ул. Международная, д. 10, стр. 1

метро «Площадь Ильича»

Архив выполняет запросы социально-правового характера по следующим тематикам:

о заработной плате;

о трудовом стаже;

о создании (переименовании) организации (для пенсионного обеспечения);

о получении пособия по безработице по документам территориальных управлений труда и занятости населения города Москвы до 2002 года;

о получении копии акта медицинского освидетельствования в районных Бюро медико-социальной экспертизы города Москвы до 2005 года.

Подать запрос можно через Центры государственных услуг «Мои документы» (МФЦ), в электронной форме с использованием Портала государственных услуг города Москвы (pgu.mos.ru).

Единая справочная служба Мэрии Москвы: 8 (495) 777-77-77

2013 – Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы»)

2008 – Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан города Москвы (ЦАДТДГМ)

Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 25 декабря 2007 г. и на основании приказов начальника Главархива Москвы (№ 39 от 01.02.2008 и № 82 от 29.02.2008) на основе архивов кадровой документации был создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан города Москвы (ЦАДТДГМ).

В 2013 г. в соответствии с распоряжением Правительства Москвы от 19 декабря 2012 г. «О создании государственных бюджетных учреждений города Москвы в сфере архивного дела» на базе ЦАДТДГМ образовано Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (сокращенное наименование – ГБУ «ЦГАТО Москвы»).

В соответствии с уставом учреждения, целями его деятельности являются: хранение, учет, комплектование, создание информационно-поисковых систем и использование архивных документов ликвидированных организаций о трудовой деятельности, трудовых отношениях граждан для обеспечения социальных прав и гарантий жителей города Москвы.

Государственное бюджетное учреждение города Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы») осуществляет:

комплектование архива документами по личному составу ликвидированных организаций и предприятий государственной, смешанной и других форм собственности, не имеющих правопреемников;

обеспечение сохранности и учет документов по личному составу;

использование архивных документов ликвидированных организаций о трудовой деятельности и трудовых отношениях граждан;

для обеспечения социальных прав и гарантий жителей города Москвы на безвозмездной основе осуществляется предоставление информации, связанной с подтверждением фактов трудового стажа и заработной платы для получения социальных льгот и компенсаций, о нахождении на учете в Управлении труда и занятости населения;

оказание архивных услуг и выполнение архивных работ на платной основе.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливается Правительством Российской Федерации.

Порядок хранения трудовых книжек

Бланки трудовой книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством РФ предусмотрен особый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Такие правила предусмотрены следующими нормативными правовыми актами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила);
• Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно п. 43 Правил в случае неполучения работником после расторжения трудового договора трудовой книжки, а также невостребования таковой ближайшими родственниками после смерти работника трудовая книжка хранится у работодателя, в том числе индивидуального предпринимателя или физического лица, являющегося работодателем.

Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее работодатель должен вести:

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обязанность по обеспечению сохранности трудовых книжек в случае неполучения последних работником возлагается на работодателя. При этом трудовые книжки, оставшиеся на архивное хранение, должны размещаться отдельно от трудовых книжек действующих сотрудников с учетом правил учета и хранения архивных документов, установленных главой 8 Федерального закона «Об архивном деле в РФ».

Приказом либо распоряжением ответственность за организацию хранения и учета трудовых книжек возлагается работодателем на специально уполномоченное лицо.

В соответствии с подпунктом 664 пункта 8.1 раздела 8 «Кадровое обеспечение» Перечня, утвержденного Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, срок хранения трудовых книжек — 75 лет либо до востребования работником.

Поэтому архив трудовых книжек находится у работодателя.

Где находится архив трудовых книжек в случае ликвидации организации?

Может возникнуть ситуация, когда организация прекратила своё существование (была реорганизована или ликвидирована, в том числе в случае банкротства). Куда направляется архив трудовых книжек в этом случае?

В соответствии со статьей 23 Федерального закона № 125 «Об архивном деле в РФ» документы по личному составу, к которым относятся трудовые книжки, передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, где продолжают храниться до истечения 75-лет него срока либо до востребования их работниками или их наследниками (в случае смерти).

Как работнику получить трудовую книжку из архива?

Если работник, а равно и наследники умершего работника надлежащим образом не получили или не смогли получить по объективным причинам трудовую книжку, то указанные лица могут обратиться с заявлением о получении трудовой книжки из архива к работодателю, а работодатель в свою очередь должен выдать данный документ.

Если же организация, в которой работал работник, не существует, то для получения трудовой книжки из архива он может обратиться с соответствующим запросом в Многофункциональный центр предоставления государственных услуг о востребовании данных документов из архивного учреждения.

Трудовая книжка требуется для подтверждения стажа и формирования на его основании пенсии. В обычной жизни этот документ, как правило, не используется и даже иногда человек забывает, где она находится. Обычно она не бывает на руках владельца, а переходит с одного места работы на другое.

Необходимость книжки обнаруживается, когда близится срок выхода на пенсию или получения справок в социальных целях, в которых нужно отразить сведения о стаже. Если трудовая книжка оказывается утраченной, ее владельцу придется пройти несколько этапов восстановления данных.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-60-09 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Порядок хранения

Поскольку трудовые книжки относятся к документации строгой отчетности бухгалтерии, законодательство России дает императивную регламентацию вопросов сопровождения и хранения этих документов.

Правовая база:

• Закон 125-ФЗ об архивном деле;
• Постановление Правительства 225, раскрывающее правила производства трудовых книжек, выдачи их работодателям, сопровождения и хранения;
• Приказ Министерства культуры 558, в котором приведен список формовых административных архивных документов, создаваемых в ходе хозяйствования органов власти, муниципалитетов и самостоятельных предприятий, а также указания по периоду их хранения.

Итак, исходя из этих оснований в вопросе хранения необходимо руководствоваться 43-им пунктом правительственного постановления, которое гласит, что если при увольнении сотруднику не выдана его книжка, а при смерти — близкие родственники не запросили ее, этот документ сохраняется в архиве работодателя — предприятия или физического предпринимателя.

В 40-ом пункте данного акта указано, что в целях хранения трудовых книжек работодатель обязан вести их учет следующим образом:

• в книге учета бланков и вкладышей трудовых книжек вести приходно-расходные события;
• вести книгу учета движения бланков и вкладышей трудовых книжек.

Таким образом, если сотруднику не передана его книжка, работодателю вменяется ее хранение. Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников.

Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо — специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет. В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность.

Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек? Если фирма терпит ликвидацию или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок.

Когда требуется восстановление?

Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

Задачей трудовой книжки является не только учет в ней рабочей жизни хозяина, также этот документ необходим для осуществления некоторых юридически значимых действий — исчисление и выплата пенсии, получение займа, кредита, социальных платежей. Испорченная книжка не будет принята ни одним учреждением, а ксерокопия документа не тождественна оригиналу.

Что считается порчей:

Неправильное содержание книжки	Исправления, вычеркивания, необоснованные записи.
Механическая порча	Порванные или отсутствующие листы, повреждения от огня, воды, пятна, дыры и т.п.

В каком бы состоянии ни была книжка, ее необходимо сохранить, так как она послужит основанием для создания дубликата, в который перенесут сохраненные части сведений из вкладыша, а поврежденные — восстановят.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Утеря документа происходит по двум схемам:

Утрата владельцем	Он может забыть ее, неумышленно выбросить, хранить в ненадежном месте и пр.
Потеря работодателем	В ходе переезда, перестановки, чрезвычайной ситуации, например, стихийном бедствии и т.д.

В любом случае требуется дубликат.

Возможно ли это

Законодательство установило пути восстановления трудовой книжки в зависимости от причины ее порчи или утери, что справедливо и логично. Необходимо выяснить и утвердить виновную сторону и после этого приступать к последовательным действиям.

Трудовую книжку можно восстановить, поэтому даже в случае сильного ее повреждения или обнаружения утраты не стоит паниковать.

Утеря по вине работодателя

Несмотря на статичность хранения любой документации в фирмах, нередки случаи потери трудовых книжек именно работодателями.

Распространенные причины:

• халатное и пренебрежительное отношение;
• транспортировка (переезд офиса, переезд архива);
• непреодолимая сила (стихийное бедствие, пожар, наводнение и т. п.).

В случае утери документа работодателем, к ответственности привлекается он — ему вменяется обязанность реставрации трудовой книжки.

Задача ложатся на руководителя предприятия либо на конкретного, уполномоченного им работника. Ему придется автономно осуществлять запросы в государственные архивы и обращаться по месту предыдущей работы сотрудника.

Также близкой ситуацией является отказ или игнорирование работодателя вручить книжку сотруднику при прекращении трудовых отношений. Сотруднику следует проявить терпение и не инициировать изготовление дубликата, поскольку здесь вина очевидна за фирмой.

Необходимо обратиться с иском в общий суд. Судебная практика показывает, что истец быстро добивается возвращения документов и уплаты моральной компенсации за дни удержания трудовой книжки у работодателя.

Должностную обязанность по ведению трудовой книжки несут специалисты отдела кадров — они вносят записи в документ при поступлении на работу, при увольнении, ставят отметки и регулируют заверения сведений в книжке печатью и подписями.

В случае потери владельцем

Еще чаще трудовая книжка бывает утрачена самим ее владельцем.

Если организация, в которой работал сотрудник, не ликвидирована и продолжает функционировать, восстановление документа производится путем запроса в ее центральный офис об оказании содействия в формировании дубликата книжки.

Самая простая и легкая ситуация — утрата на первой работе. Следовательно, в книжке записи вносились только этим работодателем, причем, как правило, это только одна запись — о приеме на работу. Поэтому восстановить такую книжку не составляет труда.

Намного более сложный и длительный процесс ждет владельцев книжек, в которых отражена целая цепочка трудовой жизни. В таком случае владелец также обращается за помощью к последнему работодателю, который должен содействовать в восстановлении документа на основании письменных доказательств.

В качестве таких доказательств владелец обязан собрать справки со всех мест работы, в которых будет указана периодичность работы, занимаемая должность, название фирмы.

Иные доказательства:

• трудовой контракт или соглашение;
• приказ руководства о приеме, о повышении должности, об увольнении;
• бухгалтерские документы о начислении заработной платы — выписки банковских поручений, справки 2-НДФЛ и т.д.;
• кадровые табели;
• решения суда о восстановлении стажа, другие связанные с работой постановления;
• архивные данные.

Наличие ксерокопии книжки послужит основанием для восстановления данных.

Если копия имеет нотариальное заверение либо заверение главного бухгалтера фирмы, руководителя отдела кадров, другого уполномоченного лица, то даже не придется обращаться в Пенсионный фонд — нужно вместе с копией посетить последнее место работы по адресу, где отдел кадров быстро перенесет данные из копии в дубликат.

Но если копия не имеет специальных отметок и является обычной ксерокопией? Тогда она станет основанием для выдачи с прошлых мест трудовой деятельности справок о работе. Копия просто облегчит и ускорит процедуру сбора подтверждающих данных.

Читайте здесь, сколько дней отпуска положено за неполный год.

Когда прошлые места работы невозможно посетить в силу ликвидации, переезда, реорганизации и подобных причин, владелец книжки должен делать запросы в соответствующие инстанции. Даже когда работодатель продолжает функционировать, как раньше, обязанность по запросам остается за сотрудником, так как вина лежит на нем.

Есть три учреждения, в которые может обратиться владелец книжки:

• Пенсионный фонд;
• Государственный архив;
• Суд.

Образец заявления на получение дубликата трудовой книжки

Обращение в Пенсионный фонд

Одна из функций трудовой книжки — фиксация стажа, который необходим для расчета пенсии. Каждый работодатель, имеющих сотрудник, периодически сдает отчетность о своих работниках — сведения персонифицированного учета, расчеты взносов в Пенсионный фонд России.

Пенсионный фонд сохраняет принимаемую информацию в компьютерной базе, из которой в любое время сведения можно извлечь.

Для того чтобы фонд одобрил запрос владельца книжки, он должен представить доказательства работы в указываемых местах:

• трудовой договор с печатью и подписью исполнительного органа фирмы;
• кадровые документы;
• бухгалтерская отчетность;
• справки с мест работы, подтверждающие подлинность запроса;
• выписки приказов руководства, связанные с работодателем;
• зарплатные ведомости;
• даже детализация операций по личному счету или карте — для подтверждения реального дохода от работодателя.

ПФР примет только те документы, на которых есть печати и подписи руководства компаний. В фонде наличествует собственный архив с делами работающих лиц. Однако получить выписку из него крайне сложно.

Можно попробовать получить сведения из ПФР обходным путем — запросив справку с информацией о перечислении страховых внебюджетных взносов. Однако для получения справки нужные расчетные ведомости с места работы, счета, иные доказательства.

ПФР может удовлетворить запрос и при предъявлении свидетельских показаний. Такую операцию уполномочен проводить только работодатель — он вправе найти двух и более работников, которые подтвердят, что владелец утерянной книжки действительно трудился вместе с ними. Причем сами свидетели также должны представить свои книжки для удостоверения Пенсионного фонда в работе в месте и во время, которые указываются в свидетельстве.

В любом случае ответ на запрос от ПФР поступит через 10 дней со дня сдачи заявления.

Запрос в государственный архив трудовых книжек

Государственный архив — учреждение, в которое следует обращаться лицам, которым необходимо восстановить длительный стаж, так как в архиве данные хранятся до 75-летнего срока.

Процедура запроса информации аналогична процессу работы с Пенсионным фондом — также представляются доказательства своих слов. Однако время, в течение которого архив будет обрабатывать запрос, может оказаться куда более длинным, поэтому нужно быть к этому готовым.

В Федеральное архивное агентство допустимо обращение при прекращении хозяйствования фирмы и отсутствии у работодателя правопреемника. Иначе архив скорее всего направит заявителя именно туда.

Запрос осуществляется различными путями:

• визит;
• запрос через сайт ведомства;
• через портал госуслуг;
• через МФЦ.

В указанные учреждения можно обратиться и через суд, если владелец не может решить проблему самостоятельно. Разумеется, судебный процесс продолжителен и не подходит для срочного восстановления. Однако суд дает точные сведения, его запросы обрабатываются ПФР и архивом максимально быстро и качественно, а решение не терпит претензий.

Если сотрудник умер

На умершего работника предприятие выдает книжку ближайшим родственникам по предъявлении свидетельства о смерти и документов о родстве. К близким родственникам относятся супруг, родители, дети, братья и сестры.

Если после смерти лица за трудовой книжкой никто не пришел, она отправляется в архив фирмы — как и в случае увольнения работника и оставления книжку на месте труда.

Архив трудовых книжек фирмы образуется согласно нормам делопроизводства и должен присутствовать в каждом предприятии. Индивидуальные предприниматели обязаны иметь несгораемый шкаф для хранения подобных документов.

Этот архив разделен от архива книжек действующих сотрудников и хранит документы 75 лет с момента поступления. Если за этот длительный срок никто не обратился за получением книжки, она подлежит списанию и физическому уничтожению.

При ликвидации фирмы книжки из этого архива согласно порядку передачи доставляются в федеральный архив.

Читайте также, можно ли иметь две трудовые книжки одновременно.

Возможно ли исправление ошибки в больничном листе работодателем — мы расскажем.

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
3. Москва и Область – +7 (499) 110-43-85
4. Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-60-09
5. Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.