Показания спидометра в путевом листе

Практически все организации (как профессиональные перевозчики, так и нетранспортные компании), для того чтобы обосновать затраты на служебный автомобиль, используют путевой лист. Ведь если такого документа нет или он заполнен неправильно, это может привести к спорам с налоговыми органами и доначислениям по налогу на прибыль. Из-за этого сомнения по поводу того, как же правильно оформить путевой лист в той или иной ситуации, возникают у бухгалтеров постоянно.

Но прежде чем ответить на вопросы, которые пришли к нам в редакцию, давайте проясним основные моменты использования путевых листов.

Кто и какую форму путевого листа должен использовать

Форма путевого листа, утвержденная Госкомстатом Постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 , является унифицированным первичным документом, предназначенным для использования всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства.

При этом и налоговики, и Минфин, и суды считают, что для автотранспортных предприятий она обязательн а Письма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129; Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2, от 14.11.2006 № 20-12/100253; Постановления ФАС СЗО от 26.06.2009 № А56-20450/2008; ФАС МО от 13.11.2008 № КА-А41/10639-08; ФАС ВВО от 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21; ФАС УО от 06.07.2009 № Ф09-4565/09-С3 . Остальные организации, по их мнению, вправе утвердить свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на горюче-смазочные материалы. Главное — соблюсти требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 «О бухгалтерском учете».

Контролирующие органы считают, что транспортные фирмы не могут выбирать форму путевого листа, они должны применять только официальную, госкомстатовскую

Что касается формы путевого листа, содержащей обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , то ее также должны применять все юридические лица и предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобил и п. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее — Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов) .

После вступления в силу Приказа Минтранса контролирующие органы заявили, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом, тоже может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материало в Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308, от 13.10.2009 № 16-15/107268 .

Таким образом, если у вас транспортная компания и вы используете автомобили для оказания услуг по перевозке грузов, пассажиров и багажа, то вы должны применять унифицированную госкомстатовскую форму и при этом соблюдать требования Минтранса. Самый безопасный вариант — просто дополнить госкомстатовский путевой лист обязательными минтрансовскими реквизитами. А это:

• модель транспортного средства;
• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя, которые проставляются и заверяются медработником, проводившим осмот р пункт 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Если вы используете автомобили только для личных нужд организации, то вы можете:

• применять госкомстатовские формы путевых листов;
• разработать и утвердить собственную форму путевого листа с соблюдением требований ст. 9 Закона и Приказа Минтранса России № 152;
• использовать для подтверждения расходов на ГСМ другие документ ы ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»; Постановление ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10 .

Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации.

Расходы на ГСМ можно подтверждать данными навигационных систем

Мы установили на автомобили GPS-навигаторы. С их помощью мы ежедневно составляем документ «Суточный отчет о движении автотранспорта», в котором есть все необходимые данные: список автомобилей, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах. В путевых листах вместо показаний спидометра и маршрута следования мы делаем ссылку на этот отчет. Может ли такой отчет подтверждать расходы на ГСМ?

: Да, может. В своих недавних разъяснениях Минфин разрешил учитывать расходы на ГСМ на основании документов, составленных с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем пут ь Письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 .

Штамп медработника на путевом листе не обязателен

Мы занимаемся перевозкой грузов. Что нам грозит за отсутствие штампа и подписи медицинского работника на путевом листе? Могут ли налоговые органы отказать нам в расходах на ГСМ по таким путевым листам?

: Да, налоговики вполне могут предъявить вам претензии, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансо м подп. 2 п. 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Но эти претензии легко оспорить. Ведь отсутствие сведений о медосмотре не влияет на величину и обоснованность транспортных расходов. Если в путевом листе есть сведения о пробеге автомобиля, расходе горючего, остатках горючего в баке, то он вполне может являться подтверждающим документо м Постановление ФАС МО от 10.08.2009 № КА-А40/7253-09 .

Конечно, обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 «О безопасности дорожного движения». Но оштрафовать вас за отсутствие отметок о медосмотре не смогут. Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ — за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией). А деятельность по перевозкам грузов не лицензируетс я п. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 «О лицензировании отдельных видов деятельности» .

Пункт о заработной плате водителя из путевого листа можно исключить

Мы нетранспортная организация, но имеем несколько автомобилей. Одним из них пользуется генеральный директор. При этом он сам его и водит. В форме путевого листа, утвержденной Госкомстатом, есть пункт о заработной плате водителя. Как его заполнить?

: Вы можете самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, исключив из него пункт о заработной плате. Главное, чтобы лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом Росси и п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308, от 13.10.2009 № 16-15/107268 . В число обязательных реквизитов, помимо прочего, входят сведения о водителе, но они предполагают только информацию о его фамилии, имени, отчестве и дате проведения медицинского осмотра водителя. Причем, как мы уже выяснили, отсутствие отметки о медицинском осмотре водителя на сумму затрат на ГСМ никак не влияет.

Маршрут «по городу» в путевом листе приведет к спорам с проверяющими

Мы занимаемся доставкой товаров на дом и в офис, ежедневно водитель объезжает 30 контрагентов. Путевой лист составляем на месяц, поэтому получается, что за этот срок он заезжает более чем в 300 мест. Как лучше заполнить графу «Пункт назначения», чтобы вместить туда всех контрагентов? Может, просто указать: «По городу»?

: Формулировку «по городу» в путевом листе лучше не использовать. И хотя среди обязательных реквизито в утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 нет сведений о маршруте движения транспортного средства, контролирующие органы считают, что при отсутствии такой информации расходы на топливо не подтверждены, так как не доказано использование автомобиля в служебных целя х п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2 . Мнения же судов по этому вопросу расходятся. Одни суды разделяют позицию контролирующих органо в Постановления ФАС ВСО от 16.07.2010 № А33-10451/2009; ФАС ЗСО от 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26); ФАС ВВО от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37 . Другие считают этот реквизит необязательны м Постановления ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10; ФАС ПО от 19.11.2010 № А55-38009/2009; ФАС СЗО от 23.11.2009 № А56-4991/2009; ФАС УО от 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2 .

Налоговики могут поставить вашему путевому листу неутешительный диагноз, если в нем не будет штампа и подписи медработника

Поэтому проще всего вписывать полный маршрут.

Если вносить все адреса следования в путевой лист проблематично, можно попробовать следующие варианты.

Если вы заранее знаете маршрут или постоянно объезжаете одни и те же адреса, утвердите приказом маршруты следования в зависимости от необходимости: на каждый день, на месяц. Например, маршрут № 1 — улицы такие-то, маршрут № 2 — улицы такие-то. И в путевом листе напишите: «Доставка товара клиентам по маршруту №. » — и приложите копию приказа с указанием маршрутов.

Или, как вариант, если на доставку у вас есть заявки, можно указывать в путевом листе: «По маршруту в соответствии с заявками» — и прикладывать заявки.

Путевой лист можно оформить отдельно на каждого водителя

Мы отправили двух наших сотрудников в командировку на автомобиле организации. Ехать далеко, и автомобиль они ведут по очереди. Мы используем форму путевого листа Минтранса. Нужно ли в данном случае выписывать отдельный путевой лист на каждого водителя или можно в одном путевом листе делать записи о двух водителях?

: При использовании транспортного средства посменно разными водителями допускается оформление нескольких путевых листов отдельно на каждого водител я п. 11 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов . При этом время выезда и показания одометра на этот момент указываются в путевом листе водителя, первым выехавшего в рейс, а время заезда и показания одометра на этот момент — в путевом листе водителя, вернувшегося на место стоянк и п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Проще разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в нем возможность вписать данные нескольких водителей, и выписывать один путевой лист на срок командировк и Постановление ФАС МО от 28.10.2009 № КА-А41/11287-09 . Форма может быть, к примеру, такой.

В правилах заполнения путевых листов — документов, с которыми в работе сталкивается каждое второе учреждение, — не все однозначно. Периодически при их оформлении и учете у бухгалтера возникает много вопросов, на которые в действующих нормативных актах нет ответа. Наш материал поможет разобраться в ситуации и избежать возможных ошибок.

Что такое путевой лист?

Для начала определимся, что путевой лист — это основной первичный документ для учета пробега, списания топлива, маршрута автомобиля и работы водителя, который должен выдаваться ему ежедневно (при необходимости). Унифицированная форма этого документа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Требование о наличии путевого листа содержится в пункте 59 Инструкции по бюджетному учету и подпункте 5.4 пункта 5 приказа Минтранса России от 9 марта 1995 г. № 27. Кроме этого в пункте 2.1.1 Правил дорожного движения, которые утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090, сказано, что водитель в установленных случаях должен иметь при себе путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности.

За отсутствие у водителя путевого листа его могут оштрафовать по статье 12.3 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Следует обратить внимание, что форма применяемого путевого листа зависит от типа транспортного средства.

Например, для легковых автомобилей применяют форму 0345001, а для грузовых — формы путевого листа 0345004 и 0345005.

Порядок оформления

Путевой лист выписывает диспетчер или другой работник, уполномоченный на это руководителем учреждения.

Как правило, рассматриваемый документ выписывают только на один день (смену) работы водителя. Следующий путевой лист выдают при условии, что водитель сдал документ за предыдущий день работы. Если работник направлен в командировку и выполняет работу более одних суток, путевой лист можно выписать на необходимое количество дней. Выписывают путевые листы в одном экземпляре и хранят пять лет.

Отметим, что данные, связанные с работой автомобиля (например, данные о времени простоя), в путевой лист заносит водитель и заверяет своей подписью. Ответственность за правильное заполнение документа несут руководитель учреждения, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в оформлении этого документа.

Заполняем реквизиты

В рассматриваемом документе должны быть указаны его порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать учреждения, на балансе которого числится автомобиль. Непременно указывают марку и государственный регистрационный номер автомобиля. Если на автомобиле осуществляют лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется только для управленческих нужд, в указанной строке ставят прочерк.

На оборотной стороне путевого листа указывают маршрут следования автомобиля: пункт назначения, время выезда и возвращения, а также количество пройденных километров. Эти показатели служат основанием для списания стоимости израсходованного бензина, а также заработной платы водителя автомобиля в расходы по смете на содержание учреждения.

Не забудьте, если в документе не указана информация о маршруте следования, то, по мнению специалистов главного финансового ведомства, это не позволяет подтвердить факт использования автомобиля для нужд учреждения (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129). На том, что каждый пункт следования должен быть отмечен в путевом листе, настаивают и в Росстате (письмо от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

Графу «Код заказчика» заполняют, если автомобиль используется для обслуживания сторонних заказчиков.

В разделе «Результат работы автомобиля за смену» бухгалтер делает начисление зарплаты водителю. Если зарплату начисляют по повременной системе оплаты труда, то указывают количество отработанных часов. Сумма начисленной зарплаты указывается в строке «За часы, руб., коп.». Если же зарплату водителю начисляют по сдельной системе оплаты труда в зависимости от пройденных километров пробега, то сумму зарплаты вписывают в строку «За километраж, руб., коп.». Начисление заработной платы водителю бухгалтер подтверждает своей подписью. Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля мы привели в приложении 1 на стр. 1, стр. 2.

Нужен ли медосмотр водителей?

Каждое учреждение, которое эксплуатирует транспортные средства, обязано проводить предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей. Такая обязанность возложена на них в соответствии с пунктом 1 статьи 20 и статьей 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Отметим, что Минздрав России совместно с Минтрансом России утвердили Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств» (см. письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32). Этот документ регламентирует порядок проведения медосмотров водителей и в первую очередь должен помочь учреждению правильно организовать этот процесс.

На путевой лист ставится штамп, в котором указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп ставят только при отсутствии симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии и т. п.

Предрейсовые медосмотры может проводить только персонал, имеющий соответствующий сертификат, а также медицинские учреждения при наличии лицензии. Эта позиция также подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Уральского округа от 1 августа 2005 г. № Ф09-3196/05-С7).

Напомним, что отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано как нарушение законодательства об охране труда. В этом случае должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 1000 руб. до 5000 руб. (ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Вносим исправления

Поскольку путевой лист признается первичным учетным документом, при внесении в него исправлений следует руководствоваться пунктом 4 Инструкции № 25н и пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Вносить изменения в первичные учетные документы можно, но лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали соответствующие документы, с указанием даты внесения исправлений. Поэтому исправление (например, нормы расхода бензина) должно быть подтверждено подписью водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Регистрация путевых листов

Работник, выдавший водителю путевой лист, регистрирует его в журнале учета путевых листов по форме 0345008, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Номер и дата выдачи документа должны соответствовать дате его регистрации в этом журнале. В каждой строке журнала последовательно записывают номер путевого листа, дату его выдачи, данные водителя, а также ставят свои подписи водитель и диспетчер с указанием даты приема диспетчером путевого листа от водителя. Пример заполнения этого регистра учета приведен в приложении 2.

Путевые листы — основание для списания ГСМ

Списание ГСМ бухгалтерия производит ежемесячно. Следует помнить: чтобы отразить в бухгалтерском и налоговом учете такие затраты, учреждение должно их документально подтвердить.

Так, по мнению финансистов, для целей налогового учета расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей должны удовлетворять требованиям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, и могут быть подтверждены именно путевыми листами и кассовыми чеками на покупку топлива. В частности, такая позиция высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

После того как бухгалтер получил путевые листы, он проверяет правильность их оформления и производит списание израсходованного водителем бензина (п. 59 Инструкции № 25н). Для расчета затрат на ГСМ необходимо, чтобы в путевом листе был определен фактический пробег автомобиля и расход топлива.

Имейте в виду: во время проверок, при отсутствии в документе необходимой информации (а то и вовсе самого документа) контролеры признают расходы неподтвержденными.

Дополнительно отметим, что если учреждение выплачивает своему работнику компенсацию за использование им личного автомобиля для служебных поездок, то обоснованность расходов также подтверждают путевыми листами. На этом настаивает Минфин России в письме от 16 ноября 2006 г. № 03-03-02/275.

Актуальные вопросы по правилам выписки путевых листов

Пожалуй, каждый бухгалтер, который учитывает путевые листы, задавался вопросами: можно ли выписывать этот документ на срок больше одного дня и можно ли использовать нетиповую его форму и т. д.? Ответим и на них.

Срок действия документа

Первичные документы следует составлять таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

По мнению Росстата, высказанному в письме от 3 февраля 2005 г. № ИУ-03-22/257, путевой лист выписывают только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Однако в письме от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 Минфин России высказал следующую позицию. Путевой лист можно выписывать и на более длительный срок, например, на неделю или даже на месяц. Правда, и в этом случае он должен обеспечивать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов. И документ также будет подтверждать расходы учреждения (в том числе и как налогоплательщика) на ГСМ. Не забудьте, приняв подобное решение, утвердить его в учетной политике.

Есть прецеденты, когда судьи поддерживали организации, которые составляли путевые листы один раз в месяц (постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. № А56-22408/03).

Обратим внимание, что все эти разъяснения были сделаны в отношении путевых листов, которые подтверждали обоснованность учета расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль. Поэтому проверяющие органы могут сослаться на положения Инструкции № 25н, согласно которым бюджетные учреждения обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Перечень форм документов класса 03 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) включает и формы путевых листов, предусмотренных для заполнения на один день.

Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами все-таки рекомендуем составлять путевой лист ежедневно.

Об использовании произвольной формы

В письмах Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327, от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 указано, что путевые листы установленной формы обязаны составлять только автотранспортные предприятия. Остальные организации (учреждения) могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего расходы на ГСМ, в котором должны быть отражены все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Однако в пункте 59 Инструкции № 25н установлены для списания ГСМ конкретные унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), которые должны использовать именно бюджетные учреждения.

Состав комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств, и носит обязательный характер для автотранспортных учреждений.

Поэтому рекомендуем не отступать от требований Инструкции № 25н и использовать унифицированные формы путевых листов. Если необходимо дополнить форму новыми реквизитами, не забудьте отразить это в учетной политике учреждения.

Показания спидометра

Механик или иной работник, назначенный руководителем, ежедневно проверяет и фиксирует показания спидометра транспортного средства в путевом листе (в графах «Показания спидометра» и «Показания спидометра при возвращении в гараж»). Разумеется, показания спидометра в путевом листе на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня работы автомобиля. На основании данных этих граф определяют нормативное количество израсходованного горючего исходя из фактического пробега автомобиля и норм расхода топлива, утвержденных приказом руководителя.

Медосмотр — допуск к работе водителя

Перед выездом каждый водитель должен пройти медосмотр. Только после этого водителя допускают к работе. У водителя не должно быть:
— жалоб на состояние здоровья;
— объективных признаков заболеваний;
— нарушений функционального состояния организма;
— признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ;
— нарушений режима труда и отдыха.

Результаты такого осмотра в обязательном порядке вносят в специальный журнал.

В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Первичные документы можно принять к учету, если они составлены по унифицированной форме (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 утверждены следующие формы первичной документации для учета работы автотранспорта:

1) журнал учета путевых листов (форма № 8);

2) путевой лист легкового автомобиля (форма № 3);

3) путевой лист специального автомобиля (форма № 3 (спец.));

4) путевой лист легкового такси (форма № 4);

5) путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-с, форма № 4-п);

6) путевой лист автобуса (форма № 6);

7) путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец.));

8) товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т).

Поскольку большинство организаций эксплуатирует служебные легковые машины или грузовые автомобили, то они используют формы путевых листов для этих машин.

Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-с или № 4-п) является основным первичным документом для расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на расходы по обычным видам деятельности, начисления заработной платы водителю, а также подтверждает производственный характер произведенных расходов. При перевозке товарных грузов путевые листы форм № 4-с и № 4-п выдаются водителю вместе с товарно-транспортной накладной.

Форма № 4-с (сдельная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма № 4-п (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя.

Отрывные талоны путевого листа форм № 4-с и № 4-п заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией-владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагается соответствующий отрывной талон.

В путевом листе, который остается в организации – владельце автотранспорта, повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика. Если грузы перевозятся на автомобиле, работающем на повременной оплате, то в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных накладных и прилагается один экземпляр этих накладных. Путевые листы хранятся в бухгалтерии совместно с товарно-транспортными документами для одновременной их проверки.

Путевой лист служебного легкового автомобиля (форма № 3) служит основным первичным документом для списания ГСМ на расходы, связанные с управлением организацией.

Журнал учета движения путевых листов (форма № 8) применяется организацией для регистрации выданных путевых листов водителю и сданных после обработки путевых листов в бухгалтерию.

Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник. Но в небольших организациях это может быть сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Маршрут перевозок или служебного поручения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.

Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Это еще раз подчеркнуто в уже упомянутом письме Федеральной службы государственной статистики (Росстата) от 03.02.2005 № ИУ-09-22/ 257 «О путевых листах». В нем также сказано, в унифицированных формах должны быть заполнены все реквизиты. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

Если путевой лист заполняется с нарушениями, это дает проверяющим органам основание исключить затраты на топливо из состава расходов.

Бухгалтера, учитывающего ГСМ, особенно должна интересовать правая лицевая часть путевого листа. Рассмотрим ее на примере путевого листа легкового автомобиля (форма № 3).

Показания спидометра на начало дня работы (графа рядом с подписью разрешающего выезд) должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня работы автомобиля (графа – при возвращении в гараж). А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанной на оборотной стороне.

Заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. По сравнению с этой нормой указывается фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, нужно умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.

Для определения фактического расхода горючего за смену к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Эти показатели самые важные, они служат основанием для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают, с какими операциями связано было использование машины (получение ценностей у поставщиков, доставка их до покупателей и др.).

Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.

В заключении раздела несколько слов о том, должны ли заполняться путевые листы только для водителей.

Иногда такой вывод делают из текста постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 (далее – Постановление № 78)и самих форм листов. И делают следующих вывод – если прямо штатным расписанием не предусмотрена должность водителя, то и обязанность организации оформлять соответствующий документ отсутствует. На взгляд автора это неверно, водитель – это функция, а не только должность. Важно, что эксплуатируется служебная машина организации, а уж кто управляет ею – дело организации. Например, служебную машину может водить директор, менеджер, и расходы по ней также будут учитываться только на основании путевого листа. Кроме того, при отсутствии этого документа в пути у работника, фактически выполняющего функции водителя, может возникать проблема с работниками автоинспекции.

Формально путевые листы выписывают организации. Так сказано в Постановлении № 78. Предприниматели по формальным признакам заполнять путевой лист не должны, поскольку согласно статье 11 НК РФ являются физическими лицами. Но ведь они используют транспорт в производственных целях. И МНС России в письме от 27.10.2004 № 04-3-01/665@ обратило внимание на то, что путевые листы должны ими использоваться.