Рассмотрим более подробно назначение и особенности оформления основного и самого распространенного вида распорядительного документа — приказа.
Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач.
В этом определении отражены основные особенности управленческой ситуации, в которой издают (составляют и оформляют) приказ.
Приказ имеет право издавать только первый руководитель организации. Он может делегировать это право своим заместителям или руководителям территориально обособленных подразделений (филиалов). В этом случае в приказе о делегировании полномочий или в доверенности (руководителю филиала) конкретно перечисляются вопросы, которые должны решать, и разновидности приказов, право подписания которых руководитель организации делегирует.
Принцип единоначалия отражен в оформлении приказа через использование в тексте термина делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ».
Приказ является правовым актом. Поэтому его содержание должно соответствовать действующему законодательству и учредительным документам, а оформление — установленным правилам.
Приказы делят на две группы: приказы по личному составу и приказы по основной деятельности.
В приказах по личному составу фиксируется функция управления персоналом.
Значительную часть приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, отпуске и т.д.) оформляют на основе форм из «Атьбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденного постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Приказы по основной деятельности документируют следующие универсальные функции управления в любой организации [39].
С помощью приказов по основной деятельности закрепляют систему управления, внутренние нормы и правила работы: формируют организационную структуру, распределяют зоны ответственности, делегируют полномочия, организуют основные и вспомогательные направления деятельности и т.д. Такие приказы обязательны для исполнения всеми работниками организации.
В приказах по основной деятельности также решают вопросы оперативного управления производственной, финансовой, хозяйственной и иной деятельностью организации, исполнения решений коллегиальных органов управления, координации взаимодействия подразделений и должностных лиц при выполнении отдельных поручений и т.п.
Такие приказы содержат поручения, обязательные для исполнения конкретными должностными лицами, определяют точные сроки исполнения поручения и должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения.
Приказы по основной деятельности выполняют функцию официального письменного свидетельства распорядительной деятельности предприятия и подлежат постоянному хранению.
В составе приказов по основной деятельности предприятия выделяют как разновидность приказы по административно- хозяйственным (административно-организационным) вопросам. Эти приказы регулируют вспомогательную работу по организационному и материально-техническому обеспечению деятельности предприятия (нормы расхода материалов, инвентаризация, режим доступа в здания и помещения, утверждение внутренних типовых форм документов и т.п.). Срок хранения приказов по административно-организационным вопросам — 5 лет.
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
- • наименование предприятия (полное наименование с указанием организационно-правовой формы и вида деятельности, сокращенное, а также наименование вышестоящей организации — при ее наличии);
- • название вида документа (ПРИКАЗ);
- • дата;
- • индекс (номер);
- • место составления или издания;
- • заголовок к тексту;
- • текст;
- • подпись;
- • идентификатор электронной копии документа;
- • визы согласования (гриф согласования).
Пример оформления приказа по основной деятельности приведен далее (прил. 8).
Заголовок к тексту приказа должен кратко отражать его содержание, а также быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога «О» («Об»), отвечает на вопрос «О чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о создании. », «об утверждении. »). Заголовок к тексту вносят в регистрационно-учетную форму (журнал регистрации или регистрационную карточку) и в дальнейшем могут использовать для поиска документа в информационном массиве организации. Кроме того, заголовок облегчает восприятие текста приказа, «настраивая» на его исполнение.
Текст приказа излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части кратко излагают цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа. Если поводом для создания приказа послужил другой документ, в тексте приводят его полные данные, то есть указывают вид документа, автора, дату, номер и заголовок.
Заканчивается констатирующая часть приказа термином делового стиля «ПРИКАЗЫВАЮ», который оформляют на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивают двоеточием.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст в таких случаях начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Распорядительную часть текста приказа составляют по пунктам, каждый из которых нумеруют арабскими цифрами и начинают с красной строки.
Если пункт приказа устанавливает правовые нормы, рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то его обычно формулируют по речевой модели:
что (с)делать — с какого срока (или на какой срок).
1. Утвердить «Инструкцию по делопроизводству в ОАО ТП «Союз» и ввести ее действие с 01 декабря 2006 г.
Если в приказе дают поручения конкретным должностным лицам, то необходимо указать должности и фамилии, инициалы исполнителей, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. В этом случае используют речевую модель:
кому — что сделать — когда (к какому сроку).
2. Начальнику отдела делопроизводства Киреевой Т.А. раздать инструкцию по делопроизводству в структурные подразделения предприятия до 15 ноября 2006 г.
Очень важно четко сформулировать поручаемое задание. Иначе исполнитель не сможет его хорошо исполнить, или возникнет необходимость консультаций или издания дополнительных документов, что замедлит сроки выполнения решения и приведет к дополнительным и неоправданным трудозатратам.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из последних пунктов приказа должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст такого пункта начинают словами:
«Признать утратившим силу. »
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то их оформляют в виде приложения к приказу. При этом в приказе реквизит «отметка о наличии приложения» не проставляют. Страницы приказа и приложения нумеруют как единый документ.
Пункт о контроле исполнения приказа оформляют в распорядительной части текста последним:
3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела делопроизводства Кирееву Т.А.
Согласование проекта приказа осуществляется путем его визирования должностными лицами организации и (или) проставления грифа согласования (при внешнем согласовании). Проект приказа визируют:
- • должностные лица, которым поручена подготовка приказа (они несут ответственность за качество документа);
- • руководитель структурного подразделения, вносящего проект, если проект разработан в инициативном порядке;
- • руководители всех заинтересованных подразделений, включая тех, кому даются конкретные поручения (их визы означают реальность выполнения ими предписываемых приказом действий или отражают их возражения);
- • представитель юридической службы организации (несет ответственность за соответствие действующему законодательству, т.е. будущую юридическую силу документа);
- • главный бухгалтер (для проектов приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения);
- • начальник отдела делопроизводства (проверяет правильность оформления приказа как документа).
Руководитель организации подписывает первый экземпляр,
затем приказ регистрируют. Дата приказа — день его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан иной срок. Подпись и регистрация придают приказу юридическую силу как правовому акту.
Обычно приказ, как внутренний документ, не заверяют печатью, хотя по требованию налоговых органов или банка это может быть сделано.
Помимо приказа к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия, относят распоряжения и указания.
Распоряжения издают руководитель организации или его заместитель для решения производственных, хозяйственных или административных вопросов, а также для организации исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления. Распоряжение может издавать руководитель коллегиального органа управления (совета директоров, собрания акционеров и т.д.) для единоличного решения оперативных вопросов.
Указания издают руководитель и заместители организации, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также при организации исполнения приказов и других актов данной организации или указаний вышестоящих организаций.
Распоряжения и указания составляют и оформляют аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте этих документов могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания документа.
Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными органами управления (постановления, решения), оформляют аналогичным образом.
Раздавать указания, объяснять идеи, доказывать необходимость того или иного действия надо убедительно. А для этого руководителю следует правильно управлять голосом и его силой, а также иметь четкую дикцию. Молодые руководители часто не придают этому факту значения, а потом удивляются, почему подчиненные их не услышали, не поняли или поняли превратно, а в итоге не исполнили указания. Другие же начальники понимают, что голос, которым отдано распоряжение, играет важную роль. Но пользуются им неправильно. Какие же ошибки допускают руководители, отдавая приказы подчиненным?
– Молодые руководители выбирают в качестве примера для подражания авторитетных людей, которым уже не надо ничего доказывать, – их в любом случае будут слушать и слушаться. И совершают ошибку, пытаясь подражать более опытным коллегам: специально говорят тихо и невнятно, считая, что таким образом они придают своим указаниям больший вес. В 99% случаев такой фокус не удается. Чтобы позволить себе такую манеру разговора, нужно сначала заработать безусловный авторитет, а уж потом требовать от подчиненных чтения мыслей на расстоянии. Поэтому совет – говорите на умеренной громкости, не глотайте слова, максимально понятно формулируйте распоряжение.
– Некоторые руководители умеют управлять голосом, красиво звучат, понятно говорят. Разговорный процесс им настолько нравится, что они сами себя готовы слушать круглосуточно. Проблема в том, что понять указания при такой манере высказываться очень сложно – за кружевами слов теряется смысл. Поэтому избегайте многословия, когда даете распоряжения. Все должно быть четко и по пунктам: делай раз, делай два, делай три. Тогда шансы на то, что подчиненные вас поймут, а главное – выполнят поручения в соответствии с вашими пожеланиями, многократно возрастают.
– Дефекты дикции создают проблемы даже авторитетному руководителю. Тяжело и не всерьез воспринимается речь с такими дефектами, как грассирующий или булькающий звук «р», шепелявый «с», невыговариваемый «л», вместо которого произносится «в» или «л» вообще проглатывается. Некоторые наивно убеждают себя, что эти индивидуальные речевые особенности придают личности особое очарование. Возможно, но не на руководящих должностях. Речь с дефектами звуков похожа на детскую, большинство людей воспринимают неправильное произношение как неполноценность. И нужно очень постараться, чтобы ваши распоряжения принимались всерьез. Однако даже во взрослом возрасте дефекты дикции можно исправить. От вас потребуется только желание, упорство и самоконтроль.
– Начальник злоупотребляет мусорными словами и словами-паразитами. Когда во время разговора, совещания, выступления вы выдаете фразы, изобилующие «ммм», «э-э-э-э», «а-а-а», «как бы», «типа», «так сказать» и т. п., создается впечатление, что вы не уверены в том, что говорите. А если уверенности нет у вас, откуда она появится у подчиненных? Совет: убирайте из речи слова-паразиты – и ваши указания станут убедительнее.
– Многие думают, что надо кричать на подчиненных, чтобы донести до них важное указание. Это заблуждение. Громкий и резкий звук воспринимается мозгом как угроза, мозг отказывается воспринимать информацию, поэтому понимания и результатов от слушателей ждать не стоит. Кроме того, если вы не владеете правильной техникой извлечения громких звуков, вы можете травмировать голосовые связки, охрипнуть или совсем потерять голос на некоторое время. Кричать тоже нужно уметь, чтобы это было убедительно и безопасно для здоровья. Не исключено также, что из-за неумения управлять своим звуком вы сорветесь на визг, что уж совсем некрасиво.
– Другая крайность – отдавать распоряжения просящим, неуверенным тоном, с извиняющейся интонацией, как бы с просьбой об одолжении. Если вы достигли определенного уровня в карьере, нужно соответствовать и соблюдать правила игры. Говорите уверенно, с определенной долей директивности, тоном, которому не хотелось бы возражать.
Ни для кого не секрет, что лучше всего мы воспринимаем тех, чей голос нам приятен, чьи фразы выстроены понятно. Это актуально для деловых переговоров и публичных выступлений. Но руководителям, которым приходится отдавать приказания, нужно осваивать технику приказного тона. Как управлять голосом, чтобы распоряжения выполнялись безусловно? Для этого опытные управленцы специально чуть завышают обычный тембр голоса, добавляют металла, несколько увеличивают звук и наполняют речь эмоциональностью, чуть растягивают слова. Такая манера неприятна для окружающих, но очень эффективна именно за счет своей неблагозвучности.
Автор – педагог по технике речи в бизнес-школе «Мирбис»
Распоряжение устанавтивает, кто будет ¦їйматься проблемой и как ее следует решать. Чтобы отдать такое распоряже- ¦» руководитель должен обладать особыми профессиональными и личными . ествами.
Распоряжения подчиненному могут отдаваться как единственным руково- телем (однолинейная система), гак и несколькими (многолинеиная система) I шюлинейной системе сотрудник нодразделешш отвечает за свои действия ис- с*»»чигельно перед своим руководителем Несмотря на преимущества жесткой » ірхин в этой модели, она содержит и существенные недостатки: длительность принятия решений, большая загруженность руководителя и недостаточная его шализапия в решаемых проблемах могт привест и к трудностям.
В многолинейной системе сотрудник подчиняется не одному, а нескольким руководителям Многопрофильная зависимость ведет к высокой профессиональной компетенции в распорядительной системе. Каждый работник напрямую связан с руководителем, компетентным в решении соответствующей задачи. Недостаток здесь видится в некоторой неясности компетентности и ответст венности, что может порождать определенные конфликты. Многое зависит от выбора модели построения организационных структур банка и количества подчиненных сотрудников
Право выносить решения. Среди инструментов решения поставленной задачи выделяется также право выносить решение. Это право может быть двух видов: в виде участия и в виде делегирования полномочий. Участие отражает дея-тельность нижестоящих уровней в процессе принятия решении на вышестоящих уровнях. Нижестоящий сотрудник может выслушать принятое решение, принять его к сведению, а может не согласиться с ним (право вето). Делегирование характеризует деятельность вышестоящих звеньев, оно предусматривает передачу полномочий принятия решений подчиненным инстанциям. Масштаб делегирования зависит от существа задач и квалификации сотрудников. Сильная сторона уси-ленного делегирования состоит в разгрузке управленческого уровня и, как правило, в лучшем решении, поскольку нижние уровни наиболее близки к этим проблемам. Опасность масштабного делегирования состоит в ограничении наблюдения за работой банка на нижних уровнях, а также в осложнении контроля за работой подчиненных.
Делегирование и участие непосредственно друг с другом не связаны, поэтому возможны высокая доля делегирования и малая доля участия, и наоборот Права и обязанности отдельных подразделений банка и его сотрудников при решении поставленной задачи имеют существенное значение. Через них оказывается влияние на создание организации банка. Важно, однако, не только правильно выстроить систему организации банковской деятельности, но и развивать ее. Эту задачу выполняет стандартизация, с помощью которой делается попытка заменить отдельные случайные правила общими, чтобы тем самым обеспечить согласованность в выполнении поставленных задач, в том числе по возможности за счет небольших расходов по координации.
Стандартизация как форма управления может касаться как самих видов деятельности, так и прогнозирования, планирования и контроля. При этом важно также использовать некоторые ограничения действий, единую документацию, руководствоваться единой культурой предпринимательства
Стандартизация процессов — наиболее важная и раснрос граненная (<юрма управления. Если этапы процесса имеют один-единственный код решения поставленной задачи, то используется жесткая программа. Например, такая программа используется при расчетах процентных сумм по заранее известному методу. Если тот или иной расчет может измениться под влиянием изменений условий (факторов), то используется подвижная программа. Задачи, подверженные частым из-менениям или не позволяющие точно определить этапы решения, стандартизируются посредством установления условных ограничений и прогнозирования общих шагов деятельности.
Другая возможность для стандартизации выражается в прогнозировании результатов. Такая практика, называемая объективным менеджментом ирогно-
60
шрует результат деятельности и упрощает тем самым планирование для ниже- стояших субъектов.
Инструментом решения поставленной задачи является также информация. Ее сбор, обработка, накопление, опенка и передача в последнее время приобрели повышенное значение. Информация в банках признана четвертым (после средств производства, материалов и труда) фактором производства в статье затрат. Создание базы данных, ее использование в решении текущих и стратегических задач во многом способствуют достижению поставленных целен. Значение информа- ши важно не только для банка, получающего возможность более аргументиро- янно принимать решения, реіулиронать деятельность в интересах эффективное- и, но и для клиентов банка. R современных условиях банки все больше вращаются в центры информационного посредничества, которое становится юпознительным к классическим банковским услугам.