Создание простой электронной подписи

Простая электронная подпись – как сделать этот виртуальный аналог собственноручной подписи человека в наступивший век современных технологий, расскажет наша публикация.

Что такое электронная подпись и сертификат ключа

Законодателями дано определение электронной подписи как информации в электронном виде, присоединенной к другой информации (подписываемой) и удостоверяющей подписывающее лицо. Регламентируется ее применение законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ с изменениями и дополнениями, вступившими в силу с 08.07.2016, где отражается право использования электронных подписей в сфере оказания муниципальных или госуслуг при заключении соглашений гражданско-правового свойства или других действиях, предусмотренных соответствующими НПА.

Основной задачей электронной подписи, как и собственноручной подписи в жизни, является удостоверение:

• авторства документа;
• полноты и правильности информации в документе;
• целостности документа.

Необходимость возникновения подобного аналога собственноручной подписи продиктована стремительно развивающимися технологиями, позволяющими вести дела дистанционно, с помощью интернета и телекоммуникационных каналов связи.

В большинстве случаев электронная подпись — это овеществленное понятие комплекса, включающего в себя специальные программы, возможности для эксплуатации сертификата ключа и его хранилище. Как правило, хранилище — это флеш-накопитель или смарт-карта, на которые записывают сертификат ключа проверки ЭП. Именно он и является электронным автографом, который изготавливается и выдается удостоверяющим центром (УЦ).

Сертификат ключа проверки ЭП содержит:

• информацию о собственнике ЭП;
• индивидуальный уникальный номер;
• период действия сертификата (один год);
• название, адрес и реквизиты УЦ, оформившего и выдавшего ЭП.

По прошествии года срок эксплуатации сертификата истекает и требуется приобретение нового.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если собственноручная подпись может быть только одна, то количество ЭП, которые можно оформить на одно лицо, ничем не ограничено.

Помимо ЭЦП, усиленной ключом электронной подписи, существует и так называемая простая электронная подпись — ПЭП.

Простая электронная подпись

Данный материал посвящен простой электронной подписи (ПЭП), использующейся для подписания документа в электронном формате, когда факт создания визы подтверждается посредством различных методов идентификации — паролями/кодами (ст. 5 закона № 63-ФЗ).

В качестве примера того, как работает ПЭП, можно привести процесс использования интернет-банка для физлиц. Пользователь начинает вход в систему под своим индивидуальным логином и паролем, затем на заранее предоставленный пользователем банку номер мобильного телефона приходит дополнительный разовый код для завершения входа в систему. Если пользователь во время сессии оформляет поручение на перевод денежных средств со своих счетов — СМС с кодом для транзакции снова придет на телефон. Подобным способом достигается:

• достаточная уверенность в том, что именно клиент банка зашел в систему интернет-банкинга (идентификация);
• подтверждение того, что именно клиент желает совершить денежный перевод со своего счета через интернет (авторизация).

Комплекс из логина/пароля/номера телефона для контрольных СМС и является простым идентификатором (подтверждением) личности и намерений клиента. То есть может расцениваться как его подпись под совершаемыми действиями.

Процедура выдачи ключа простой электронной подписи

Для получения простой электронной подписи нужно один раз пройти процедуру регистрации и идентификации в структуре, для которой эта подпись будет предназначаться. Например, оформить банковский продукт (счет или карту) — что означает пройти идентификацию клиента в банке, а затем зарегистрироваться в системе интернет-банкинга, сформировав постоянные логин и пароль для входа в систему.

Аналогично, но с некоторыми нюансами, происходит идентификация для получения ПЭП на сайтах государственных услуг. Например, для оформления ПЭП на порталах госуслуг необходимо получить код подтверждения для идентификации личности. Возможны 3 варианта получения идентификационного кода:

• явиться лично в один из перечисленных на сайте центров обслуживания (например, отделение Почты РФ) с документами, которые были указаны при создании аккаунта на сайте госуслуг;
• запросить отправку заказного письма с кодом через Почту РФ — соответственно, получать его вы будете по паспорту, что и подтвердит вашу личность;

ВАЖНО! Письмом нельзя получить идентификатор для входа в личный кабинет на портале nalog.ru.

• с помощью уже имеющегося средства электронной подписи (например, оформленной через удостоверяющий центр).

Получить ЭЦП в удостоверяющем центре могут бизнесмены, юридические и физические лица. Для этого следует явиться в УЦ, оплатить стоимость услуги и представить комплект необходимых документов.

Организации для получения сертификата ключа могут понадобиться:

• заявление на изготовление ЭЦП по установленной форме;
• выписка из ЕГРЮЛ (полученная менее чем 1 месяц назад)
• документ о госрегистрации компании и свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• при изготовлении сертификата ключа для руководителя потребуется копия распоряжения о назначении на должность, заверенная его подписью и печатью компании;
• на представителя фирмы — оформленная доверенность о полномочиях этого лица;
• паспорт и копия паспорта владельца электронной подписи;
• СНИЛС и копия СНИЛС владельца электронной подписи.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Даже если ЭЦП изготавливается для нужд организации — фактическим владельцем все равно будет являться физлицо, имеющее право подписи от организации.

Для индивидуального предпринимателя нужны следующие документы:

• заявление на изготовление ЭЦП;
• документ о регистрации ИП;
• свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• выписка из ЕГРИП, полученная не позднее 30 дней назад;
• паспорт и копия паспорта владельца ЭЦП;
• СНИЛС и копия СНИЛС владельца ЭЦП;
• заявление об изготовлении ЭЦП.

Физические лица предоставляют в УЦ:

• заявление на изготовление ЭЦП;
• паспорт будущего владельца ЭЦП;
• СНИЛС будущего владельца ЭЦП.

Информацию о получении физическими лицами усиленной ЭП читайте в материале «Налогоплательщики-физлица могут создать электронную подпись прямо в своем ЛК».

Меры предосторожности

Являясь важным инструментом в работе, любая электронная подпись требует серьезных мер предосторожности. Согласно п. 10.2 регламента, утвержденного приказом Федеральной службы по финансовому мониторингу от 16.08.2013 № 223, владелец сертификата при работе с ключом проверки ЭП должен выполнять правила ее хранения, не оставлять без присмотра, обеспечивать условия конфиденциальности. К примеру, при необходимости следует затребовать приостановку действия документа, если возникли подозрения о возможном несанкционированном доступе к ЭП. Игнорирование требований регламента может повлечь возникновение убытков, возмещение которых руководитель компании (если речь идет о должностном лице) может возложить на владельца подписи.

Если ЭЦП утеряна (или если стало возможным несанкционированное применение ПЭП), следует сразу связаться с УЦ (либо со структурой, оформившей ПЭП) и заявить о необходимости блокирования.

Итоги

Являясь заменой рукописной подписи, ЭЦП является незаменимым инструментом, позволяющим предприятиям сконструировать удобный документооборот как внутренний, так и внешний. ПЭП, оформляемая в основном физлицами, позволяет заметно упростить взаимоотношения с госструктурами, работодателями, банками или учебными заведениями. Получение ПЭП — несложная процедура, занимающая минимальное количество времени, но весьма расширяющая возможности пользователя интернет-ресурсов.

С целью ускорения документооборота сегодня используют электронную форму. Чтобы ее юридическая сила приравнивалась к бумажному варианту, на документе ставят электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Что такое электронная подпись

Электронная подпись получается в результате математического преобразования набора данных. Такой подход полностью уничтожает все варианты подделки подписи посторонними лицами. ЭЦП предусматривает, что каждый пользователь имеет свой ключ, который используется для самой подписи, и соответствующий ему открытый ключ, предназначенный для проверки. Цифровая подпись вычисляется по секретному ключу отправителя и информационных битов файла.

ЭЦП не только подтверждает подлинность документа, но и дает возможность убедиться, что документ не был изменен после подписания. На документе прописывается реальное время его подписания.

Виды цифровой подписи

Сегодня существует несколько вариантов ЭЦП. Рассмотрим каждый из них детальнее.

1. Простая электронная подпись (ПЭП)

Простая цифровая подпись подтверждает подписание документа, но не гарантирует неизменность файла. Она создается с помощью одноразовых паролей. Яркий пример – подтверждение записи к врачу по СМС на указанный номер телефона.

2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Неквалифицированная цифровая подпись не только идентифицирует автора, но и проверяет факт корректировки документов. Такой документ заменяет бумажный только в оговоренных законом случаях или по согласию сторон. Сегодня НЭП применяется на аккредитованных площадках госзаказа.

3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Квалифицированная электронная подпись широко применяется и регулируется ФЗ № 63. Такой документ заменяет бумажный аналог, подписанный юридическим / физическим лицом. Именно КЭП используется на государственных порталах, при получения финуслуг, в коммерческих торгах и т.д. Сам сертификат действует один год, но срок действия подписей неограничен.

Как выглядит электронная подпись

При распечатке документа, заверенного ЭЦП, подпись на бумажном носителе отсутствует, так как ЭЦП действие по криптографическому шифрованию.

В электронной версии она может выглядеть по-разному:

• «Случайный» набор цифр и букв. Такой код является ключ, указанным в проверочном сертификате.
• Графическая картинка в электронном виде выглядит как штамп.
• Самой надежной считается невидимая ЭЦП. Незнающий человек просто не сможет выявить ее наличие. Такая защита используется в продуктах MS Office. Строка подписи генерируется как метаданные. Проверить состояние документа можно по специальному знаку, который появляется в окне «Состояние» нижней части монитора. Заверенный документ не подлежит редактированию.

Ключ электронной подписи

Сертификат – это документ, который связывает данные для проверки с определенным лицом, подтверждает его идентичность и заверяется поставщика услуг – центр сертификации. Где получить такой «автограф»? Его предоставляет Аккредитованный центр сертификации (АЦСК) при фискальной службе. Юридические лица могут получить сделать ключ только в АЦСК в пределах области, где они зарегистрированы. На физических лиц и ИП такое ограничение не действует.

Открытый ключ

Ключи используются для шифрования и дешифровать сообщение. Текст «запечатанный» открытым ключом «раскрыт» может только закрытый. Первый публикуется в сертификате владельца. Доступ к нему может получить подключившийся клиент.

Закрытый ключ

Этот ключ хранится у владельца сертификата. Оба ключа математически зависимы. Подобрать их в период действия сертификата невозможно. Поэтому максимальный срок действия SSL высокого уровня всегда ниже, а сертификат EV можно заказать на 2 года максимум.

Как самому сделать электронную подпись

Как сделать электронную подпись? Можно ли обойтись своими силами? Процесс создания ЭЦП для всех пользователей бесплатный. Владелец оплачивает только носитель. Услуга предоставляется по обращению клиента в офис центра.

Юридическому или физическому лицу

Крупным компаниям с большим количеством филиалов в разных населенных пунктах, регионах и государствах рекомендуется сделать ЭЦП.

У физических лиц такая потребность может возникнуть в процессе:

• получения услуги на портале Госуслуг;
• отслеживания штрафных санкций, заполнения анкет;
• составления декларации;
• при открытии ИП;
• оформления заявки на получение патента;
• граждан, которые в удаленном режиме подписывают соглашения, акты и т.д.

Механизм оформления состоит из нескольких этапов.

Обращение в центр за получением сертификата	Собрать полный пакет документов
Для каждой подписи подобрать пароль	Лучше использовать простые пароли. В случае утраты данных ключ придется переоформлять.
Заполнить все бланки	Они оформляются непосредственно в центре.
Завершающий этап	Нужно получить сертификат на ключи цифровой подписи

Сегодня существует много центров, которые занимаются генерацией ключей. Они отличаются механизмом получения подписи, так как используется персональный подход к каждому заявителю.

Какие документы нужны

Для получения электронной подписи физическому нужно предоставить пакет документов:

• заявление;
• паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС;
• оригинал ИНН;
• квитанцию об оплате пошлины;
• флешку или диск.

Чтобы сделать НЭЦ юридическому лицу необходимо предоставить:

• оригинал паспорта уполномоченного лица;
• оригинал паспорта руководителя организации;
• заявление;
• выписку ЕГРЮЛ;
• документ о назначении руководителя (копия протокола);
• свидетельство о постановке на учет в ИФНС;
• доверенность на участие в торгах (для юридического лица).

Чтобы сделать КЭП юридическому лицу необходимо предоставить:

• оригинал паспорта уполномоченного лица;
• оригинал паспорта руководителя организации;
• свидетельство ОГРН;
• учредительные документы;
• ИНН;
• страховое свидетельство ПФ;
• заявление;
• выписку ЕГРЮЛ.

Чтобы сделать ЭЦП придется заплатить минимум 3 000 руб. Точная сумма зависит от вида подписи и условий ее оформления. Через посредников стоимость услуги может составлять 15-20 тысяч рублей. А в столице – 40 тысяч рублей.

Стоит обращать внимание на то, что изготовление электронной цифровой подписи является не бесплатной процедурой. После проверки всех документов заявитель получит ПО, на котором и будет зашифрован ключ. Кроме девайса заявитель также получит акт о передаче, сертификат на ключи и краткую памятку пользователя.

Где сделать

Удостоверяющий центр должен пройти аккредитацию и получить прав на выдачу продукта. Под последним подразумевается не сама ЭЦП, а:

• ПО «КриптоПро», с помощью которого создается печать;
• ключ;
• сертификат.

Как создать цифровую подпись на сайте единого портала ЭПЦ

Сегодня большинство государственных услуг россияне оформляют через одноименный портал. К сожалению вариантов, как сделать электронную цифровую подпись удаленно не существует. Заявителю придется лично обратиться с пакетом документов в один из Удостоверяющих центров. Это может быть МФЦ, «Ростелеком», портал Минкомсвязи. А вот проверить сделанную ЭЦП можно как раз на сайте «Госуслуги» на странице gosuslugi .

Для того необходимо через кнопку «Загрузить файл» подсоединить сертификат со съемного диска (USB-носителя).

Далее ввести капчу и нажать кнопку «Проверить».

Аналогичным способ проверяется ЭЦП на сайте «Единый портал электронной подписи».

Сначала пользователю нужно «Выбрать» сертификат, поставить галочку в поле «Я не робот» и нажать кнопку «Проверить сертификат».

Как пользоваться электронной подписью

При подписании содержание документа не меняется, но добавляется блок данных.

Это процесс разделен на два этапа:

1. С помощью ПО по специальной математической функции вычисляется «отпечаток сообщения», который имеет фиксированную длину и уникален в каждом сообщении. Если документ был модифицирован, то и отпечаток изменится.

2. Далее отпечаток шифруется с помощью ПО. Расшифровать ЭЦП можно только с помощью сертификата.

Проверка ЭЦП также осуществляется так:

• На первом этапе адресат с помощью ПО открытого ключа расшифровывается отпечаток исходного документа.
• Затем с помощью математической функции из документа вычисляется отпечаток.
• Оба отпечатка сравниваются на предмет идентичности.

Так подтверждается целостность документа.

Как сделать электронную подпись

Электронная подпись незаменима для удаленной работы предпринимателя. С ней можно обмениваться документами с контрагентами и налоговой. Читайте, как сделать ЭЦП.

• Главная
• Статьи
• Как сделать электронную подпись

ЭЦП удобна для работы физлица, предпринимателя, организации. С её помощью можно подписывать документы, чтобы подавать их онлайн в контролирующие органы или обмениваться договорами с контрагентами. Электронную подпись можно сделать быстро и недорого, а потом использовать на протяжении года.

Для чего нужна ЭЦП

ЭЦП — средство защиты документа, которое содержит информацию об авторе и гарантию, что после подписания изменения в документ не вносились. Её выдают физическим и юридическим лицам. В случае с юрлицами подпись делается на руководителя (или другое ответственное лицо).

Чем полезна электронная подпись:

упрощает внутренний документооборот компании;

сокращает время сдачи отчетности в контролирующие органы;

позволяет участвовать в торгах и тендерах;

подходит для подписания документов при урегулировании споров в Арбитражном суде;

дает возможность гражданам пользоваться всем функционалом портала «Госуслуги».

Виды электронной подписи

Электронная подпись — это файл, зашифрованный в архив.

Есть два вида подписи: простая и усиленная. Простая — набор символов, который подтверждает личность подписанта. Она подходит только для визирования бумажных документов внутри компании. Такую подпись можно сделать бесплатно самостоятельно. Например, в документе Word.

Усиленная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной.

Неквалифицированная электронная подпись содержит сведения о предпринимателе, зашифрованные символами. Это более надежная защита, которую можно использовать для электронного документооборота внутри фирмы или для работы с контрагентами. Также подходит для участия в торгах. Она позволяет отследить изменения, которые сделаны после подписания документа.

Квалифицированная подпись — то же самое, что и усиленная неквалифицированная, но выдается только удостоверяющими центрами с аккредитацией Минсвязи. Её отличие — обязательное наличие сертификата ключа проверки. Стандартный срок действия подписи — один год, после чего её придется продлевать.

Для большинства операций нужна квалифицированная ЭЦП.

Как сделать простую электронную подпись

Самый простой способ — использовать пакет MS Word. Подписью, созданной в программе, можно заверять внутренние документы Word.

1. В документе поставьте курсор в место, куда нужно добавить подпись.

2. Выберите в меню «Вставка» — «Строка подписи».

3. Заполняете форму.

4. В том месте, где вы поставили курсор, появится подпись.

5. Вместо крестика можно выбрать картинку (например, вставить факсимиле). Так подпись будет выглядеть представительнее.

Её использование ограничено: простую ЭЦП, созданную в Word, сложно проверить на подлинность, она не защищает документ от изменений.

Как сделать усиленную квалифицированную электронную подпись

Самостоятельно сделать квалифицированную подпись, которая подойдет для сдачи отчетностей, не получится — придется обращаться в сертифицированный центр. Это, как правило, центры обслуживания предпринимателей, фирмы по оказанию бухгалтерских услуг, банки.

Что нужно иметь в виду предпринимателю при заказе ЭЦП:

1. Сравнивайте цены, если хотите сэкономить. Разные компании за одну и ту же услугу могут брать в 3-4 раза больше денег. При этом подпись будет одинаковая.

2. Отказывайтесь от дополнительных услуг, если они вам не нужны. Например, от записи на флешку программ, которые и так бесплатно устанавливаются на компьютер. Или от «особо защищенного» носителя, который ничем не отличается от обычной флешки. Допродажей ненужных услуг чаще занимаются крупные центры с раскрученным брендом, небольшие же компании относятся к клиентам более гибко.

3. Расспросите продавца, как установить подпись и какие программы для этого понадобятся. Лучше запишите ответы, чтобы потом не забыть. Вам точно нужно будет установить софт «Крипто Про» или другой преобразователь криптографической информации, прежде, чем подписать документ. Кроме того, нужно будет установить на компьютер сам сертификат проверки ключа.

Чтобы изготовить электронную подпись, вам понадобятся:

для ИП, физического лица: паспорт, ИНН, СНИЛС;

для юрлица: паспорт, ИНН, СНИЛС руководителя (или того, на чье имя изготавливается подпись), выписку из ЕГРЮЛ, приказ о назначении руководителя (или другой документ, который позволяет человеку действовать от имени организации).

Срок изготовления ЭЦП в сертифицированном центре — около 30-60 минут. Готовая подпись предоставляется на флешке, в зашифрованном контейнере с сертификатом.